Het op orde krijgen en houden van de projectcapaciteit is vaak een samenspel tussen afdeling, project en de ambitie.
De Projectambitie welke wordt afgestemd tussen de intern opdrachtgever en het projectteam bepaald de benodigde capaciteit om deze ook waar te kunnen maken. Aangezien beschikbare capaciteit vaak een knelpunt is wordt bij deze afstemming de haalbaarheid van de ambitie gezamenlijk vastgesteld. Het is onbekend of gehaalde resultaten uit het verleden ook zullen leiden tot een goede invulling van de ambitie in de toekomst. De opdracht kan anders van aard zijn, belangen kunnen veranderen en de teamsamenstelling zal in de tijd veranderen.
De afdeling dient de projectteams te voorzien van de benodigde teamleden om de opdrachten ook te kunnen realiseren. Deze belangen gaan verder dan de losse projecten op zich zelf, waardoor de vraag vanuit het team niet perse hoeft te eindigen in een daadwerkelijke toekenning vanuit de afdeling. Indien het voortkomt dat verschil ontstaat tussen hele succesvolle en minder succesvolle teams is het nog lastiger in te schatten welke capaciteitshoeveelheid nu daadwerkelijk nodig is om van alle projecten een succes te maken. Succes is hierbij wel vaker gekoppeld aan het bereiken van efficiëntie op de inzet waardoor minder tijd nodig is voor hetzelfde werk wat elders ook wordt uitgevoerd (zonder dat men hier goed de vinger op kan leggen).
Het projectteam die de ambitie geaccepteerd heeft ervaart zelf ook (minder) efficiëntere perioden. Organisatie ontwikkelingen, teamlid wisselingen veranderingen van kennis en ervaringsniveaus van teamleden hebben tot gevolg dat de capaciteitsvraag kan veranderen los van wat normaal verwacht zou worden. Grote organisatorische wijzigingen kunnen op grote schaal zand in de radars strooien waar de separate projectteams lang de nadelige effecten van kan ondervinden. Het niet halen van wellicht extern beloofde resultaten leidt wel vaker tot een toename van het aantal controles/ toename van rapportage behoefte wat juist in de fase dat alles minder soepel loopt dan gehoopt niet echt handig is en kan leiden tot de self fullfilling profency.
Projectteam intern is hier alsnog een goede totaalinvulling aan te geven dat gaat als volgt:
Het projectteam bepaalt team intern de vraag, wat is de capaciteit die nodig is voor het project op korte en langere termijn. deze intern afgestemde en vastgestelde vraag wordt in de capaciteitsuitwerking van de organisatie 100% overgenomen. Zonder deze toekenning kan de projectambitie niet worden gehaald. De projectteam intern verantwoordelijke IPM rolhouder stemt deze vraag af met zijn afdelingshoofd, zodat de vraag eerder bekent is dan opgenomen in de organisatie capaciteitsuitwerking.
Vanuit de IPM afdelingshoofden vindt na afstemming met de IPM rolhouder en de organisatie interne afstemming toekenning plaats. Deze toekenning kan 100% van de vraag zijn, maar het kan ook minder dan 100% van de vraag zijn.
Na toekenning vindt daar waar nodig de werving en selectie plaats waarna de medewerker de bijdrage gaat leveren aan de projectambities. Bij de volgende capaciteitsmanagement update (of verder in de tijd) komt naar voren dat de capaciteit toereikend is of niet. Het kan zijn dat niet alle capaciteit is toegekend wat leidt tot achterstand in de planning/ verlies van geloof in de haalbaarheid van de ambitie en de haalbaarheid van de mijlpalen in gevaar komen. Indien dan alsnog capaciteit ontoereikend blijft heeft de projectmanager alsnog een keuze. De werkelijkheid blijft dynamisch één kleine mogelijk onzichtbare wijziging kan net zo goed ervoor zorg dragen dat de projectambitie makkelijk wordt gerealiseerd ook al is de totale inzet niet toegenomen of zelfs afgenomen. Dit blijft een wonderlijk geheel waar de opdrachtgever, de afdelingshoofden en het projectteam met elkaar in gesprek dient te blijven om samen de organisatie ambitie zo goed mogelijk vorm te blijven geven.
De projectmanager is verantwoordelijk voor de geaccepteerde ambitie. Bij deze ambitie horen ook afgestemde voorwaarden. Het kan zijn dat invulling op de voorwaarden ontbreekt of dat de voorwaarden vooraf niet goed zijn ingeschat waardoor de ambitie onhaalbaar is. Dit betekend dat de projectmanager in dat geval hier het gesprek over aan kan gaan. Welk deel van de in opdrachtgegeven ambitie kan niet meer garant voor worden gestaan/ wordt teruggegeven aan de intern opdrachtgever om zo ook het team te beschermen en er samen voor te zorgen dat verlies van effectiviteit onnodig verder gaat toenemen. Het verlagen van de team ambitie kan het redmiddel zijn voor het team om alsnog met de toegekende beperkte capaciteit de rest van de ambitie alsnog waar te maken. Ook deze aanpassingen wordt besproken met de capaciteit leverende afdelingen om zo alsnog een zo goed mogelijk totaalplaatje van de organisatie te blijven vormen.
Wat er ook gebeurd m.b.t. de capaciteitsinzet. De effecten blijven een keuze die het beste zo expliciet mogelijk genomen kunnen worden. Het projectteam is niet een slachtoffer maar is zelf actief onderdeel van dit capaciteitsspel.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: CM01 Capaciteitsmanagement
Naar: CM02 Opstellen capaciteitsoverzicht
Naar: CM03 Actualiseren capaciteitsoverzicht
Naar: CM04 Meerjarendoorkijk
Naar: CM05 CapMan afstemming
Naar: CM06 Aanvraag tot Inhuur
Naar: CM07 Input ten bate van rapportages
Naar: CM08 CM Raakvlakken
Naar: CM09 Vraag, toekenning en werkelijk
Naar: CM10 Vast, inhuur, uitbesteding
Naar: CM11 Toepassing wet DBA
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Het op orde krijgen en houden van de projectcapaciteit is vaak een samenspel tussen afdeling, project en de ambitie.
De Projectambitie welke wordt afgestemd tussen de intern opdrachtgever en het projectteam bepaald de benodigde capaciteit om deze ook waar te kunnen maken. Aangezien beschikbare capaciteit vaak een knelpunt is wordt bij deze afstemming de haalbaarheid van de ambitie gezamenlijk vastgesteld. Het is onbekend of gehaalde resultaten uit het verleden ook zullen leiden tot een goede invulling van de ambitie in de toekomst. De opdracht kan anders van aard zijn, belangen kunnen veranderen en de teamsamenstelling zal in de tijd veranderen.
De afdeling dient de projectteams te voorzien van de benodigde teamleden om de opdrachten ook te kunnen realiseren. Deze belangen gaan verder dan de losse projecten op zich zelf, waardoor de vraag vanuit het team niet perse hoeft te eindigen in een daadwerkelijke toekenning vanuit de afdeling. Indien het voortkomt dat verschil ontstaat tussen hele succesvolle en minder succesvolle teams is het nog lastiger in te schatten welke capaciteitshoeveelheid nu daadwerkelijk nodig is om van alle projecten een succes te maken. Succes is hierbij wel vaker gekoppeld aan het bereiken van efficiëntie op de inzet waardoor minder tijd nodig is voor hetzelfde werk wat elders ook wordt uitgevoerd (zonder dat men hier goed de vinger op kan leggen).
Het projectteam die de ambitie geaccepteerd heeft ervaart zelf ook (minder) efficiëntere perioden. Organisatie ontwikkelingen, teamlid wisselingen veranderingen van kennis en ervaringsniveaus van teamleden hebben tot gevolg dat de capaciteitsvraag kan veranderen los van wat normaal verwacht zou worden. Grote organisatorische wijzigingen kunnen op grote schaal zand in de radars strooien waar de separate projectteams lang de nadelige effecten van kan ondervinden. Het niet halen van wellicht extern beloofde resultaten leidt wel vaker tot een toename van het aantal controles/ toename van rapportage behoefte wat juist in de fase dat alles minder soepel loopt dan gehoopt niet echt handig is en kan leiden tot de self fullfilling profency.
Projectteam intern is hier alsnog een goede totaalinvulling aan te geven dat gaat als volgt:
Het projectteam bepaalt team intern de vraag, wat is de capaciteit die nodig is voor het project op korte en langere termijn. deze intern afgestemde en vastgestelde vraag wordt in de capaciteitsuitwerking van de organisatie 100% overgenomen. Zonder deze toekenning kan de projectambitie niet worden gehaald. De projectteam intern verantwoordelijke IPM rolhouder stemt deze vraag af met zijn afdelingshoofd, zodat de vraag eerder bekent is dan opgenomen in de organisatie capaciteitsuitwerking.
Vanuit de IPM afdelingshoofden vindt na afstemming met de IPM rolhouder en de organisatie interne afstemming toekenning plaats. Deze toekenning kan 100% van de vraag zijn, maar het kan ook minder dan 100% van de vraag zijn.
Na toekenning vindt daar waar nodig de werving en selectie plaats waarna de medewerker de bijdrage gaat leveren aan de projectambities. Bij de volgende capaciteitsmanagement update (of verder in de tijd) komt naar voren dat de capaciteit toereikend is of niet. Het kan zijn dat niet alle capaciteit is toegekend wat leidt tot achterstand in de planning/ verlies van geloof in de haalbaarheid van de ambitie en de haalbaarheid van de mijlpalen in gevaar komen. Indien dan alsnog capaciteit ontoereikend blijft heeft de projectmanager alsnog een keuze. De werkelijkheid blijft dynamisch één kleine mogelijk onzichtbare wijziging kan net zo goed ervoor zorg dragen dat de projectambitie makkelijk wordt gerealiseerd ook al is de totale inzet niet toegenomen of zelfs afgenomen. Dit blijft een wonderlijk geheel waar de opdrachtgever, de afdelingshoofden en het projectteam met elkaar in gesprek dient te blijven om samen de organisatie ambitie zo goed mogelijk vorm te blijven geven.
De projectmanager is verantwoordelijk voor de geaccepteerde ambitie. Bij deze ambitie horen ook afgestemde voorwaarden. Het kan zijn dat invulling op de voorwaarden ontbreekt of dat de voorwaarden vooraf niet goed zijn ingeschat waardoor de ambitie onhaalbaar is. Dit betekend dat de projectmanager in dat geval hier het gesprek over aan kan gaan. Welk deel van de in opdrachtgegeven ambitie kan niet meer garant voor worden gestaan/ wordt teruggegeven aan de intern opdrachtgever om zo ook het team te beschermen en er samen voor te zorgen dat verlies van effectiviteit onnodig verder gaat toenemen. Het verlagen van de team ambitie kan het redmiddel zijn voor het team om alsnog met de toegekende beperkte capaciteit de rest van de ambitie alsnog waar te maken. Ook deze aanpassingen wordt besproken met de capaciteit leverende afdelingen om zo alsnog een zo goed mogelijk totaalplaatje van de organisatie te blijven vormen.
Wat er ook gebeurd m.b.t. de capaciteitsinzet. De effecten blijven een keuze die het beste zo expliciet mogelijk genomen kunnen worden. Het projectteam is niet een slachtoffer maar is zelf actief onderdeel van dit capaciteitsspel.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: CM01 Capaciteitsmanagement
Naar: CM02 Opstellen capaciteitsoverzicht
Naar: CM03 Actualiseren capaciteitsoverzicht
Naar: CM04 Meerjarendoorkijk
Naar: CM05 CapMan afstemming
Naar: CM06 Aanvraag tot Inhuur
Naar: CM07 Input ten bate van rapportages
Naar: CM08 CM Raakvlakken
Naar: CM09 Vraag, toekenning en werkelijk
Naar: CM10 Vast, inhuur, uitbesteding
Naar: CM11 Toepassing wet DBA
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
