Beheer issue en wijzigingen lijst

Het projectteam heeft de ambitie vertaald naar opdrachten aan opdrachtnemers. Tijdens de looptijd van deze contracten kunnen Issues en Wijzigingen in beeld komen waarbij het wenselijk is deze wederzijds te formaliseren. Het afhandelproces van deze stroming kan vanuit ambitiemanagement worden ondersteund. Het voordeel wat ambitiemanagement kan bieden is dat de werkzaamheden vanuit de proces kant in voortgang wordt ondersteund de ambitie manager heeft zelf geen inhoudelijke invulling binnen de stappen die hierbij gezet dienen te worden. Dit kan de doorlooptijd van individuele onderwerpen aanzienlijk versnellen. De stappen in hoofdlijnen zijn als volgt:

‍

‍

1. Uitvraag

• Dit betreft het intern smart maken en afstemmen van de ambitie wens. Deze afstemming vindt tussen het projectteam en de opdracht gevende afdeling plaats.
• Nadat de ambitie is vastgesteld kan deze worden vertaald naar de uitvraag welke bij de opdrachtnemer wordt voorgelegd.

‍

2. Offerte beoordeling

• De opdrachtnemer vertaald de uitvraag naar een offerte die door de rolhouders in het projectteam en de betrokkenen van de afdeling worden beoordeeld.
• De offerte beoordeling kan een lang traject zijn waar veel vragen gesteld kunnen worden. De kunst is dit gezamenlijk in goede banen te leiden.
  
  • Als de ambitie vaststelling goed is, is de kans groter dat de juiste uitvraag geformuleerd kan worden
  • Als de uitvraag goed is is de kans groter dat een passende offerte uitgewerkt kan worden
  • Bij beoordeling van de offerte kan het team samen zorg dragen dat niet elke keer weer nieuwe vragen verzonnen worden
    
    • Elke rolhouder mag alleen vragen stellen over hun eigen discpline
    • Indien je vragen hebt over een andere discipline dan stem je die vraag af met desbetreffende eigenaar.
    • Bij de eerste versie van de ontvangen offerte wordt deze helemaal doorngenomen en worden alle vragen geformuleerd/ gesteld
    • Bij de tweede versie van de offerte beoordeel je of de vragen naar tevredenheid zijn afgehandeld. E komen geen nieuwe vragen in de lijst m.b.t. nieuwe onderwerpen (dan had je de 1e keer maar beter moeten opletten => tenzij de vragen gaan over excessen waar echt voor opdrachtverstrekking alsnog duidelijkheid/ andere invulling noodzakelijk is). Deze stap voorkomt dat het een eeuwig vragenvuur is tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Na de 1e ronden is het totaal aantal vragen bekend, daarna wordt het alleen maar minder.
    • Indien vragen onduidelijk zijn of antwoorden niet aansluiten op de vraag, vindt tussen deze personen persoonlijk contact plaats. niet alles werkt even goed op papier, praat met elkaar om daarna samen tot de betere uitwerking te komen.
    • Alle vragen en de afhandelingen van de vragen komen in een  "toets format". Deze uitwerking is onderdeel van de definitief te tekenen contractaanvulling gevoegd, hier staan ook belangrijke toelichtingen/ keuzes/ achterliggers opgenomen die onderdeel van het proces uitmaken. In dit toets format staan ook alle akkoorden van de rolhouders opgenomen, zodat te zien is dat het de definitieve afhandeling van alle opmerkingen betreft.
• Na akkoord van alle rolhouders kan over worden gegaan tot opdrachtverstrekking.

‍

Deze procesafhandeling welke ik bij een paar projectteams heb mogen toepassen heeft aldaar weken aan doorlooptijd bespaart.

‍

3. Opdrachtverstrekking

• De systeemafhandeling/ formalisatie van de opdracht.

‍

‍

Periodiek overleg

Periodiek vindt door het team afstemming plaats over de voortgang van de lopende issues en wijzigingen. Deze wordt voorgezeten door de ambitie manager. De teamleden hebben vooraf het huiswerk alle issues en wijzigingen door te nemen en zorg te dragen dat per item de acties horende bij de huidige stap zijn afgehandeld. Alle afstemmingen die hiervoor wenselijk zijn, zijn voorafgaand aan het overleg al besproken + per stuk het de rolhouder zijn onderwerp vrijgegeven.

In het overleg wordt per issue/ wijziging deze statuslijst besproken. Indien alles op groen staat, gaat het proces door naar de volgende stap. Het is niet de bedoeling dat per item de hele inhoud in dit overleg wordt besproken. De inhoud is op papier terug te vinden en is tijdens het overleg onnodige herhaling van beschikbare informatie. Tijdens het overleg worden de knelpunten in de voortgang besproken. Waar blijft iets hangen en waarom + waarom lukte het niet om dit vooraf met de betrokken personen af te stemmen.

Dit alles heeft tot gevolg dat dit overleg een hulpmiddel is om elkaar te vinden als dat nog niet gelukt is, maar van dit overleg veel tijd over kan blijven als alle het eenieder gelukt is alle stappen vooraf te zetten. Dan betreft het per onderwerp een GO om door te gaan naar de volgende fase.

De kortste versies van dit overleg dat ik heb mogen voorziten duurden ca 5 tot 10 minuten van waar dit overleg voorheen ca 3 uur duurde.

‍

‍

Naar: PB01 Projectbeheersing

Naar: AM01 Ambitiemanagement
Naar: AM02 Opstellen opdrachtenbewaking
Naar: AM03 Actualiseren opdrachtenbewaking
Naar: AM04 Opstellen projectopdrachtformulier
Naar: AM05 Opstellen/ actualiseren scope formulier
Naar: AM06 Beheer issue en wijzigingen lijst
Naar: AM07 Impact op baselines
Naar: AM08 (warme) overdracht
Naar: AM09 Input ten bate aan rapportages

Naar: AM10 AM Raakvlakken
Naar: AM11 Project freeze
Naar: AM12 Ambitie balans (TGCKPR)

Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning

‍