Betreft het gestructureerd opslaan van de projectinformatie voor nu, de nabije toekomst en ten bate van de officiele bewaartermijnen.
Het team is gewend te werken met de plekken waar data wordt opgeslagen. De structuren zijn makkelijk te volgen voor het huidige team, bij teamlid wisselingen. Belangrijkste data is geïdentificeerd, er vindt bewaking plaats deze tijdig binnen de systemen beschikbaar te hebben incl. benodigde achterliggers. Het werkdossier en archief dossier zijn op orde. Er vindt tijdige afronding van data plaats bij vertrek van nieuwe medewerkers. de projectdossiers worden tijdig overgedragen aan beheer, waarbij grote achterstanden/ verlies van broninfo door de jaren wordt voorkomen. Het is duidelijk wat waar wordt opgeslagen/ bewaard.
In het dataplan wordt uitgewerkt hoe de informatiestromen per projectfase door de projectstructuren gaan lopen. Wat wordt waar opgeslagen/ bewaard. Hoe zorg je er voor dat geen dubbele opslag plaatsvindt en alles makkelijk herleidbaar is. Het project wordt uiteindelijk ook overgedragen/ gearchiveerd. Zorg dragen voor goede inrichting t.b.v. de wettelijke bewaar termijnen. Ook de logica van de structuur is van groot belang, wat is de standaard voor de organisatie, wat is het op maat gedeelte voor de team leden en hoe kan je makkelijk documentatie opslaan/ bewaren en terug vinden ook als je bv. nieuw bent in het team.
Elke projectfase heeft zijn eigen set aan minimale verplichte documentatie die verzameld dient te worden voordat de volgende projectfase gestart kan worden. In deze lijst worden deze belangrijke documenten als noemer verzameld en gekoppeld aan de IPM verantwoordelijke. Vooraf is duidelijk waar deze documentatie in de systemen terug te vinden al zijn als deze gereed zijn incl. de belangrijke bijhorende achterliggers t.b.v. de totstandkoming. Vooraf wordt goed besproken wat/ wanneer verwacht wordt. De DB-er vraagt periodiek na binnen het team wat wanneer verwacht kan worden. Deze set aan belangrijkste documentatie zal ook nodig zijn voor de rapportages, belangrijkste keuzes, analyse van de resultaten belangrijke toets momenten t.b.v. fase overgangen.
Het werkend team maakt dagelijks nieuwe documenten aan. Deze werkbestanden zijn voor hen van groot belang, maar niet altijd even belangrijk voor het officiëlere project archief. Toch wil je graag dat deze bestanden niet lokaal bij de gebruiker worden opgeslagen, maar deze beschikbaar zijn voor andere teamleden. Dit in relatie tot Back-up situaties, transparantie, vertrek van medewerkers, ziektes en het samen constateren dat aan dezelfde uitwerkingen wordt gewerkt. Dit kan betekenen dat de officiële documentsystemen een zowel werkdossier (op maat voor het team) karakter als ook een Archief (verplichte basisstructuur) karakter kan hebben. Het opslaan in een documentsysteem heeft vaak ook als voordeel dat bv. in de mail linkjes naar uitwerkingen kunnen worden gestuurd i.p.v. de bestanden zelf. Hiermee kan actuelere informatie beschikbaar zijn + wordt de mailserver niet teveel belast irt grote mails.
De data beheerder is ook verantwoordelijk voor de rechten van de gebruikers op de site. Deze dienen in overeenstemming te zijn met de teamrollen. Periodiek worden deze rechten opnieuw bekeken en aangescherpt.
De veiligheid van informatie is ook een belangrijk en actueel onderdeel waar goede bewaking noodzakelijk is. HEt werkelijk inrichten van de beveiliging zelf is iets wat waarschijnlijk niet op project niveau wordt gedaan. Wel dient het projectteam goed te kijken naar rechten van externen binnen de organisatie omgeving. Zord er in dat geval ook voor dat indien rechten verder blijken te gaan dan gewenst de data zelf ook beperkt is. De data manager adviseerd t.b.v. het aantal data omgevingen en wat er wanneer in welke omgeving thuis hoort. Indien extern in een omgeving worden toegevoegd is het bijvoorbeeld raadzaam om alle projecttam interne comminicatie niet in deze omgeving op te slaan maar in een andere omgeving die voor project intern bedoeld is.
Het team is niet gewend te werken met een centrale opslagplaats voor documenten
De documentenstructuur is onoverzichtelijk, waardoor eenieder op verschillende plekken dezelfde documenten opslaat.
Gegevens zijn nog geen informatie. Zorg dragen dat de veelvoud aan gegevens de informatie stromen niet teveel vervuilen.
Naar: Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Raakvlakken
Naar: DB03 Documentenplan
Naar: DB04 Minimale Bewaar Data
Naar: AM01 Ambitiemanagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 Planningsmanagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel management
Naar: CM01 Capaciteitsmanagement
Naar: KM01 Kwaliteitsmanagement
Naar: DB01 Databeheer
Naar: PO01 Projectondersteuning
Betreft het gestructureerd opslaan van de projectinformatie voor nu, de nabije toekomst en ten bate van de officiele bewaartermijnen.
Het team is gewend te werken met de plekken waar data wordt opgeslagen. De structuren zijn makkelijk te volgen voor het huidige team, bij teamlid wisselingen. Belangrijkste data is geïdentificeerd, er vindt bewaking plaats deze tijdig binnen de systemen beschikbaar te hebben incl. benodigde achterliggers. Het werkdossier en archief dossier zijn op orde. Er vindt tijdige afronding van data plaats bij vertrek van nieuwe medewerkers. de projectdossiers worden tijdig overgedragen aan beheer, waarbij grote achterstanden/ verlies van broninfo door de jaren wordt voorkomen. Het is duidelijk wat waar wordt opgeslagen/ bewaard.
In het dataplan wordt uitgewerkt hoe de informatiestromen per projectfase door de projectstructuren gaan lopen. Wat wordt waar opgeslagen/ bewaard. Hoe zorg je er voor dat geen dubbele opslag plaatsvindt en alles makkelijk herleidbaar is. Het project wordt uiteindelijk ook overgedragen/ gearchiveerd. Zorg dragen voor goede inrichting t.b.v. de wettelijke bewaar termijnen. Ook de logica van de structuur is van groot belang, wat is de standaard voor de organisatie, wat is het op maat gedeelte voor de team leden en hoe kan je makkelijk documentatie opslaan/ bewaren en terug vinden ook als je bv. nieuw bent in het team.
Elke projectfase heeft zijn eigen set aan minimale verplichte documentatie die verzameld dient te worden voordat de volgende projectfase gestart kan worden. In deze lijst worden deze belangrijke documenten als noemer verzameld en gekoppeld aan de IPM verantwoordelijke. Vooraf is duidelijk waar deze documentatie in de systemen terug te vinden al zijn als deze gereed zijn incl. de belangrijke bijhorende achterliggers t.b.v. de totstandkoming. Vooraf wordt goed besproken wat/ wanneer verwacht wordt. De DB-er vraagt periodiek na binnen het team wat wanneer verwacht kan worden. Deze set aan belangrijkste documentatie zal ook nodig zijn voor de rapportages, belangrijkste keuzes, analyse van de resultaten belangrijke toets momenten t.b.v. fase overgangen.
Het werkend team maakt dagelijks nieuwe documenten aan. Deze werkbestanden zijn voor hen van groot belang, maar niet altijd even belangrijk voor het officiëlere project archief. Toch wil je graag dat deze bestanden niet lokaal bij de gebruiker worden opgeslagen, maar deze beschikbaar zijn voor andere teamleden. Dit in relatie tot Back-up situaties, transparantie, vertrek van medewerkers, ziektes en het samen constateren dat aan dezelfde uitwerkingen wordt gewerkt. Dit kan betekenen dat de officiële documentsystemen een zowel werkdossier (op maat voor het team) karakter als ook een Archief (verplichte basisstructuur) karakter kan hebben. Het opslaan in een documentsysteem heeft vaak ook als voordeel dat bv. in de mail linkjes naar uitwerkingen kunnen worden gestuurd i.p.v. de bestanden zelf. Hiermee kan actuelere informatie beschikbaar zijn + wordt de mailserver niet teveel belast irt grote mails.
De data beheerder is ook verantwoordelijk voor de rechten van de gebruikers op de site. Deze dienen in overeenstemming te zijn met de teamrollen. Periodiek worden deze rechten opnieuw bekeken en aangescherpt.
De veiligheid van informatie is ook een belangrijk en actueel onderdeel waar goede bewaking noodzakelijk is. HEt werkelijk inrichten van de beveiliging zelf is iets wat waarschijnlijk niet op project niveau wordt gedaan. Wel dient het projectteam goed te kijken naar rechten van externen binnen de organisatie omgeving. Zord er in dat geval ook voor dat indien rechten verder blijken te gaan dan gewenst de data zelf ook beperkt is. De data manager adviseerd t.b.v. het aantal data omgevingen en wat er wanneer in welke omgeving thuis hoort. Indien extern in een omgeving worden toegevoegd is het bijvoorbeeld raadzaam om alle projecttam interne comminicatie niet in deze omgeving op te slaan maar in een andere omgeving die voor project intern bedoeld is.
Het team is niet gewend te werken met een centrale opslagplaats voor documenten
De documentenstructuur is onoverzichtelijk, waardoor eenieder op verschillende plekken dezelfde documenten opslaat.
Gegevens zijn nog geen informatie. Zorg dragen dat de veelvoud aan gegevens de informatie stromen niet teveel vervuilen.
Naar: Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Raakvlakken
Naar: DB03 Documentenplan
Naar: DB04 Minimale Bewaar Data
Naar: AM01 Ambitiemanagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 Planningsmanagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel management
Naar: CM01 Capaciteitsmanagement
Naar: KM01 Kwaliteitsmanagement
Naar: DB01 Databeheer
Naar: PO01 Projectondersteuning
