Nadat het dossier is vorm gegeven, volgt de invulling.
De kunst is het team te blijven prikkelen om tot nieuwe mogelijke inzichten te komen. Elke benadering leidt tot "sluit aan op wat we al dachten" of "nieuwe aanvullende inzichten", waar het team dan bijhorende invulling aan kan gaan geven. Bij deze inzichten zou het dan helemaal fijn zijn als deze tijdig in beeld zijn gekomen zodat passende maatregelen gestart kunnen worden om de ongewenste gebeurtenissen te voorkomen.
Bepaal samen op basis van de opgehaalde informatie elke mogelijke ongewenste gebeurtenis wel en welke niet in het risico dossier terecht behoort te komen. Voorkom dat het een persoonlijke actielijst wordt of een veelvoud aan beren waar in de werkelijkheid de wereld lang zo negatief niet is. Ook de relatie tussen de gevonden bedreigingen is belangrijk om in de gaten te houden. Indien in het begin een grote ongewenste gebeurtenis met grote vertraging niet te vorkomen blijkt betekent dit vaak ook dat die extra tijd ook gebruikt kan worden om andere risico's verder te voorkomen (de risico's treden niet allemaal op het kan zomaar te verdelen zijn in bepaalde scenario's). Risico's kunnen gegroepeerd worden waarbij de totale vertraging dan een max is van deze groep en niet het totaal van alle vertragingen bij elkaar opgeteld. Deze groeperingen zijn vervolgens ook nuttig voor rakende disciplines zoals bij Financieel management of planningsmanagement.
Het verzamelen, prioriteren van het dossier gebeurd in de risico sessie. Voorkom dat tijdens de sessie het team per regel het dossier gaat doorspreken. Het samen doornemen van een lijst veroorzaakt potentieel lange discussies over een kleine definitie wat zonde van de gezamenlijke tijd is. Daarnaast wordt het team niet gestimuleerd om verder te kijken dan wat we al weten. Aangezien we graag willen voorkomen dat we onaangenaam verrast worden, is het belangrijk dat het team om zich heen blijft kijken gebruik hiervoor verschillende sessie varianten.
Naast in team verband elkaar spreken is het ook heel leerzaam om anderen 1 op 1 te spreken. Je kan meer inzoomen op persoonlijke aspecten t.o.v. de (potentiële) risico's die in beeld zijn. Samen kan je kijken naar beheersing/ verdieping van het risico zelf om te kijken hoe deze in elkaar steekt en hoe je met maatregelen deze kan beheersen. Let wel op dat het gaat over risico's en niet de persoonlijke actie lijst van de ander. Door samen te kijken naar de in sessies verzamelde risico aspecten kan je deze uitwerken/ kwantificeren e.d. zodat je dit stuk niet in de sessies met allen samen hoeft te doen (wat veel tijd in de sessies oplevert en ]verspilling van inspiratie en energie kan voorkomen. Uiteraard is het een keer in de zoveel tijd samen naar het dossier zelf kijken ook geen overbodige luxe, maar dit is niet iets dat standaard hoeft te gebeuren als de bilats goed gebruikt worden voor de verdieping.
Het beheersen van het risico vindt in hoofdzaak bilaterale afstemming plaats, waarbij de eigenaar de gebeurtenis afpelt naar preventieve en reactieve maatregelen (uitzonderingen daar gelaten). Kwantificeer samen de risico's.
Algemeen: kwantificeer in eenheden die goed tot de beleving spreken. een schaal van 1 t/m 5 zegt minder dan bv. ik schat de kans in als 10%
Kans: indien de kans groter is dan 49% dan is het uitgangspunt dat de gebeurtenis gaat optreden. Het is geen risico meer maar een feit die verwerkt dient te worden in de verdere uitwerkingen (bijstellen van de planning/ activiteiten opnemen).
Geld: indien een bedrag wordt benoemd vertaal dit dan ook naar de actie die nodig is waar het bedrag op gebaseerd is.
Tijd: indien een aantal weken wordt benoemd als vertraging benoem dan ook wat de activiteit is waar deze tijd in gaat zitten.
Kortom maak per kwanificeringsmogelijkheid smart waar dit dan in gaat zitten naar verwachting.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: KR01 Kansen en risico management
Naar: KR02 Opstellen Kansen & Risico's plan
Naar: KR03 Actualiseren Kansen en Risico's plan
Naar: KR04 Opstellen kansen dossier
Naar: KR05 Actualiseren kansen dossier
Naar: KR06 Opstellen risico dossier
Naar: KR07 Actualiseren risico dossier
Naar: KR08 Input voor SCB
Naar: KR09 Bijdrage aan PPI
Naar: KR10 Bijdrage aan risico management toetsen
Naar: KR11 Input ten bate van rapportages
Naar: KR12 KRM Raakvlakken
Naar: KR13 KRM Sessie varianten
Naar: KR14 Een gezamenlijk (top 5) beeld
Naar: KR15 Risico of actie
Naar: KR16 KR Dossiergrootte
Naar: KR17 Verwachtingswaarde
Naar: KR18 Doom& Check list
Naar: KR19 Voorspelling in scenario's
Naar: KR20 Groeperen
Naar: KR21 Tastbaar maken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Nadat het dossier is vorm gegeven, volgt de invulling.
De kunst is het team te blijven prikkelen om tot nieuwe mogelijke inzichten te komen. Elke benadering leidt tot "sluit aan op wat we al dachten" of "nieuwe aanvullende inzichten", waar het team dan bijhorende invulling aan kan gaan geven. Bij deze inzichten zou het dan helemaal fijn zijn als deze tijdig in beeld zijn gekomen zodat passende maatregelen gestart kunnen worden om de ongewenste gebeurtenissen te voorkomen.
Bepaal samen op basis van de opgehaalde informatie elke mogelijke ongewenste gebeurtenis wel en welke niet in het risico dossier terecht behoort te komen. Voorkom dat het een persoonlijke actielijst wordt of een veelvoud aan beren waar in de werkelijkheid de wereld lang zo negatief niet is. Ook de relatie tussen de gevonden bedreigingen is belangrijk om in de gaten te houden. Indien in het begin een grote ongewenste gebeurtenis met grote vertraging niet te vorkomen blijkt betekent dit vaak ook dat die extra tijd ook gebruikt kan worden om andere risico's verder te voorkomen (de risico's treden niet allemaal op het kan zomaar te verdelen zijn in bepaalde scenario's). Risico's kunnen gegroepeerd worden waarbij de totale vertraging dan een max is van deze groep en niet het totaal van alle vertragingen bij elkaar opgeteld. Deze groeperingen zijn vervolgens ook nuttig voor rakende disciplines zoals bij Financieel management of planningsmanagement.
Het verzamelen, prioriteren van het dossier gebeurd in de risico sessie. Voorkom dat tijdens de sessie het team per regel het dossier gaat doorspreken. Het samen doornemen van een lijst veroorzaakt potentieel lange discussies over een kleine definitie wat zonde van de gezamenlijke tijd is. Daarnaast wordt het team niet gestimuleerd om verder te kijken dan wat we al weten. Aangezien we graag willen voorkomen dat we onaangenaam verrast worden, is het belangrijk dat het team om zich heen blijft kijken gebruik hiervoor verschillende sessie varianten.
Naast in team verband elkaar spreken is het ook heel leerzaam om anderen 1 op 1 te spreken. Je kan meer inzoomen op persoonlijke aspecten t.o.v. de (potentiële) risico's die in beeld zijn. Samen kan je kijken naar beheersing/ verdieping van het risico zelf om te kijken hoe deze in elkaar steekt en hoe je met maatregelen deze kan beheersen. Let wel op dat het gaat over risico's en niet de persoonlijke actie lijst van de ander. Door samen te kijken naar de in sessies verzamelde risico aspecten kan je deze uitwerken/ kwantificeren e.d. zodat je dit stuk niet in de sessies met allen samen hoeft te doen (wat veel tijd in de sessies oplevert en ]verspilling van inspiratie en energie kan voorkomen. Uiteraard is het een keer in de zoveel tijd samen naar het dossier zelf kijken ook geen overbodige luxe, maar dit is niet iets dat standaard hoeft te gebeuren als de bilats goed gebruikt worden voor de verdieping.
Het beheersen van het risico vindt in hoofdzaak bilaterale afstemming plaats, waarbij de eigenaar de gebeurtenis afpelt naar preventieve en reactieve maatregelen (uitzonderingen daar gelaten). Kwantificeer samen de risico's.
Algemeen: kwantificeer in eenheden die goed tot de beleving spreken. een schaal van 1 t/m 5 zegt minder dan bv. ik schat de kans in als 10%
Kans: indien de kans groter is dan 49% dan is het uitgangspunt dat de gebeurtenis gaat optreden. Het is geen risico meer maar een feit die verwerkt dient te worden in de verdere uitwerkingen (bijstellen van de planning/ activiteiten opnemen).
Geld: indien een bedrag wordt benoemd vertaal dit dan ook naar de actie die nodig is waar het bedrag op gebaseerd is.
Tijd: indien een aantal weken wordt benoemd als vertraging benoem dan ook wat de activiteit is waar deze tijd in gaat zitten.
Kortom maak per kwanificeringsmogelijkheid smart waar dit dan in gaat zitten naar verwachting.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: KR01 Kansen en risico management
Naar: KR02 Opstellen Kansen & Risico's plan
Naar: KR03 Actualiseren Kansen en Risico's plan
Naar: KR04 Opstellen kansen dossier
Naar: KR05 Actualiseren kansen dossier
Naar: KR06 Opstellen risico dossier
Naar: KR07 Actualiseren risico dossier
Naar: KR08 Input voor SCB
Naar: KR09 Bijdrage aan PPI
Naar: KR10 Bijdrage aan risico management toetsen
Naar: KR11 Input ten bate van rapportages
Naar: KR12 KRM Raakvlakken
Naar: KR13 KRM Sessie varianten
Naar: KR14 Een gezamenlijk (top 5) beeld
Naar: KR15 Risico of actie
Naar: KR16 KR Dossiergrootte
Naar: KR17 Verwachtingswaarde
Naar: KR18 Doom& Check list
Naar: KR19 Voorspelling in scenario's
Naar: KR20 Groeperen
Naar: KR21 Tastbaar maken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
