AM04 Opstellen projectopdrachtformulier

Opstellen projectopdrachtformulier

De project opdracht betreft de opdracht van de interne opdrachtgever aan het projectteam. Deze komt als volgt tot stand:

‍

Globaal

In eerste instantie vindt een algemene afstemming plaats over een mogelijke projectscope die voor de organisatie interessant is om mogelijk te gaan realiseren. Deze scope wordt bij de afdeling waar deze in beeld komt verder afgetast/ uitgewerkt tot een basis waarin de verwachtingen in hoofdlijnen worden uitgewerkt.

Hoofdlijnen POF proces

Op enig moment komt de keuze dat het wenselijk is om de scope te gaan realiseren waarbij men graag een projectteam wil starten/ een opdracht wil geven te gaan realiseren. Het is handig om voor deze intern makkelijk ogende stap de randvoorwaarden en benodigde afstemmingen goed te doorlopen, zodat het team die deze ambitie gaat oppakken ook daadwerkelijk de juiste richting op kan gaan om deze vorm te geven.

‍

ten bate van de overdracht wordt het POF formulier gestart met als doel:

  1. De verwachting zo duidelijk mogelijk te definiëren. Wat niveau van schetsontwerp kan hebben t/m een besteksvorm. Normaliter wordt de uitwerking van het ontwerp door het projectteam gedaan wat betekent dat vanuit de interne organisatie alleen een algemeen beeld van de verwachting wordt meegegeven. Dit kan het totaal overigens ook belemmeren. Indien een specifiek resultaat voor ogen is, maar men in deze fase de verwachting niet goed mee geeft dan kan het zomaar zo zijn dat je iets anders als eindresultaat terug gaat ontvangen dan vooraf gewenst.
  2. bij de ambitie worden ook de andere randvoorwaarden meegegeven. Wat is het beschikbare budget, wat zijn de uitgangspunten waar het budget op gebaseerd is, hoeveel capaciteit dient het projectteam te hebben, wat zijn de risico's die al in beeld zijn, wanneer dient het werk gerealiseerd te zijn en waarom. Wat zijn de verwachtingen t.b.v. het terugleveren van het gerealiseerde resultaa (bv. garanties/ onderhoud). De afdeling die deze ambitie opdracht vorm geeft dient deze eerste invulling in het document vorm te geven waarna deze naar het projectteam kan worden verzonden.
  3. Het projectteam ontvangt het verzoek en gaat intern bepalen of de verwachting voor hen duidelijk is en hoe het team tegen de meegegevn parameters aan kijkt. Hoe wil het team de realisatie vorm gaan geven, wat zijn de verwachte kosten, hoe ziet de SSK raming eruit horende bij de oplossingsrichting op investeringsniveau, inclusief alle andere bijhorende kosten en wellicht ook gekoppeld aan de rest waar het projecteam al mee aan de slag is. hier komt uit of de opdracht maakbaar is en hoe men dit wil gaan bereiken.
  4. Nadat de maakbaaheid is bepaald vindt afstemming plaats tussen de teams. Wat is de bedoeling enerzijds ten opzichte van de uitwerking van de plannen en de terugkoppeling over de meegegeven randvoorwaarden. Op basis van afstemming dient een wederzijds acceptabele situatie te ontstaan waar beide teams vrede mee hebben. Als dat punt bereikt is kan het resultaat daarvan in de POF uitwerking definitief worden gemaakt.
  5. Als laatste volgt het organisatie interne formalisatie van de opdracht. dit betekend dat het team daarna weet hoe en waarmee ze aan de slag kunnen. aangezien de opdracht is vastgesteld wordt de ambitie daarna niet "even makkelijk" weer aangepast naar de laatste ontwikkelingen.

‍

‍

Naar: PB01 Projectbeheersing

Naar: AM01 Ambitiemanagement
Naar: AM02 Opstellen opdrachtenbewaking
Naar: AM03 Actualiseren opdrachtenbewaking
Naar: AM04 Opstellen projectopdrachtformulier
Naar: AM05 Opstellen/ actualiseren scope formulier
Naar: AM06 Beheer issue en wijzigingen lijst
Naar: AM07 Impact op baselines
Naar: AM08 (warme) overdracht
Naar: AM09 Input ten bate aan rapportages

Naar: AM10 AM Raakvlakken
Naar: AM11 Project freeze
Naar: AM12 Ambitie balans (TGCKPR)

Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning

‍

AM04 Opstellen projectopdrachtformulier

Opstellen projectopdrachtformulier

De project opdracht betreft de opdracht van de interne opdrachtgever aan het projectteam. Deze komt als volgt tot stand:

‍

Globaal

In eerste instantie vindt een algemene afstemming plaats over een mogelijke projectscope die voor de organisatie interessant is om mogelijk te gaan realiseren. Deze scope wordt bij de afdeling waar deze in beeld komt verder afgetast/ uitgewerkt tot een basis waarin de verwachtingen in hoofdlijnen worden uitgewerkt.

Hoofdlijnen POF proces

Op enig moment komt de keuze dat het wenselijk is om de scope te gaan realiseren waarbij men graag een projectteam wil starten/ een opdracht wil geven te gaan realiseren. Het is handig om voor deze intern makkelijk ogende stap de randvoorwaarden en benodigde afstemmingen goed te doorlopen, zodat het team die deze ambitie gaat oppakken ook daadwerkelijk de juiste richting op kan gaan om deze vorm te geven.

‍

ten bate van de overdracht wordt het POF formulier gestart met als doel:

  1. De verwachting zo duidelijk mogelijk te definiëren. Wat niveau van schetsontwerp kan hebben t/m een besteksvorm. Normaliter wordt de uitwerking van het ontwerp door het projectteam gedaan wat betekent dat vanuit de interne organisatie alleen een algemeen beeld van de verwachting wordt meegegeven. Dit kan het totaal overigens ook belemmeren. Indien een specifiek resultaat voor ogen is, maar men in deze fase de verwachting niet goed mee geeft dan kan het zomaar zo zijn dat je iets anders als eindresultaat terug gaat ontvangen dan vooraf gewenst.
  2. bij de ambitie worden ook de andere randvoorwaarden meegegeven. Wat is het beschikbare budget, wat zijn de uitgangspunten waar het budget op gebaseerd is, hoeveel capaciteit dient het projectteam te hebben, wat zijn de risico's die al in beeld zijn, wanneer dient het werk gerealiseerd te zijn en waarom. Wat zijn de verwachtingen t.b.v. het terugleveren van het gerealiseerde resultaa (bv. garanties/ onderhoud). De afdeling die deze ambitie opdracht vorm geeft dient deze eerste invulling in het document vorm te geven waarna deze naar het projectteam kan worden verzonden.
  3. Het projectteam ontvangt het verzoek en gaat intern bepalen of de verwachting voor hen duidelijk is en hoe het team tegen de meegegevn parameters aan kijkt. Hoe wil het team de realisatie vorm gaan geven, wat zijn de verwachte kosten, hoe ziet de SSK raming eruit horende bij de oplossingsrichting op investeringsniveau, inclusief alle andere bijhorende kosten en wellicht ook gekoppeld aan de rest waar het projecteam al mee aan de slag is. hier komt uit of de opdracht maakbaar is en hoe men dit wil gaan bereiken.
  4. Nadat de maakbaaheid is bepaald vindt afstemming plaats tussen de teams. Wat is de bedoeling enerzijds ten opzichte van de uitwerking van de plannen en de terugkoppeling over de meegegeven randvoorwaarden. Op basis van afstemming dient een wederzijds acceptabele situatie te ontstaan waar beide teams vrede mee hebben. Als dat punt bereikt is kan het resultaat daarvan in de POF uitwerking definitief worden gemaakt.
  5. Als laatste volgt het organisatie interne formalisatie van de opdracht. dit betekend dat het team daarna weet hoe en waarmee ze aan de slag kunnen. aangezien de opdracht is vastgesteld wordt de ambitie daarna niet "even makkelijk" weer aangepast naar de laatste ontwikkelingen.

‍

‍

Naar: PB01 Projectbeheersing

Naar: AM01 Ambitiemanagement
Naar: AM02 Opstellen opdrachtenbewaking
Naar: AM03 Actualiseren opdrachtenbewaking
Naar: AM04 Opstellen projectopdrachtformulier
Naar: AM05 Opstellen/ actualiseren scope formulier
Naar: AM06 Beheer issue en wijzigingen lijst
Naar: AM07 Impact op baselines
Naar: AM08 (warme) overdracht
Naar: AM09 Input ten bate aan rapportages

Naar: AM10 AM Raakvlakken
Naar: AM11 Project freeze
Naar: AM12 Ambitie balans (TGCKPR)

Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning

‍