Project Beheersing

Doel

Projectbeheersing betreft het in uitwerken en volgen van de regulierere (groene) werkstromen binnen het team. Deze sluit aan op de team opdracht zelf maar ook hoe deze past binnen de (externe) organisatie omgeving. Als projectbeheerser is het belangrijk uit te dragen dat je alleen dingen “moet” doen als je ook snapt waarom + te streven naar processtromen, horende bij de actuele situaties/samenwerkingen/ opdrachten. Processen zijn door de jaren heen dynamisch en flexibel. Blijf als team aan de slag om de proces in lijn te houden met wat we willen bereiken.

De kracht van (PB kernproces) beheersers is dat dit naar alle waarschijnlijkheid personen zijn die heel goed zijn in bulk verwerking, gestructureerd werken, zien wat er voor en na elke stap gebeurd en waarom we dit doen. Deze teamleden kunnen informatie vanuit verschillende invalshoeken verzamelen en de waan van de dag (op smaak) vertalen naar advies, kansen, inzicht en structuur.  

Het project beheersingsproces is als volgt opgebouwd:

1. AM: Ambitie Management
   
   1. De team ambitie wordt in beeld gebracht. Wat willen we bereiken, waarom, wanneer enz. Maak het zo meetbaar en concreet mogelijk.
   2. De PB eigenaar van dit proces bewaakt :
      
      1. de afstemming van verwachtingen met de team opdrachtgever,
      2. de vertaling van de verwachting naar de realisatie
      3. de terugkoppeling naar de opdrachtgever van het resultaat gekoppeld aan de opdracht.
      4. Dit is inclusief alle nieuwe/ veranderende verwachtingen gedurende de looptijd van het project.
2. AS: Analyse en Sturing
   
   1. Het vertalen/ analyseren van de ambitie naar verschillende benaderingen waarmee de ambitie gerealiseerd kan worden.
   2. Het met de belanghebbenden vertalen van de ambitie naar een concreet en geaccepteerd plan.
   3. Het sturen van het PB team om samen de middelen verder uit te werken en bewaken om de haalbaarheid van de ambitie te halen, te verhogen, te verbeteren, het werkmakkelijker en leuker te maken.
3. PM: Planningsmanagement
   
   1. Het bewaken van het plan om de ambitie te halen met een stappen uitwerking in de tijd. Dit betreft:
   2. Belangrijkste stappen waarop gestuurd kan worden in de tijd zetten.
   3. Verzamelen van de voortgang op deze stappen
   4. Adviseren t.b.v. tijdige bijsturing als een knelpunt in de planning op de langere tijd gespot wordt
4. KR: Kansen en Risico management
   
   1. Kansen: Het verfijnen van de ambitie, zodat we nog beter weten wat wel en wat niet gedaan dient te worden. Het zoeken naar nieuwe paden gericht op goedkoper, hogere kwaliteit, eenvoudiger, leuker, sneller gerealiseerd enz.
   2. Risico’s: het zoeken naar de bedreigingen ten opzichte van het pad/ de planning die nu bewandeld wordt. En tijdig hierop adviseren/ helpen om deze risico’s te voorkomen of minimaliseren.
5. FM Financieel management:
   
   1. Het bewaken en adviseren t.o.v. de beschikbare budgetten. Zonder geld is er geenproject en daarmee is dit in basis de belangrijkste parameter voor het teambestaan. Als alles goed gaat/ loopt dan wordt dit vaak “vergeten” en lijkt geld wel vaker een bijzaak te worden.
   2. Het bijhouden van een betrouwbare en informatieve financiële administratie.
   3. Het bewaken van de geldgerichte planning van alle team activiteiten (de prognose) =>een tegenhanger van de projectplanning.
   4. Het opsporen van mogelijke geld knelpunten en hier proactief adviseren.
6. CM Capaciteitsmanagement:
   
   1. Zonder een team gebeurd er niet veel. Dit betreft het bewaken van de verhouding tussenbudget, beschikbare capaciteit, voortgang op de planning en nastreving van de gewenste kwaliteit.
7. KM Kwaliteitsmanagement:
   
   1. De uitwerking van de jaarlijkse team “groei” ambitie in relatie tot processen, samenwerking, kwaliteit e.d.
   2. Bewaken/ inzichtelijk houden/ laten actualiseren van de “op maat” team procesuitwerkingen.
   3. Bewaken van de ontwikkelpunten waar aan gewerkt wordt.
   4. Evaluerenen analyseren van team ontwikkelingen/ resultaten voor toekomstige team/organisatie groei.
8. OS Ondersteuning:
   
   1. Naast personen die een directere verbinding hebben met de projectvoortgang is dit de flexibele schil aan algemene team capaciteit. De personen die overal kunnen invallen om (algemener)werk uit handen te kunnen nemen.
   2. De teamleden die vanuit algemeenheid beeld kunnen vormen van de diverse teamrollen, taken en verantwoordelijkheden. Door overal te mogen ondersteunen kan je een beter beeld vormen over de raakvlakken over disciplines heen.
   3. De plek om te bepalen waar jouw kennis en ervaring het beste het team kan helpen. Naast een eigen specialistische kennis zijn er altijd raakvlakken/kennisgebieden die ook interessant zijn om aan te mogen helpen. Leuk voor je eigen ontwikkeling, de voortgang op de teamambitie en het integraal als team samenwerken.
9. DO Documentbeheer:
   
   1. Bijwerkstromen horen ook de project archieven, de documentatie.
   2. Werk uit wat waar wordt opgeslagen op dé manier waarbij anderen van de organisatie die bij het team komen het makkelijk kunnen volgen (standaardisatie).
   3. De opslagstructuur waarbij i.r.t. het werk zelf in het archief makkelijk de stukken te vinden zijn van je voorganger 3 jaar geleden (actief werkdossier).
   4. Promoot een samenwerking/ opslagmethode waarbij medewerkers graag documenten in dit archief opslaan (i.p.v. in de persoonlijke map).

De 9 PB richtingen op een rijtje:

1. AM Ambitie Management (baseline beheer)
2. AS Analyse en Sturing (incl. Visualisaties)
3. PM Planningsmanagement
4. KR Kansen en Risico management
5. FM Financieel Management
6. CM Capaciteitsmanagement
7. KM Kwaliteitsmanagement
8. DO Documentbeheer
9. OS Ondersteuning