Tijdens overleggen kan het voorkomen dat acties geformuleerd worden welke worden meegenomen in het verslag.
Aan deze werkwijze zit helaas vaak een groot nadeel gekoppeld. Indien de teamleden de actie niet ook zelf hebben opgeschreven ergens (wat lang niet altijd even praktisch is om te doen tijdens het overleg aangezien je ook met elkaar in gesprek bent), dan kan het zomaar zo zijn dat het een aardige tijd duurt voordat de teamleden deze toegekende acties ook daadwerkelijk zien. Het uitwerken van het verslag incl. van concept naar definitief kan zomaar aardig wat tijd kosten. Allemaal werktijd die voor de teamleden mogelijk niet wordt ingezet om aan hun acties te werken (aangezien de acties niet in beeld zijn). Vooral in het geval dat enkele dagen voor het volgende overleg het verslag door de teamleden wordt ontvangen, kan het zomaar zo zijn dat in het volgende overleg geconstateerd wordt dat de ontwikkelingen op de acties achter blijven.
De basis is eenvoudig. Iedere aanwezige is verantwoordelijk voor zijn eigen geaccepteerde acties en de afhandeling hiervan. Binnen het team spreekt men elkaar aan op houding en gedrag indien deze niet aansluiten op de verwachtingen.
De praktijk kan weerbarstiger zijn, waarbij actie bewaking en afhandeling een knelpunt vormen voor het overleg. Elke keer weer dezelfde acties samen doorspreken, waarbij er nauwelijks acties van de lijst af gaan, maar het makkelijk is om acties aan de lijst toe te voegen. In dat geval kan het een idee zijn om een nieuwe methode voor het team te vinden, waarbij de energie van het overleg weer gaat toenemen. Let wel op dat niet iedereen dezelfde prioriteiten heeft. Iedereen zit in meerdere teams. Niet elk team kan voor iedereen op de 1e plaats komen. Draag zorg voor haalbare afspraken niet wat meest wenselijk klinkt maar in de praktijk nooit gehaald wordt.
De acties worden niet meer in het verslag opgenomen maar eenieder noteert zijn eigen acties. Dit betekent dat tijdens het overleg het mogelijk moet zijn om dit op tijd op te schrijven. De PO bewaakt dat desbetreffende personen ook daadwerkelijk gaan schrijven.
De gezamenlijk verwoorde acties worden voor iedereen zichtbaar uitgewerkt tijdens het overleg. bv. met beamer of via teams in de chat. Na afloop van het overleg wordt deze uitwerking direct met eenieder gedeeld los van het verslag.
Alle acties worden verzameld door de PO en periodiek met de separate teamleden besproken. Zijn de acties nog scherp, loopt de voortgang t.b.v. het volgende teamafstemmoment. Deze optie kan heel wat teamleden helpen die vanuit werkdruk zoekende zijn waar te beginnen. Op een dag kunnen veel ontwikkelingen zich voordoen en er kunnen veel overleggen plaatsvinden, wat het lastig kan maken voldoende focus te houden op hetgeen wat je aan het begin van de dag van plan was te te bereiken. De interactie met de PO kan heel veel helpen. Een mooie bijvangst hiervan is dat de PO informatie ontvangt over status en voortgang. Dit kan zich vertalen naar advies naar de teamleden zelf, de MPB of de PM waarmee tussentijds bijgestuurd kan worden. Als laatste is het gezamenlijk ervaren van voortgang stimulerend voor nog meer voortgang. Als men ervaart dat er hard gewerkt wordt kan het zomaar zo zijn dat de ander niet wil achterblijven ook aan de slag wil om zijn beste beentje voor te zetten. Ook hierbij kan vanuit een helicopterbeeld de PO de projectmanager/ MPB-er helpen. Het dient allemaal wel behapbaar te blijven, we willen niet onderweg teamleden verliezen voortgang is mooi maar het moet wel leuk blijven.
De uitwerking gaat als vanouds, via het verslag. indien bij volgend overleg blijkt dat de afgesproken actie niet tijdig is opgepakt/ afgehandeld, wordt daar door het team op ingezoomd. Hoe is dat ontstaan, wanneer is de actiehouder begonnen wat gebeurde er toen. Het teveel aan aandacht tijdens het overleg beweegt teamleden actiever dat in de toekomst te willen voorkomen.
Ieder voorstel heeft uiteraard zijn voor en nadelen. Kies met de MPB/ voorzitter de methode die het meest passend is om de voortgang te vinden waar het team naar op zoek is.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Tijdens overleggen kan het voorkomen dat acties geformuleerd worden welke worden meegenomen in het verslag.
Aan deze werkwijze zit helaas vaak een groot nadeel gekoppeld. Indien de teamleden de actie niet ook zelf hebben opgeschreven ergens (wat lang niet altijd even praktisch is om te doen tijdens het overleg aangezien je ook met elkaar in gesprek bent), dan kan het zomaar zo zijn dat het een aardige tijd duurt voordat de teamleden deze toegekende acties ook daadwerkelijk zien. Het uitwerken van het verslag incl. van concept naar definitief kan zomaar aardig wat tijd kosten. Allemaal werktijd die voor de teamleden mogelijk niet wordt ingezet om aan hun acties te werken (aangezien de acties niet in beeld zijn). Vooral in het geval dat enkele dagen voor het volgende overleg het verslag door de teamleden wordt ontvangen, kan het zomaar zo zijn dat in het volgende overleg geconstateerd wordt dat de ontwikkelingen op de acties achter blijven.
De basis is eenvoudig. Iedere aanwezige is verantwoordelijk voor zijn eigen geaccepteerde acties en de afhandeling hiervan. Binnen het team spreekt men elkaar aan op houding en gedrag indien deze niet aansluiten op de verwachtingen.
De praktijk kan weerbarstiger zijn, waarbij actie bewaking en afhandeling een knelpunt vormen voor het overleg. Elke keer weer dezelfde acties samen doorspreken, waarbij er nauwelijks acties van de lijst af gaan, maar het makkelijk is om acties aan de lijst toe te voegen. In dat geval kan het een idee zijn om een nieuwe methode voor het team te vinden, waarbij de energie van het overleg weer gaat toenemen. Let wel op dat niet iedereen dezelfde prioriteiten heeft. Iedereen zit in meerdere teams. Niet elk team kan voor iedereen op de 1e plaats komen. Draag zorg voor haalbare afspraken niet wat meest wenselijk klinkt maar in de praktijk nooit gehaald wordt.
De acties worden niet meer in het verslag opgenomen maar eenieder noteert zijn eigen acties. Dit betekent dat tijdens het overleg het mogelijk moet zijn om dit op tijd op te schrijven. De PO bewaakt dat desbetreffende personen ook daadwerkelijk gaan schrijven.
De gezamenlijk verwoorde acties worden voor iedereen zichtbaar uitgewerkt tijdens het overleg. bv. met beamer of via teams in de chat. Na afloop van het overleg wordt deze uitwerking direct met eenieder gedeeld los van het verslag.
Alle acties worden verzameld door de PO en periodiek met de separate teamleden besproken. Zijn de acties nog scherp, loopt de voortgang t.b.v. het volgende teamafstemmoment. Deze optie kan heel wat teamleden helpen die vanuit werkdruk zoekende zijn waar te beginnen. Op een dag kunnen veel ontwikkelingen zich voordoen en er kunnen veel overleggen plaatsvinden, wat het lastig kan maken voldoende focus te houden op hetgeen wat je aan het begin van de dag van plan was te te bereiken. De interactie met de PO kan heel veel helpen. Een mooie bijvangst hiervan is dat de PO informatie ontvangt over status en voortgang. Dit kan zich vertalen naar advies naar de teamleden zelf, de MPB of de PM waarmee tussentijds bijgestuurd kan worden. Als laatste is het gezamenlijk ervaren van voortgang stimulerend voor nog meer voortgang. Als men ervaart dat er hard gewerkt wordt kan het zomaar zo zijn dat de ander niet wil achterblijven ook aan de slag wil om zijn beste beentje voor te zetten. Ook hierbij kan vanuit een helicopterbeeld de PO de projectmanager/ MPB-er helpen. Het dient allemaal wel behapbaar te blijven, we willen niet onderweg teamleden verliezen voortgang is mooi maar het moet wel leuk blijven.
De uitwerking gaat als vanouds, via het verslag. indien bij volgend overleg blijkt dat de afgesproken actie niet tijdig is opgepakt/ afgehandeld, wordt daar door het team op ingezoomd. Hoe is dat ontstaan, wanneer is de actiehouder begonnen wat gebeurde er toen. Het teveel aan aandacht tijdens het overleg beweegt teamleden actiever dat in de toekomst te willen voorkomen.
Ieder voorstel heeft uiteraard zijn voor en nadelen. Kies met de MPB/ voorzitter de methode die het meest passend is om de voortgang te vinden waar het team naar op zoek is.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
