Opstellen Risico dossier

Het risico dossier heeft tot doel om de bedreigingen op de plannen tijdige in beeld te krijgen en te beheersen. Het is de zoektocht naar de nog onbekende bedreiging en de afstemming met de betrokken specialisten om voor zover nodig samen te kijken hoe de bedreiging tijdig beheerst kan worden.

‍

Fase van het risico dossier

Aangezien het project in één van de projectfases zit (planstudie, voorbereiding realisatie, realisatie of oplevering/ overdracht) is de kans heel groot dat het risico dossier het beeld weergeven van de huidige fase. Het risicodossier is naar verwachting minder gericht op alle risico's van alle fases. De belangrijkste redenen hiervan zijn:

• De teamleden zijn gefocused op de huidige fase. Bij grotere projecten kan zelfs teamwisseling plaatsvinden voor specialisten meer gericht op de fase zelf.
• Bij een lange doorlooptijd van het project is het lastig te voorspellen hoe de dynamische werkomgeving over een paar jaar eruit ziet. Andere leveranciers/ scope mutaties e.d. Als nog veel van de toekomst onbekend is, is het lastiger om specifieke risico's die daarbij horen te benoemen.

Deze "beperkingen" hoeven niet heel erg te zijn. Het gaat om tijdig signaleren en tijdig bijsturen. Algemene hoofdlijnen kunnen vooraf worden bepaald en daar kunnen ook de gebeurtenissen in hoofdlijnen op gedefinieerd worden. Gebeurtenissen gebaseerd op specifieke informatie zijn vaak op kortere termijn beschikbaar waarbij binnen deze termijnen die "kleinere" situaties (meer fase gericht) opgepakt en vermeden kunnen worden.

Dit betekent dat het risico dossier zich als een zaag ontwikkelt. Begin van de fase veel risico's en een afbouw naar een laagste punt waarna de volgende fase start. De tegenhanger zou zijn dat bij aanvang van het project het projectrisico dossier alle risico's bevat en gedurende de looptijd het dossier steeds verder leegloopt (wat heel fijn zou zijn ter bepaling van het totaal benodigde risico budget of totaal benodigde extra tijd voor beheersing van de risico's (de probabilistische ruimte).

Dossier opzet

In het dossier dienen de basis onderwerpen opgenomen te worden waarmee het voor eenieder duidelijk is wat de ongewenste gebeurtenis is, de oorzaken, de gevolgen, kwantificeren van het risico, eigenaarschap, status, beheersmaatregelen. Let wel op dat hoe meer kolommen in het dossier worden opgenomen des te meer data aangevuld dient te worden en de kans toe neemt dat de data niet actueel is en de juiste sturing voor het team blijft bieden. Daar staat tegenover dat voldoende data in het dossier aanwezig dient te zijn voor de sturing maar ook ondersteuning ten bate van de rakende processen/ uitwerkingen waar het risico dossier als bron in gebruikt wordt.

‍

Naar: PB01 Projectbeheersing

Naar: KR01 Kansen en risico management
Naar: KR02 Opstellen Kansen & Risico's plan
Naar: KR03 Actualiseren Kansen en Risico's plan
Naar: KR04 Opstellen kansen dossier
Naar: KR05 Actualiseren kansen dossier
Naar: KR06 Opstellen risico dossier
Naar: KR07 Actualiseren risico dossier
Naar: KR08 Input voor SCB
Naar: KR09 Bijdrage aan PPI
Naar: KR10 Bijdrage aan risico management toetsen
Naar: KR11 Input ten bate van rapportages

Naar: KR12 KRM Raakvlakken
Naar: KR13 KRM Sessie varianten
Naar: KR14 Een gezamenlijk (top 5) beeld
Naar: KR15 Risico of actie
Naar: KR16 KR Dossiergrootte
Naar: KR17 Verwachtingswaarde
Naar: KR18 Doom & Check list
Naar: KR19 Voorspelling in scenario's
Naar: KR20 Groeperen
Naar: KR21 Tastbaar maken

Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning‍