Het scope formulier betreft net als de project opdracht formulier een uitwerking van opdracht van de interne opdrachtgever aan het projectteam. Deze komt als volgt tot stand:
In eerste instantie vindt een algemene afstemming plaats over een mogelijke projectscope die voor de organisatie interessant is om mogelijk te gaan realiseren. Deze scope/ ambitie wordt bij de afdeling waar deze in beeld komt verder afgetast/ uitgewerkt tot een basis waarin de verwachtingen in hoofdlijnen worden uitgewerkt. De uitwerking van deze scope gaat verder dan de POF scope. vanuit de aanleverende afdeling wordt het mogelijk maken van de opdracht gestart en vorm gegeven. Hier kan bv. minnelijke verwerving bij zitten of het voorbereiden van een een uitvoeringsbesluit.
De algemene stappen van het proces zijn gelijk aan de stappen van het opstellen van een opdracht formulier. De vaststelling van het scopeformulier gaat echter verder dan de eenvoudigere locale (regionale) POF vastlegging. De SF opdrachten zijn groter van aard en worden in de organisatie tot het hoogste niveau ter besluitvorming voorgelegd. Het ontstaan van deze opdrachten/ projecten kan bv. ontstaan vanuit een 2e kamer wens, wat betekent dat de behoeftestelling ook vanuit de top van de organisatie kan ontstaan.
Se afstemming van de scope formulier krijgt bijzondere aandacht. Waar binnen de POF vaststelling vaak slechts één interne opdrachtgevers actief betrokken is, kan het in het scope formulier proces nog een aantal intern opdrachtgevers meer betreffen, die hun eigen verwachtingen/ verantwoordelijkheden t.b.v. de realisatie hebben die een goede plek in de uitwerking dienen te krijgen.
Voordat het scope formulier getekend kan worden dienen de adviseurs in de lijn tijdig betrokken te worden, zodat de interne opdrachtgevers de definitieve uitwerking relatief makkelijk kunnen bekrachtigen. Het is een dans waar het team/ de organisatie samen dit tot een mooie gedefinieerde opdracht dienen te krijgen.
Projecten kunnen lange doorlooptijden hebben. Een periode waarin veel kan gebeuren. De ambitie kan veranderen (meer of minder projectscope), financiering kan veranderen (meer of minder budget, aanpassingen naar aanleiding van bestuurlijke overeenkomsten) net als alle andere parameters waarmee de ambitie door het team gerealiseerd dient te worden. Het projectteam draagt er zorg voor om jaarlijks te beoordelen of het scopeformulier geactualiseerd dient te worden waarbij deze mutaties in de uitwerking worden verwerkt en in de lijn de effecten van de aanpassingen worden voorgelegd en vastgesteld, zodat de opdracht blijft aansluiten op wat uiteindelijk gerealiseerd gaat worden. Bij grote projecten komt het voor dat vanuit de omgeving de wens komt om een bepaalde realisatie ambitie toe te voegen aangezien de organisatie hier nu toch al aan de slag is met een groot realisatie werk. Belangrijk om deze toevoegingen in het proces/ het scope formulier ene goede plek te geven, zodat de organisatie waar wenselijk/ nodig tijdig hierbij wordt meegenomen.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: AM01 Ambitiemanagement
Naar: AM02 Opstellen opdrachtenbewaking
Naar: AM03 Actualiseren opdrachtenbewaking
Naar: AM04 Opstellen projectopdrachtformulier
Naar: AM05 Opstellen/ actualiseren scope formulier
Naar: AM06 Beheer issue en wijzigingen lijst
Naar: AM07 Impact op baselines
Naar: AM08 (warme) overdracht
Naar: AM09 Input ten bate aan rapportages
Naar: AM10 AM Raakvlakken
Naar: AM11 Project freeze
Naar: AM12 Ambitie balans (TGCKPR)
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Het scope formulier betreft net als de project opdracht formulier een uitwerking van opdracht van de interne opdrachtgever aan het projectteam. Deze komt als volgt tot stand:
In eerste instantie vindt een algemene afstemming plaats over een mogelijke projectscope die voor de organisatie interessant is om mogelijk te gaan realiseren. Deze scope/ ambitie wordt bij de afdeling waar deze in beeld komt verder afgetast/ uitgewerkt tot een basis waarin de verwachtingen in hoofdlijnen worden uitgewerkt. De uitwerking van deze scope gaat verder dan de POF scope. vanuit de aanleverende afdeling wordt het mogelijk maken van de opdracht gestart en vorm gegeven. Hier kan bv. minnelijke verwerving bij zitten of het voorbereiden van een een uitvoeringsbesluit.
De algemene stappen van het proces zijn gelijk aan de stappen van het opstellen van een opdracht formulier. De vaststelling van het scopeformulier gaat echter verder dan de eenvoudigere locale (regionale) POF vastlegging. De SF opdrachten zijn groter van aard en worden in de organisatie tot het hoogste niveau ter besluitvorming voorgelegd. Het ontstaan van deze opdrachten/ projecten kan bv. ontstaan vanuit een 2e kamer wens, wat betekent dat de behoeftestelling ook vanuit de top van de organisatie kan ontstaan.
Se afstemming van de scope formulier krijgt bijzondere aandacht. Waar binnen de POF vaststelling vaak slechts één interne opdrachtgevers actief betrokken is, kan het in het scope formulier proces nog een aantal intern opdrachtgevers meer betreffen, die hun eigen verwachtingen/ verantwoordelijkheden t.b.v. de realisatie hebben die een goede plek in de uitwerking dienen te krijgen.
Voordat het scope formulier getekend kan worden dienen de adviseurs in de lijn tijdig betrokken te worden, zodat de interne opdrachtgevers de definitieve uitwerking relatief makkelijk kunnen bekrachtigen. Het is een dans waar het team/ de organisatie samen dit tot een mooie gedefinieerde opdracht dienen te krijgen.
Projecten kunnen lange doorlooptijden hebben. Een periode waarin veel kan gebeuren. De ambitie kan veranderen (meer of minder projectscope), financiering kan veranderen (meer of minder budget, aanpassingen naar aanleiding van bestuurlijke overeenkomsten) net als alle andere parameters waarmee de ambitie door het team gerealiseerd dient te worden. Het projectteam draagt er zorg voor om jaarlijks te beoordelen of het scopeformulier geactualiseerd dient te worden waarbij deze mutaties in de uitwerking worden verwerkt en in de lijn de effecten van de aanpassingen worden voorgelegd en vastgesteld, zodat de opdracht blijft aansluiten op wat uiteindelijk gerealiseerd gaat worden. Bij grote projecten komt het voor dat vanuit de omgeving de wens komt om een bepaalde realisatie ambitie toe te voegen aangezien de organisatie hier nu toch al aan de slag is met een groot realisatie werk. Belangrijk om deze toevoegingen in het proces/ het scope formulier ene goede plek te geven, zodat de organisatie waar wenselijk/ nodig tijdig hierbij wordt meegenomen.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: AM01 Ambitiemanagement
Naar: AM02 Opstellen opdrachtenbewaking
Naar: AM03 Actualiseren opdrachtenbewaking
Naar: AM04 Opstellen projectopdrachtformulier
Naar: AM05 Opstellen/ actualiseren scope formulier
Naar: AM06 Beheer issue en wijzigingen lijst
Naar: AM07 Impact op baselines
Naar: AM08 (warme) overdracht
Naar: AM09 Input ten bate aan rapportages
Naar: AM10 AM Raakvlakken
Naar: AM11 Project freeze
Naar: AM12 Ambitie balans (TGCKPR)
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
