Verslaglegging (leg vast wat er besproken is) klinkt eenvoudiger dan dat het soms is. Vastlegging kan je baseren op bv. een dictafoon of direct via een app te laten uitwerken. In dat geval zijn de woorden die uitgesproken zijn in ieder geval op papier te krijgen. Maar het besprokene in het overleg is meer dan het gesproken woord. Veel van onze communicatie is non-verbaal. De klemtoon/ het gebaar kan net het verschil betekenen in wat besproken is. Daarnaast kunnen woorden op papier anders worden gelezen dan wat bedoeld is. Stel je zou de bijeenkomst met camera opnemen, zelfs dan kan het zo zijn dat achteraf de interpretatie van de uitwerking anders is dan wat werkelijk gebeurd is.
Dit kan als volgt worden veroorzaakt:
Wat is het doel van de uitwerking? Indien het een korte beschrijving van de besproken punten betreft, zodat je bv. ter voorbereiding van het volgende overleg kan kijken wat er ook alweer de vorige keer besproken is, dan is een verslag een mooi hulpmiddel. Net een stukje tekst en uitleg in hoofdlijnen van besproken punten om een handvat te bieden voor de volgende keer.
Indien het verslag wordt gebruikt als een soort van contractstuk waarmee andere partijen gebonden worden aan wat afgestemd is, dan kan het verslag minder handig zijn, dan is het uitwerken van het contract / de afspraken/ de besluiten zelf te adviseren. Overleggen zijn een mooi hulpmiddel om de inhoudt van deze belangrijke documentatie vorm te geven, maar niet zo handig om direct als bindend te gebruiken. Dat wekt politieke spellen in de hand waarbij het handig en op de juiste momenten praten/ prikkelen/ sugesties te wekken dan gebruikt kunnen worden om naast wat op papier in contractvorm onderhandelt wordt een eigen vorm te geven die niet altijd overeenkomt met wat de andere partij daadwerkelijk ook wil bereiken. => het slim bespreken waarbij het lijkt dat er overeenstemming is maar je achteraf de ander een hak kan zetten met wat deze onbedoeld heeft toegezegd.
In deze mogelijke gevaarlijke situaties heb ik in het verleden gemerkt dat dan het vaststellen van verslagen "ter informatie" het maximale gewenste acceptatie niveau is van het verslag.
Deze (mogelijke) situatie kan voorkomen worden door:
Verslaglegging in hoofdlijnen te houden + acties en besluiten samen tijdens de afstemming (in beeld) te definieren, zodat eenieder ziet hoe e.e.a. verwoord wordt, zodat de uitwerking maximaal wordt gedragen na afloop van de afstemming.
Een belangrijk ander aspect om niet te vergeten in relatie tot verslaglegging is het volgende: Voorafgaand aan het overleg en direct na het overleg zullen de aanwezigen ook met elkaar praten. Tijdens deze momenten kan het zomaar gaan over een deel van de inhoud of het gevoel dat men aan het overleg over gaat houden. Deze momenten worden echter niet meegenomen in de vastlegging. Voor de betrokkenen kan dit wel als onderdeel van het overleg worden ervaren hoewel dit deel van de afstemming als het goed is niet in de vastlegging terug te vinden zal zijn. Naast deze raakvlakken zijn er mogelijk nog tal van andere tussentijdse informele afstemmingsmomenten tussen aanwezigen van het overleg. Tijdens deze afstemmingen kunnen ontwikkelingen ontstaan gekoppeld aan wat in het overleg besproken is. Indien het idee is dat de totstandkoming van besluiten middels verslaglegging wordt vastgelegd, dan zou je ook al deze momenten dienen vast te leggen (zijn immers onderdeel van het geheel) wat uiteraard totaal niet wenselijk of haalbaar is. Ook deze reden is belangrijk om mee te nemen in het idee "we leggen alles vast wat tot het besluit heeft geleid", dat is in de praktijk niet het geval, alleen het deel van de ijsberg wat boven water te zien is is vastgelegd, de rest is onzichtbaar onderwater ook aanwezig.
Het is niet erg dat er meer is dan wat besproken is in de formele overlegmomenten. De samenwerking opzoeken/ het samen werken aan de team ambitie blijft een mooi en belangrijk uitgangspunt om samen dit ook te bereiken. De informatie is vooral bedoeld voor aanwezigen van overleggen vooraf goed te bepalen wat we willen bereiken met de verslaglegging, zodat de uitwerking helpend is/ blijft tot de ambitie die de aanwezigen samen willen bereiken.
Verslaglegging: hou het kort.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Verslaglegging (leg vast wat er besproken is) klinkt eenvoudiger dan dat het soms is. Vastlegging kan je baseren op bv. een dictafoon of direct via een app te laten uitwerken. In dat geval zijn de woorden die uitgesproken zijn in ieder geval op papier te krijgen. Maar het besprokene in het overleg is meer dan het gesproken woord. Veel van onze communicatie is non-verbaal. De klemtoon/ het gebaar kan net het verschil betekenen in wat besproken is. Daarnaast kunnen woorden op papier anders worden gelezen dan wat bedoeld is. Stel je zou de bijeenkomst met camera opnemen, zelfs dan kan het zo zijn dat achteraf de interpretatie van de uitwerking anders is dan wat werkelijk gebeurd is.
Dit kan als volgt worden veroorzaakt:
Wat is het doel van de uitwerking? Indien het een korte beschrijving van de besproken punten betreft, zodat je bv. ter voorbereiding van het volgende overleg kan kijken wat er ook alweer de vorige keer besproken is, dan is een verslag een mooi hulpmiddel. Net een stukje tekst en uitleg in hoofdlijnen van besproken punten om een handvat te bieden voor de volgende keer.
Indien het verslag wordt gebruikt als een soort van contractstuk waarmee andere partijen gebonden worden aan wat afgestemd is, dan kan het verslag minder handig zijn, dan is het uitwerken van het contract / de afspraken/ de besluiten zelf te adviseren. Overleggen zijn een mooi hulpmiddel om de inhoudt van deze belangrijke documentatie vorm te geven, maar niet zo handig om direct als bindend te gebruiken. Dat wekt politieke spellen in de hand waarbij het handig en op de juiste momenten praten/ prikkelen/ sugesties te wekken dan gebruikt kunnen worden om naast wat op papier in contractvorm onderhandelt wordt een eigen vorm te geven die niet altijd overeenkomt met wat de andere partij daadwerkelijk ook wil bereiken. => het slim bespreken waarbij het lijkt dat er overeenstemming is maar je achteraf de ander een hak kan zetten met wat deze onbedoeld heeft toegezegd.
In deze mogelijke gevaarlijke situaties heb ik in het verleden gemerkt dat dan het vaststellen van verslagen "ter informatie" het maximale gewenste acceptatie niveau is van het verslag.
Deze (mogelijke) situatie kan voorkomen worden door:
Verslaglegging in hoofdlijnen te houden + acties en besluiten samen tijdens de afstemming (in beeld) te definieren, zodat eenieder ziet hoe e.e.a. verwoord wordt, zodat de uitwerking maximaal wordt gedragen na afloop van de afstemming.
Een belangrijk ander aspect om niet te vergeten in relatie tot verslaglegging is het volgende: Voorafgaand aan het overleg en direct na het overleg zullen de aanwezigen ook met elkaar praten. Tijdens deze momenten kan het zomaar gaan over een deel van de inhoud of het gevoel dat men aan het overleg over gaat houden. Deze momenten worden echter niet meegenomen in de vastlegging. Voor de betrokkenen kan dit wel als onderdeel van het overleg worden ervaren hoewel dit deel van de afstemming als het goed is niet in de vastlegging terug te vinden zal zijn. Naast deze raakvlakken zijn er mogelijk nog tal van andere tussentijdse informele afstemmingsmomenten tussen aanwezigen van het overleg. Tijdens deze afstemmingen kunnen ontwikkelingen ontstaan gekoppeld aan wat in het overleg besproken is. Indien het idee is dat de totstandkoming van besluiten middels verslaglegging wordt vastgelegd, dan zou je ook al deze momenten dienen vast te leggen (zijn immers onderdeel van het geheel) wat uiteraard totaal niet wenselijk of haalbaar is. Ook deze reden is belangrijk om mee te nemen in het idee "we leggen alles vast wat tot het besluit heeft geleid", dat is in de praktijk niet het geval, alleen het deel van de ijsberg wat boven water te zien is is vastgelegd, de rest is onzichtbaar onderwater ook aanwezig.
Het is niet erg dat er meer is dan wat besproken is in de formele overlegmomenten. De samenwerking opzoeken/ het samen werken aan de team ambitie blijft een mooi en belangrijk uitgangspunt om samen dit ook te bereiken. De informatie is vooral bedoeld voor aanwezigen van overleggen vooraf goed te bepalen wat we willen bereiken met de verslaglegging, zodat de uitwerking helpend is/ blijft tot de ambitie die de aanwezigen samen willen bereiken.
Verslaglegging: hou het kort.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
