Tijdens overleggen kunnen door de teamleden besluiten worden genomen. Indien een besluit wordt genomen vraag je wat van het besluit exact op papier dient te komen. Dit kan je het beste in beeld brengen bij alle aanwezigen (beamer/ via chat van Teams) zodat eenieder kan zien hoe het besluit gedefinieerd is. Laat het besluit zo smart mogelijk kan worden gemaakt. Het "de rest snappen we wel/ komt wel goed" gedachte is wel vaker alsnog bron voor misinterpretatie van wat bedoeld/ besproken is.
Kijk ook bij de definitie of duidelijk is op welke systemen/ processen/ producten dit betrekking heeft. Wat zit aan de voorkant van het besluit wat is het eindresultaat. Hoe duidelijker de relatie van het besluit is ten opzichte van de bestaande projectambitie des te beter het besluit vertaald kan worden naar de personen die hiermee daarna aan de slag gaan/ de personen die invulling aan het besluit gaan geven. Het komt vaak voor dat tijdens het overleg eenvoudig lijkt en onderdeel is van het gesprek zelf, waarna voor niet aanwezigen van het overleg het een raadsel is hoe zo goed mogelijk hier invulling aan te geven.
Het is niet altijd even goed mogelijk/ gepast om bovenstaande vragen tijdens het overleg te stellen (wordt ervaren als onnodige vertraging in het overleg). Toch zijn de vragen niet altijd misplaatst en geeft dit in het overleg de aanwezigen ook even de gelegenheid stil te staan bij wat net besproken is en opnieuw te checken voor zichzelf dat het besluit inderdaad aansluit op hun eigen verwachting. Een belangrijke toegevoegde waarde voor de betrokkenen. Indien het heel lastig is om het besluit goed te definiëren kan de groep zich ook afvragen of het handig is om dit via de notulen te doen of hier juist een separate uitwerking van te laten maken die in het volgende overleg door de aanwezigen bekrachtigd kan worden.
De belangrijkste project besluiten worden vaak vergezeld met (natte) handtekeningen. Met deze waardevolle toevoeging weten de betrokkenen nog beter waar ze aan toe zijn en hoe gedragen het besluit is. Het kan voorkomen dat handtekening wenselijk is maar nog niet gezet is. Voor deze besluiten kan je desbetreffende personen benaderen de handtekening alsnog te zetten. Een stap die wel vaker uit blijft omdat men het besluit niet wil "jinksen". Toch is deze actie belangrijk. De ander heeft geen probleem en tekent vrijwel direct na de gestelde vraag of de ander heeft mogelijk wel een probleem bij het besluit informatie die handig is om dan ook zo snel mogelijk te weten, zodat opvolgactie gestart kan worden. Het uitblijven van het besluit/ stilvallen van werk en daarna alsnog geen handtekening krijgen omdat men het niet eens is met het besluit is hierbij het slechtste scenario voor het project.
De in het project genomen besluiten worden door de Ambitiemanager vastgelegd in de database. Per besluit wordt vastgelegd wie het besluit genomen is, waar deze ontstaan is en bijhorende achterliggers. De beheerder van dit archief is de ambitie manager.
De projectbesluiten worden beheerd door de ambitie manager. Deze manager bewaakt de afgesproken projectambities waar deze besluiten onderdeel van uitmaken. Draag er zorg voor dat de besluiten met de AM gedeeld worden. Daarnaast heeft elk besluit een project interne eigenaar. Dit zijn de contactpersonen die indien nodig/ wenselijk toelichting kunnen geven op het besluit en met de anderen met wie het besluit samen genomen is in gesprek kan gaan indien het besluit herzien/ aangepast dient te worden.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Tijdens overleggen kunnen door de teamleden besluiten worden genomen. Indien een besluit wordt genomen vraag je wat van het besluit exact op papier dient te komen. Dit kan je het beste in beeld brengen bij alle aanwezigen (beamer/ via chat van Teams) zodat eenieder kan zien hoe het besluit gedefinieerd is. Laat het besluit zo smart mogelijk kan worden gemaakt. Het "de rest snappen we wel/ komt wel goed" gedachte is wel vaker alsnog bron voor misinterpretatie van wat bedoeld/ besproken is.
Kijk ook bij de definitie of duidelijk is op welke systemen/ processen/ producten dit betrekking heeft. Wat zit aan de voorkant van het besluit wat is het eindresultaat. Hoe duidelijker de relatie van het besluit is ten opzichte van de bestaande projectambitie des te beter het besluit vertaald kan worden naar de personen die hiermee daarna aan de slag gaan/ de personen die invulling aan het besluit gaan geven. Het komt vaak voor dat tijdens het overleg eenvoudig lijkt en onderdeel is van het gesprek zelf, waarna voor niet aanwezigen van het overleg het een raadsel is hoe zo goed mogelijk hier invulling aan te geven.
Het is niet altijd even goed mogelijk/ gepast om bovenstaande vragen tijdens het overleg te stellen (wordt ervaren als onnodige vertraging in het overleg). Toch zijn de vragen niet altijd misplaatst en geeft dit in het overleg de aanwezigen ook even de gelegenheid stil te staan bij wat net besproken is en opnieuw te checken voor zichzelf dat het besluit inderdaad aansluit op hun eigen verwachting. Een belangrijke toegevoegde waarde voor de betrokkenen. Indien het heel lastig is om het besluit goed te definiëren kan de groep zich ook afvragen of het handig is om dit via de notulen te doen of hier juist een separate uitwerking van te laten maken die in het volgende overleg door de aanwezigen bekrachtigd kan worden.
De belangrijkste project besluiten worden vaak vergezeld met (natte) handtekeningen. Met deze waardevolle toevoeging weten de betrokkenen nog beter waar ze aan toe zijn en hoe gedragen het besluit is. Het kan voorkomen dat handtekening wenselijk is maar nog niet gezet is. Voor deze besluiten kan je desbetreffende personen benaderen de handtekening alsnog te zetten. Een stap die wel vaker uit blijft omdat men het besluit niet wil "jinksen". Toch is deze actie belangrijk. De ander heeft geen probleem en tekent vrijwel direct na de gestelde vraag of de ander heeft mogelijk wel een probleem bij het besluit informatie die handig is om dan ook zo snel mogelijk te weten, zodat opvolgactie gestart kan worden. Het uitblijven van het besluit/ stilvallen van werk en daarna alsnog geen handtekening krijgen omdat men het niet eens is met het besluit is hierbij het slechtste scenario voor het project.
De in het project genomen besluiten worden door de Ambitiemanager vastgelegd in de database. Per besluit wordt vastgelegd wie het besluit genomen is, waar deze ontstaan is en bijhorende achterliggers. De beheerder van dit archief is de ambitie manager.
De projectbesluiten worden beheerd door de ambitie manager. Deze manager bewaakt de afgesproken projectambities waar deze besluiten onderdeel van uitmaken. Draag er zorg voor dat de besluiten met de AM gedeeld worden. Daarnaast heeft elk besluit een project interne eigenaar. Dit zijn de contactpersonen die indien nodig/ wenselijk toelichting kunnen geven op het besluit en met de anderen met wie het besluit samen genomen is in gesprek kan gaan indien het besluit herzien/ aangepast dient te worden.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
