De projectondersteuner draagt zorg voor het inplannen van de overleggen voor bepaalde teamleden. Dit kunnen kleine 1 op 1 overleggen zijn maar ook overleggen waar grotere groepen aanwezigen verwacht worden.
Bij het inplannen van een nieuwe serie wordt gekeken of het 1e aankomende overleg lastig is in te plannen/ snel dient te gebeuren, zo ja dan begin je met dat 1e overleg. Indien nog geen haast aanwezig is dan begin je zo ver weg mogelijk in de tijd met de serie.
Hoe verder in de tijd des te leger de agenda's zijn wat het relatief makkelijk maakt om het overleg in te plannen. Hoe dichter bij je komt in de tijd des te meer de agenda's mogelijk al geblokt zijn voor andere overleggen. Dat worden dan de echte zoekplaatjes naar goede passende mogelijkheden.
Bepaal met de voorzitter samen wie echt aanwezig dient te zijn en wie meer optioneel uitgenodigd zijn (waar van toepassing). Dat helpt voor het plannen van overleggen waarbij het niet lukt om iedereen samen aan tafel te krijgen.
Draag er zorg voor dat je daar waar mogelijk toegang hebt tot alle agenda's van de personen waar je overleggen voor/ mee wil inplannen.
Vraag aan teamleden waar je vaak overleggen voor inplant hoe je de agenda van die persoon het beste kan lezen. Wat is vast/ wat is flexibeler van aard. Bekendheid met andermans agenda beheer helpt om afspraken makkelijker ingepland te krijgen.
Indien afspraakseries worden ingepland ga je uiterlijk 3 maanden voordat de serie afloopt ede nieuwe serie aan de agenda toevoegen. Doordat het nog 3 maanden duurt voordat de serie afloopt is de kans groot dat de agenda's nog niet zijn volgelopen met kleinere/ meer ad hoc overleggen waardoor het inpassen van een overleg een echt obstakel wordt.
probeer samen te voorkomen dat afspraken (teveel) verplaatst worden. Het op korte termijn verplaatsen van een overleg omdat het even niet uit komt klinkt eenvoudig, maar levert in de praktijk veel extra werk op. In veel gevallen kan het dan handiger zijn aan die persoon te vragen zelf het overleg te verplaatsen of bij andere momenten waar alle aanwezigen ook aanwezig zijn dan te vragen wat een gezamenlijk beter moment is. Het verplaatsen is gekoppeld aan prioriteiten. Het kan zijn dat het te verzetten overleg niet belangrijk genoeg is, in dat geval kan wellicht ook ervoor worden gekozen het overleg te laten vervallen of de belangrijkste strekking 1 op 1 met de anderen af te stemmen of via de mail. In de praktijk zal het uitkomen op ene verzoek om toch het overleg te verplaatsen (een makkelijk te starten actie waar de ander geen tijd aan kwijt is), waar de PO dan vaak ook invulling aan zal geven. De aanbeveling is om de hoeveelheid hiervan te bewaken en mee te nemen in de periodieke afstemming met de manager projectbeheersing.
indien teamleden verjaardagen, locatie aanwezigheid e.d. in de agenda hebben staan, is het het handigste als deze als dagactiviteit weergave "beschikbaar" in de agenda worden geplaatst.
Voorkom dat agenda's van de teamleden vollopen met een aaneengesloten hoeveelheid overleggen. Dit gaat ten koste van de kwaliteit van de gesprekken en ten koste van de acties die door het teamlid na afloop van het overleg zou willen uitzetten. Plan extra tijdsblokken in om dit te voorkomen "naar overleg toe gaan"/ "uitwerken x"e.d. Indien afspraken op externe locaties plaatsvinden is het zowiezo aan te bevelen om ook de reis naar de locatie en de terugreis in de agenda mee te nemen.
Blok vakantiedagen als vergadering met status bezet of niet aanwezig. Dit maakt het voor iedereen helder dat op dat op die dagen geen overleggen ingepland kunnen worden.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
De projectondersteuner draagt zorg voor het inplannen van de overleggen voor bepaalde teamleden. Dit kunnen kleine 1 op 1 overleggen zijn maar ook overleggen waar grotere groepen aanwezigen verwacht worden.
Bij het inplannen van een nieuwe serie wordt gekeken of het 1e aankomende overleg lastig is in te plannen/ snel dient te gebeuren, zo ja dan begin je met dat 1e overleg. Indien nog geen haast aanwezig is dan begin je zo ver weg mogelijk in de tijd met de serie.
Hoe verder in de tijd des te leger de agenda's zijn wat het relatief makkelijk maakt om het overleg in te plannen. Hoe dichter bij je komt in de tijd des te meer de agenda's mogelijk al geblokt zijn voor andere overleggen. Dat worden dan de echte zoekplaatjes naar goede passende mogelijkheden.
Bepaal met de voorzitter samen wie echt aanwezig dient te zijn en wie meer optioneel uitgenodigd zijn (waar van toepassing). Dat helpt voor het plannen van overleggen waarbij het niet lukt om iedereen samen aan tafel te krijgen.
Draag er zorg voor dat je daar waar mogelijk toegang hebt tot alle agenda's van de personen waar je overleggen voor/ mee wil inplannen.
Vraag aan teamleden waar je vaak overleggen voor inplant hoe je de agenda van die persoon het beste kan lezen. Wat is vast/ wat is flexibeler van aard. Bekendheid met andermans agenda beheer helpt om afspraken makkelijker ingepland te krijgen.
Indien afspraakseries worden ingepland ga je uiterlijk 3 maanden voordat de serie afloopt ede nieuwe serie aan de agenda toevoegen. Doordat het nog 3 maanden duurt voordat de serie afloopt is de kans groot dat de agenda's nog niet zijn volgelopen met kleinere/ meer ad hoc overleggen waardoor het inpassen van een overleg een echt obstakel wordt.
probeer samen te voorkomen dat afspraken (teveel) verplaatst worden. Het op korte termijn verplaatsen van een overleg omdat het even niet uit komt klinkt eenvoudig, maar levert in de praktijk veel extra werk op. In veel gevallen kan het dan handiger zijn aan die persoon te vragen zelf het overleg te verplaatsen of bij andere momenten waar alle aanwezigen ook aanwezig zijn dan te vragen wat een gezamenlijk beter moment is. Het verplaatsen is gekoppeld aan prioriteiten. Het kan zijn dat het te verzetten overleg niet belangrijk genoeg is, in dat geval kan wellicht ook ervoor worden gekozen het overleg te laten vervallen of de belangrijkste strekking 1 op 1 met de anderen af te stemmen of via de mail. In de praktijk zal het uitkomen op ene verzoek om toch het overleg te verplaatsen (een makkelijk te starten actie waar de ander geen tijd aan kwijt is), waar de PO dan vaak ook invulling aan zal geven. De aanbeveling is om de hoeveelheid hiervan te bewaken en mee te nemen in de periodieke afstemming met de manager projectbeheersing.
indien teamleden verjaardagen, locatie aanwezigheid e.d. in de agenda hebben staan, is het het handigste als deze als dagactiviteit weergave "beschikbaar" in de agenda worden geplaatst.
Voorkom dat agenda's van de teamleden vollopen met een aaneengesloten hoeveelheid overleggen. Dit gaat ten koste van de kwaliteit van de gesprekken en ten koste van de acties die door het teamlid na afloop van het overleg zou willen uitzetten. Plan extra tijdsblokken in om dit te voorkomen "naar overleg toe gaan"/ "uitwerken x"e.d. Indien afspraken op externe locaties plaatsvinden is het zowiezo aan te bevelen om ook de reis naar de locatie en de terugreis in de agenda mee te nemen.
Blok vakantiedagen als vergadering met status bezet of niet aanwezig. Dit maakt het voor iedereen helder dat op dat op die dagen geen overleggen ingepland kunnen worden.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
