FM01 Financieel management

FM01 Financieel management

Betreft het administratief goed bijhouden van de (te verstrekken) opdrachten, de voortgang en betaling met bijhorende documenten (basis op orde). Naast deze belangrijke basis registratie focust FM zich op:

Financieel succes

  1. Er is een meerjarige financiele doorkijk tot einde project (inclusief overdracht).
  2. De uitgaven/ kosten registratie heeft een diepgang waarmee de gesprekspartners ook de opdrachten/ voortgang inzichtelijk kunnen maken.
  3. De in de prognose opgenomen activiteiten geven een totaal verhaal weer van start tot einde voor het hele project verdeeld over de FM gesprekspartners/ teamrollen.
  4. Budgetafspraken zijn tijdig gemaakt, budget is tijdig beschikbaar. Bij elk budget is inzichtelijk voor welke ambitie bedoeld is en waar het geld wel en niet aan uitgegeven mag worden.
  5. De project opbrengsten zijn tijdig inzichtelijk. De voortgang gekoppeld aan bijhorende overeenkomsten is tijdig inzichtelijk. De koppeling tussen de juridische kant van de overeenkomst en de uitvoeringskant van de project opdrachtnemer en bijhorende financiële afwikkeling is in lijn met de financiële afspraken in het project.
  6. De afspraken over de financiele risico voorzieningen zijn tijdige gemaakt, de spelregels zijn duidelijk en makkelijk uitlegbaar/ toepasbaar.
  7. Tijdige (bij) sturing op de verwachte projectresultaten/ ontwikkeling en hoe e.e.a. in lijn te brengen/ houden op bestuurlijk niveau.
  8. Betrouwbare korte termijn voorspelling van verwachte ontvangsten en betalingen.
  9. Goede vastlegging van het verhaal en ontwikkeling bij het getal.
  10. het "financiele model" geeft invulling op alle financiele vragen die nu maar ook in de toekomst gevraagd kunnen worden. De stabiliteit van het format borgt analyse mogelijkheden ten opzichte van eerdere projectmomenten.
  11. de financien zijn per vastgestelde rapportage als tussenstand separaat beschikbaar, ten bate van analyse mogelijkheden.
  12. Middels de financien is in beeld wat wel en wat niet tot de projectscope behoort. Dit geeft een opbouw in hoofdlijnen over de projectontwikkelingen en het bijhorende verhaal in de grotere financiële momenten.
  13. als alles goed gaat/ is gegaan is financieel beheer een relatief saai proces vanwege voorspelbaarheid, geen verassingen, stabiele doorkijk en biedt de voorspellingen rust bij het afronden van de op korte termijn vast te leggen opdrachten.

Financiele valkuilen

  1. ontbreken van verhalen opbouw van getallen dragen zorg voor ontbreken van bijhorende onderbouwing waarom een getal is wat het is. Hierdoor kan de prognose een samenstel gaan worden van meerdere halve verhalen (en daarmee onbetrouwbaar).
  2. onbetrouwbaarheid/ ontbreken van financiele rust dragen zorg voor meer en meer vragen die beantwoord dienen te worden. Het niet tijdig gerust kunnen stellen/ ontbreken van stabiliteit draagt zorg voor terughoudendheid van bv. budget verstrekking.
  3. beperkte registratie van financiele informatie heeft tot gevolg dat vragen niet goed beantwoord kunnen worden + dat niet goed geanalyseerd kan worden en niet goed geadviseerd kan worden.
  4. Te complexe registratie/ verdeling waardoor niemand het meer snapt, dit doen wij altijd zo gedrag stimuleerd en op lange termijn betrouwbaarheid onder druk zet.

Financiele raakvlakken met andere PB disciplines

  • AM     Ambitie management (scope/ budget afspraken, koppeling met verstrekte opdrachten)
  • KR     Kansen en Risico's (beheersmaatregelen vertaling naar prognose activiteiten, verloop van risico voorziening in fases/ scenario uitwerkingen)
  • PM     Planningsmanagement (FM - PM planning vergelijking, opbouw in fases)
  • CM     Capaciteitsmanagement (interne/ externe capaciteit en vertaling naar projectkosten, ontwikkeling en sturing op fllexibele schil tot einde werk)
  • KM     Kwaliteitsmanagement (vastlegging van FM processen, evalueren van processen/ doorlooptijden)
  • DB     Documentbeheer (vastlegging van FM afspraken en koppeling tussen mijlpaal info en de FM systemen)
  • AS     Analyse en Sturing

FM voorbeelden

  1. Prognose m
  2. Dashboards: T1 = afspraken maken, T2 meerjarendoorkijk, T3 landen op de stip
  3. Scenario uitwerkingen
  4. FM afspraken set

Naar: Projectbeheersing

FM01 Financieel management

FM01 Financieel management

Betreft het administratief goed bijhouden van de (te verstrekken) opdrachten, de voortgang en betaling met bijhorende documenten (basis op orde). Naast deze belangrijke basis registratie focust FM zich op:

Financieel succes

  1. Er is een meerjarige financiele doorkijk tot einde project (inclusief overdracht).
  2. De uitgaven/ kosten registratie heeft een diepgang waarmee de gesprekspartners ook de opdrachten/ voortgang inzichtelijk kunnen maken.
  3. De in de prognose opgenomen activiteiten geven een totaal verhaal weer van start tot einde voor het hele project verdeeld over de FM gesprekspartners/ teamrollen.
  4. Budgetafspraken zijn tijdig gemaakt, budget is tijdig beschikbaar. Bij elk budget is inzichtelijk voor welke ambitie bedoeld is en waar het geld wel en niet aan uitgegeven mag worden.
  5. De project opbrengsten zijn tijdig inzichtelijk. De voortgang gekoppeld aan bijhorende overeenkomsten is tijdig inzichtelijk. De koppeling tussen de juridische kant van de overeenkomst en de uitvoeringskant van de project opdrachtnemer en bijhorende financiële afwikkeling is in lijn met de financiële afspraken in het project.
  6. De afspraken over de financiele risico voorzieningen zijn tijdige gemaakt, de spelregels zijn duidelijk en makkelijk uitlegbaar/ toepasbaar.
  7. Tijdige (bij) sturing op de verwachte projectresultaten/ ontwikkeling en hoe e.e.a. in lijn te brengen/ houden op bestuurlijk niveau.
  8. Betrouwbare korte termijn voorspelling van verwachte ontvangsten en betalingen.
  9. Goede vastlegging van het verhaal en ontwikkeling bij het getal.
  10. het "financiele model" geeft invulling op alle financiele vragen die nu maar ook in de toekomst gevraagd kunnen worden. De stabiliteit van het format borgt analyse mogelijkheden ten opzichte van eerdere projectmomenten.
  11. de financien zijn per vastgestelde rapportage als tussenstand separaat beschikbaar, ten bate van analyse mogelijkheden.
  12. Middels de financien is in beeld wat wel en wat niet tot de projectscope behoort. Dit geeft een opbouw in hoofdlijnen over de projectontwikkelingen en het bijhorende verhaal in de grotere financiële momenten.
  13. als alles goed gaat/ is gegaan is financieel beheer een relatief saai proces vanwege voorspelbaarheid, geen verassingen, stabiele doorkijk en biedt de voorspellingen rust bij het afronden van de op korte termijn vast te leggen opdrachten.

Financiele valkuilen

  1. ontbreken van verhalen opbouw van getallen dragen zorg voor ontbreken van bijhorende onderbouwing waarom een getal is wat het is. Hierdoor kan de prognose een samenstel gaan worden van meerdere halve verhalen (en daarmee onbetrouwbaar).
  2. onbetrouwbaarheid/ ontbreken van financiele rust dragen zorg voor meer en meer vragen die beantwoord dienen te worden. Het niet tijdig gerust kunnen stellen/ ontbreken van stabiliteit draagt zorg voor terughoudendheid van bv. budget verstrekking.
  3. beperkte registratie van financiele informatie heeft tot gevolg dat vragen niet goed beantwoord kunnen worden + dat niet goed geanalyseerd kan worden en niet goed geadviseerd kan worden.
  4. Te complexe registratie/ verdeling waardoor niemand het meer snapt, dit doen wij altijd zo gedrag stimuleerd en op lange termijn betrouwbaarheid onder druk zet.

Financiele raakvlakken met andere PB disciplines

  • AM     Ambitie management (scope/ budget afspraken, koppeling met verstrekte opdrachten)
  • KR     Kansen en Risico's (beheersmaatregelen vertaling naar prognose activiteiten, verloop van risico voorziening in fases/ scenario uitwerkingen)
  • PM     Planningsmanagement (FM - PM planning vergelijking, opbouw in fases)
  • CM     Capaciteitsmanagement (interne/ externe capaciteit en vertaling naar projectkosten, ontwikkeling en sturing op fllexibele schil tot einde werk)
  • KM     Kwaliteitsmanagement (vastlegging van FM processen, evalueren van processen/ doorlooptijden)
  • DB     Documentbeheer (vastlegging van FM afspraken en koppeling tussen mijlpaal info en de FM systemen)
  • AS     Analyse en Sturing

FM voorbeelden

  1. Prognose m
  2. Dashboards: T1 = afspraken maken, T2 meerjarendoorkijk, T3 landen op de stip
  3. Scenario uitwerkingen
  4. FM afspraken set

Naar: Projectbeheersing