PB05 Data groei cirkels
Data groei cirkels
Om een goed werkend dossier te krijgen is het handig om de data op te bouwen. onderstaande gelaagde opbouw is bedoelt om de data steeds verder op te bouwen van basis op orde naar de data bronnen verrijken waarmee analyse en advies gegeven kan worden en als laatste dient de bron ook in de toekomst de plank raak te blijven slaan.
De basis op orde:
Als je nieuw verantwoordelijk bent voor een eigen discipline en je gaat werken naar eigenaarschap van de data, dan zijn de stappen als volgt:
1. Inhoud van het dossier klopt
Als in het dossier onjuistheden worden aangetroffen, dan wordt alles in twijfel getrokken. Dat wil je graag voorkomen. De eerste stap is daarom, checken wat je in het dossier aantreft en waar nodig de onjuistheden eruit halen.
2. Het dossier is volledig gevuld
Als de inhoud klopt van wat er nu in staat dan wordt de volgende stap het dossier aanvullen naar een volledig geheel. Bij afronding van deze stap is de basis op orde. Het begin is gemaakt.
Bron verrijken:
Om te komen tot advies op maat waarbij de dossierinfo het team ook echt gaat helpen worden de volgende vervolgstappen gezet.
3. Er is een systeemkeuze gemaakt
Het dossier staat nu nog op de plek waar het stond. Nu je een volledig en kloppend dossier hebt kan je gaan kijken naar welk systeem het meest passend is om te gaan werken naar advisering. Wat zijn de (on)mogelijkheden en waar wil je naar toe. Op basis van deze uitwerking kan je toe naar een eigen systeemkeuze, de advisering en hopelijk ook daadwerkelijke migratie naar deze nieuwe omgeving. Met deze stap maak je voor jezelf de uitwerking en het voorstel. Dat wil niet zeggen dat het voorstel ook daadwerkelijk doorgevoerd gaat worden. Geef in de uitwerking de voor en tegens aan en maak een betrouwbare voorspelling van de toekomst. Wat nu nog niet omarmd kan worden kan in de toekomst mogelijk alsnog komen.
4. Inrichting van de stuurinformatie
De basis klopt, het dossier is volledig en over gegaan naar het systeem die in de toekomst ook de mogelijkheden biedt voor effectieve sturing. De volgende stap is data aanvullen/ verzamelen. Dit betreft twee stappen.
stap 1: Bepaal welke vragen de date nu en in de toekomst allemaal dient te kunnen beantwoorden, "wat kan de gek allemaal vragen ". Deze data dien je nu ook te gaan verzamelen. Vul deze data velden aan in de uitwerking. Let wel op elk data veld dat wordt toegevoegd dient ook een vulling te krijgen. Heb je teveel data velden dan wordt de kwaliteit van de vulling steeds slechter/ minder en gaat de databron dood aan de complexiteit. Wees derhalve terughoudend m.b.t. het aantal toevoegingen.
Stap 2: zorg voor ijkpunten. Elk rapportage heeft zijn eigen set aan brondocumentatie die bij dat moment horen. Zorg er voor dat het bron document (deze data achterligger) m.b.t. die momenten separaat beschikbaar zijn. Met deze info kan in de tijd analyseren hoe de opbouw/ de keuzes/ de uitgangspunten in het verleden zich verhouden met nu. Vaak wordt dit niet gedaan, waardoor er op basis van aannames rapportages en analyses gevuld worden. Als de situatie complex van aard is en er vaker geprikt wordt met aanvullende vragen dan kan zomaar blijken dat deze verhalen helemaal niet goed op elkaar aansluiten. Als de vrager dit gaat ervaren dan is wordt de betrouwbaarheid van jouw bron opgezegd, iets wat je echt niet wil hebben. Derhalve uitermate belangrijke stap om deze data in de toekomst beschikbaar te houden.
5. Koppelen met andere disciplines
Nu je een betrouwbare, toekomstgerichte, informatieve data bron ter beschikking hebt wordt het de kunst om ook de interactie met andere van deze data bronnen te ondersteunen. Jij hebt immers één van de benadermogelijkheden om te kijken naar het totaal van het project. Als de bronnen gecombineerd kunnen worden, worden de raakvlak analyse en advies mogelijkheden vergroot. Kijk met de andere PB disciplines hoe je goede data koppelingen kan maken. bv. koppeling Risico management met Financieel management kan zijn: onderdeel waar mogelijk aanvullende opdrachten op kunnen komen. bv. K&L risico's voor K&L opdrachten, capaciteitsrisico's t.b.v. Inhuur en product uitbestedingen. Op deze manier kan de financieel manager met de IPM leden in gesprek of er behoefte is om risico's te vertalen op deze vlakken naar nieuwe opdrachten die men op de markt wil uitzetten als risico beheersmaatregel. Op deze manier zijn tal van mogelijke koppelingen te maken tussen alle PB onderdelen. deze data toevoegingen zouden op basis van formules/ koppelingen gevuld kunnen worden, zodat dit geen aanvullend handwerk betreft.
Analyse en advies
6. Visualiseren zorgt voor focus, rust en inzicht
Nu de bron helemaal in zijn kracht staat willen we deze ook echt gaan benutten. Hoe nuttiger deze gevonden wordt des te beter de bron data wordt die wij gaan ontvangen. Tot op heden kan het zijn dat het voornamelijk zo is dat wij vragen om data waarmee het systeem gevuld wordt. Als blijkt dat deze data echt helpt om effectiever te zijn, tijdig bij te sturen te kunnen constateren dat we in control zijn dan zal de behoefte toenemen ons te voeden met nog betere data. De haal en breng plicht van informatie zal verschuiven naar vrijwillig meer brengen. Overigens een heel goed middel om te constateren of het nu goed gaat. Als er vrijwillig (meer) info gebracht wordt dan wordt jouw bron door deze personen als nuttig ervaren. Mocht je daar nog wensen hebben dan is deze stap een mooie opvolger. Maak verschillende visualisaties waarmee het team kan zien hoe e.e.a. er nu voor staat en kijk of je de aanbevelingen die je hebt daar eventueel in kwijt kan.
7. Advisering t.b.v. sturing van het project
Als het team een visual in handen heeft waar men enthousiast van is geworden, dan kan je deze gebruiken voor verdere analyse en advisering. Advisering is daarbij meer dan een stuk tekst schrijven, het is ook samen met het team bv. bij een overleg de stappen doorlopen en zorg dragen dat het team expliciete keuzes maakt die er zorg voor draagt dat de richting van de voortgang daadwerkelijk wordt bijgesteld of dat de keuzes van de richting die men nu op gaat expliciet zijn vastgelegd. Jij verzorgt in dit gesprek de proces begeleiding. Hiermee is het gehele team in staat om mee te doen met de inhoudelijke kant van het verhaal.
Reflecteer
8 Verwerken van het gevoel
Als laatste stap blijft het altijd belangrijk om voor jezelf te bepalen is dit nu wat we nodig hebben/ werkt alles nu zoals het hoort. Luister hierbij naar wat je gevoel je zegt. Ik heb al vaker meegemaakt dat ik een bepaalde uitwerking/ aanpak heb opgesteld waarbij het verhaal helemaal klopt maar waarbij toch blijkt dat er toch nog iets meer bij komt kijken wat nog niet in de uitwerking was opgenomen. Als dat puzzelstukje boven water is wederom kijken welke van bovenstaande stappen daarbij bijgesteld kunnen worden. Dit geldt ook voor een heel succesvol model. De eerste keer is het prachtig, de volgende 3 keer helemaal top, maar daarna kan de aandacht verwateren of kan het zomaar zijn dat die specifieke uitwerking voor de stappen daarna de plank helemaal niet meer raken. Blijf hier alert op.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PB02 PB Raakvlakken op hoofdlijnen
Naar: PB03 Raakvlakken met andere IPM disciplines
Naar: PB04 werking IPM model
PB05 Data groei cirkels
Data groei cirkels
Om een goed werkend dossier te krijgen is het handig om de data op te bouwen. onderstaande gelaagde opbouw is bedoelt om de data steeds verder op te bouwen van basis op orde naar de data bronnen verrijken waarmee analyse en advies gegeven kan worden en als laatste dient de bron ook in de toekomst de plank raak te blijven slaan.
De basis op orde:
Als je nieuw verantwoordelijk bent voor een eigen discipline en je gaat werken naar eigenaarschap van de data, dan zijn de stappen als volgt:
1. Inhoud van het dossier klopt
Als in het dossier onjuistheden worden aangetroffen, dan wordt alles in twijfel getrokken. Dat wil je graag voorkomen. De eerste stap is daarom, checken wat je in het dossier aantreft en waar nodig de onjuistheden eruit halen.
2. Het dossier is volledig gevuld
Als de inhoud klopt van wat er nu in staat dan wordt de volgende stap het dossier aanvullen naar een volledig geheel. Bij afronding van deze stap is de basis op orde. Het begin is gemaakt.
Bron verrijken:
Om te komen tot advies op maat waarbij de dossierinfo het team ook echt gaat helpen worden de volgende vervolgstappen gezet.
3. Er is een systeemkeuze gemaakt
Het dossier staat nu nog op de plek waar het stond. Nu je een volledig en kloppend dossier hebt kan je gaan kijken naar welk systeem het meest passend is om te gaan werken naar advisering. Wat zijn de (on)mogelijkheden en waar wil je naar toe. Op basis van deze uitwerking kan je toe naar een eigen systeemkeuze, de advisering en hopelijk ook daadwerkelijke migratie naar deze nieuwe omgeving. Met deze stap maak je voor jezelf de uitwerking en het voorstel. Dat wil niet zeggen dat het voorstel ook daadwerkelijk doorgevoerd gaat worden. Geef in de uitwerking de voor en tegens aan en maak een betrouwbare voorspelling van de toekomst. Wat nu nog niet omarmd kan worden kan in de toekomst mogelijk alsnog komen.
4. Inrichting van de stuurinformatie
De basis klopt, het dossier is volledig en over gegaan naar het systeem die in de toekomst ook de mogelijkheden biedt voor effectieve sturing. De volgende stap is data aanvullen/ verzamelen. Dit betreft twee stappen.
stap 1: Bepaal welke vragen de date nu en in de toekomst allemaal dient te kunnen beantwoorden, "wat kan de gek allemaal vragen ". Deze data dien je nu ook te gaan verzamelen. Vul deze data velden aan in de uitwerking. Let wel op elk data veld dat wordt toegevoegd dient ook een vulling te krijgen. Heb je teveel data velden dan wordt de kwaliteit van de vulling steeds slechter/ minder en gaat de databron dood aan de complexiteit. Wees derhalve terughoudend m.b.t. het aantal toevoegingen.
Stap 2: zorg voor ijkpunten. Elk rapportage heeft zijn eigen set aan brondocumentatie die bij dat moment horen. Zorg er voor dat het bron document (deze data achterligger) m.b.t. die momenten separaat beschikbaar zijn. Met deze info kan in de tijd analyseren hoe de opbouw/ de keuzes/ de uitgangspunten in het verleden zich verhouden met nu. Vaak wordt dit niet gedaan, waardoor er op basis van aannames rapportages en analyses gevuld worden. Als de situatie complex van aard is en er vaker geprikt wordt met aanvullende vragen dan kan zomaar blijken dat deze verhalen helemaal niet goed op elkaar aansluiten. Als de vrager dit gaat ervaren dan is wordt de betrouwbaarheid van jouw bron opgezegd, iets wat je echt niet wil hebben. Derhalve uitermate belangrijke stap om deze data in de toekomst beschikbaar te houden.
5. Koppelen met andere disciplines
Nu je een betrouwbare, toekomstgerichte, informatieve data bron ter beschikking hebt wordt het de kunst om ook de interactie met andere van deze data bronnen te ondersteunen. Jij hebt immers één van de benadermogelijkheden om te kijken naar het totaal van het project. Als de bronnen gecombineerd kunnen worden, worden de raakvlak analyse en advies mogelijkheden vergroot. Kijk met de andere PB disciplines hoe je goede data koppelingen kan maken. bv. koppeling Risico management met Financieel management kan zijn: onderdeel waar mogelijk aanvullende opdrachten op kunnen komen. bv. K&L risico's voor K&L opdrachten, capaciteitsrisico's t.b.v. Inhuur en product uitbestedingen. Op deze manier kan de financieel manager met de IPM leden in gesprek of er behoefte is om risico's te vertalen op deze vlakken naar nieuwe opdrachten die men op de markt wil uitzetten als risico beheersmaatregel. Op deze manier zijn tal van mogelijke koppelingen te maken tussen alle PB onderdelen. deze data toevoegingen zouden op basis van formules/ koppelingen gevuld kunnen worden, zodat dit geen aanvullend handwerk betreft.
Analyse en advies
6. Visualiseren zorgt voor focus, rust en inzicht
Nu de bron helemaal in zijn kracht staat willen we deze ook echt gaan benutten. Hoe nuttiger deze gevonden wordt des te beter de bron data wordt die wij gaan ontvangen. Tot op heden kan het zijn dat het voornamelijk zo is dat wij vragen om data waarmee het systeem gevuld wordt. Als blijkt dat deze data echt helpt om effectiever te zijn, tijdig bij te sturen te kunnen constateren dat we in control zijn dan zal de behoefte toenemen ons te voeden met nog betere data. De haal en breng plicht van informatie zal verschuiven naar vrijwillig meer brengen. Overigens een heel goed middel om te constateren of het nu goed gaat. Als er vrijwillig (meer) info gebracht wordt dan wordt jouw bron door deze personen als nuttig ervaren. Mocht je daar nog wensen hebben dan is deze stap een mooie opvolger. Maak verschillende visualisaties waarmee het team kan zien hoe e.e.a. er nu voor staat en kijk of je de aanbevelingen die je hebt daar eventueel in kwijt kan.
7. Advisering t.b.v. sturing van het project
Als het team een visual in handen heeft waar men enthousiast van is geworden, dan kan je deze gebruiken voor verdere analyse en advisering. Advisering is daarbij meer dan een stuk tekst schrijven, het is ook samen met het team bv. bij een overleg de stappen doorlopen en zorg dragen dat het team expliciete keuzes maakt die er zorg voor draagt dat de richting van de voortgang daadwerkelijk wordt bijgesteld of dat de keuzes van de richting die men nu op gaat expliciet zijn vastgelegd. Jij verzorgt in dit gesprek de proces begeleiding. Hiermee is het gehele team in staat om mee te doen met de inhoudelijke kant van het verhaal.
Reflecteer
8 Verwerken van het gevoel
Als laatste stap blijft het altijd belangrijk om voor jezelf te bepalen is dit nu wat we nodig hebben/ werkt alles nu zoals het hoort. Luister hierbij naar wat je gevoel je zegt. Ik heb al vaker meegemaakt dat ik een bepaalde uitwerking/ aanpak heb opgesteld waarbij het verhaal helemaal klopt maar waarbij toch blijkt dat er toch nog iets meer bij komt kijken wat nog niet in de uitwerking was opgenomen. Als dat puzzelstukje boven water is wederom kijken welke van bovenstaande stappen daarbij bijgesteld kunnen worden. Dit geldt ook voor een heel succesvol model. De eerste keer is het prachtig, de volgende 3 keer helemaal top, maar daarna kan de aandacht verwateren of kan het zomaar zijn dat die specifieke uitwerking voor de stappen daarna de plank helemaal niet meer raken. Blijf hier alert op.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PB02 PB Raakvlakken op hoofdlijnen
Naar: PB03 Raakvlakken met andere IPM disciplines
Naar: PB04 werking IPM model
