Binnen de organisatie kan er op meerdere manieren met het indexatie vraagstuk worden omgegaan. Dit zijn inrichtingsvraagstukken waarbij de projectteams zelf helaas niet veel te zeggen hebben (ik heb zo mijn voorkeur) maar waarbij het voor de financieel manager belangrijk is te weten hoe dit spel voor het projectteam werkt.
In deze situatie neem je in de prognose de gecontracteerde waarden op en voeg je per jaar de verwachte indexatie toe aan de projectvoorspelling. Per contract zijn daar van toepassing indexatie afspraken opgenomen. Het korte termijn werk wordt meestal niet geïndexeerd. Langlopende contracten kunnen wel een indexatie regeling bevatten.
Indien werken in de toekomst te contracteren zijn, dan wordt het ramingsbedrag geïndexeerd tot het jaar waar de verplichting naar verwachting wordt aangegaan.
Naast de indexatie van de kosten worden ook de budgetten daar van toepassing geïndexeerd. De totale projectvraag (geïndexeerde prognose eindstand) wordt netto contant gemaakt op basis van verwachte budgetindexatie verwachting, zodat bepaald kan worden wat het benodigde budget is op prijspeil nu.
Het voordeel van deze werkwijze is dat niet jaarlijks een tekort wordt geconstateerd in het budget als het budget bv niet intern geïndexeerd wordt (waarom wordt het elke keer weer duurder). Daarnaast krijgt het team betere beeld wat de gevolgen zijn van langdurig gegunde contracten wat zich kan vertalen naar "kroonjuweel contracten" (verrekening van indexaties waardoor de contractwaarde niet meer aansluit op de werkelijkheid als je het werk opnieuw zou contracteren.
Een groot nadeel van deze methode is dat vooraf ingeschat dient te worden hoe hoog de verwachte indexatie wordt. Dit is koffiedik kijken wat kan leiden tot jezelf te rijk of te arm rekenen.
In deze situatie wordt indexatie buiten beschouwing gelaten. Alles is op prijspeil nu. De kosteninschattingen/ ramingen zijn op basis van de huidige marktprijzen en ook het budget is gebaseerd op wat we nu beschikbaar hebben. Enerzijds lekker eenvoudig anderzijds dient de organisatie rekening te houden met aanvullende betalingen aan markt partijen voor indexatie verrekeningen + alle prognose uitwerkingen en ramingen dienen regelmatig tegen het licht te worden gehouden of het nog wel het huidige prijspeil betreft. Als een werk verschuift van het huidige jaar naar volgend jaar en het de verwachting is dat deze volgend jaar duurder zal zijn, dan wil dat niet zeggen dat het budget ineens ook beschikbaar is om deze toekomstige kostenstijging te kunnen betalen. Aanvullende analyse en toelichting is nodig voor deze "tegenvaller" . Deze methode heeft tot gevolg dat het kan over komen dat vooraf elke euro 2 keer uitgegeven lijkt te kunnen worden, hoewel in praktijk het elke keer weer tegen kan vallen (vooral gekoppeld aan de budgetbronnen waar geen indexatie wordt toegekend). Naast het niet verhogen van bepaalde budgetten worden andere restantbudgetten juist wel geïndexeerd waarbij het de vraag is of deze extra budgetten voor het project ook nog daadwerkelijk nuttig zijn. Hoe meer van het contract gecontracteerd en gerealiseerd is des te beter het projectteam al kan zien hoe de risico ruimte in het project zich gaat ontwikkelen. Indien grote tegenvallers worden verwacht, zijn hiervoor budgetaanvullingen aangevraagd en mogelijk toegekend. Het indexeren van de overgebleven risico ruimte geeft in dat geval extra budgetruimte die voor het project lekker voelt maar organisatie breed beperkend werkt.
Beide benaderingen hebben zijn voordelen en zijn nadelen. De kunst is hier binnen het project zo bewust mogelijk mee om te gaan, zodat in afstemming met de afdeling geen onverwachte verrassingen naar voren gaan komen op dit best aardig te voorspellen onderwerp.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: FM01 Financieel management
Naar: FM02 Opzetten prognose
Naar: FM03 Actualiseren Prognose
Naar: FM04 Planning en de Prognose
Naar: FM05 Risico's en de Prognose
Naar: FM06 Betrouwbaar voorspellen
Naar: FM07 Bottom up versus top down
Naar: FM08 SSK en de prognose
Naar: FM09 Algemene financiële spelregels
Naar: FM10 Financieel advies
Naar: FM11 (Project) intern en extern
Naar: FM12 Indexeren
Naar: FM13 T1 Dashboard
Naar: FM14 T2 Dashboard
Naar: FM15 T3 Dashboard
Naar: FM16 FM Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Binnen de organisatie kan er op meerdere manieren met het indexatie vraagstuk worden omgegaan. Dit zijn inrichtingsvraagstukken waarbij de projectteams zelf helaas niet veel te zeggen hebben (ik heb zo mijn voorkeur) maar waarbij het voor de financieel manager belangrijk is te weten hoe dit spel voor het projectteam werkt.
In deze situatie neem je in de prognose de gecontracteerde waarden op en voeg je per jaar de verwachte indexatie toe aan de projectvoorspelling. Per contract zijn daar van toepassing indexatie afspraken opgenomen. Het korte termijn werk wordt meestal niet geïndexeerd. Langlopende contracten kunnen wel een indexatie regeling bevatten.
Indien werken in de toekomst te contracteren zijn, dan wordt het ramingsbedrag geïndexeerd tot het jaar waar de verplichting naar verwachting wordt aangegaan.
Naast de indexatie van de kosten worden ook de budgetten daar van toepassing geïndexeerd. De totale projectvraag (geïndexeerde prognose eindstand) wordt netto contant gemaakt op basis van verwachte budgetindexatie verwachting, zodat bepaald kan worden wat het benodigde budget is op prijspeil nu.
Het voordeel van deze werkwijze is dat niet jaarlijks een tekort wordt geconstateerd in het budget als het budget bv niet intern geïndexeerd wordt (waarom wordt het elke keer weer duurder). Daarnaast krijgt het team betere beeld wat de gevolgen zijn van langdurig gegunde contracten wat zich kan vertalen naar "kroonjuweel contracten" (verrekening van indexaties waardoor de contractwaarde niet meer aansluit op de werkelijkheid als je het werk opnieuw zou contracteren.
Een groot nadeel van deze methode is dat vooraf ingeschat dient te worden hoe hoog de verwachte indexatie wordt. Dit is koffiedik kijken wat kan leiden tot jezelf te rijk of te arm rekenen.
In deze situatie wordt indexatie buiten beschouwing gelaten. Alles is op prijspeil nu. De kosteninschattingen/ ramingen zijn op basis van de huidige marktprijzen en ook het budget is gebaseerd op wat we nu beschikbaar hebben. Enerzijds lekker eenvoudig anderzijds dient de organisatie rekening te houden met aanvullende betalingen aan markt partijen voor indexatie verrekeningen + alle prognose uitwerkingen en ramingen dienen regelmatig tegen het licht te worden gehouden of het nog wel het huidige prijspeil betreft. Als een werk verschuift van het huidige jaar naar volgend jaar en het de verwachting is dat deze volgend jaar duurder zal zijn, dan wil dat niet zeggen dat het budget ineens ook beschikbaar is om deze toekomstige kostenstijging te kunnen betalen. Aanvullende analyse en toelichting is nodig voor deze "tegenvaller" . Deze methode heeft tot gevolg dat het kan over komen dat vooraf elke euro 2 keer uitgegeven lijkt te kunnen worden, hoewel in praktijk het elke keer weer tegen kan vallen (vooral gekoppeld aan de budgetbronnen waar geen indexatie wordt toegekend). Naast het niet verhogen van bepaalde budgetten worden andere restantbudgetten juist wel geïndexeerd waarbij het de vraag is of deze extra budgetten voor het project ook nog daadwerkelijk nuttig zijn. Hoe meer van het contract gecontracteerd en gerealiseerd is des te beter het projectteam al kan zien hoe de risico ruimte in het project zich gaat ontwikkelen. Indien grote tegenvallers worden verwacht, zijn hiervoor budgetaanvullingen aangevraagd en mogelijk toegekend. Het indexeren van de overgebleven risico ruimte geeft in dat geval extra budgetruimte die voor het project lekker voelt maar organisatie breed beperkend werkt.
Beide benaderingen hebben zijn voordelen en zijn nadelen. De kunst is hier binnen het project zo bewust mogelijk mee om te gaan, zodat in afstemming met de afdeling geen onverwachte verrassingen naar voren gaan komen op dit best aardig te voorspellen onderwerp.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: FM01 Financieel management
Naar: FM02 Opzetten prognose
Naar: FM03 Actualiseren Prognose
Naar: FM04 Planning en de Prognose
Naar: FM05 Risico's en de Prognose
Naar: FM06 Betrouwbaar voorspellen
Naar: FM07 Bottom up versus top down
Naar: FM08 SSK en de prognose
Naar: FM09 Algemene financiële spelregels
Naar: FM10 Financieel advies
Naar: FM11 (Project) intern en extern
Naar: FM12 Indexeren
Naar: FM13 T1 Dashboard
Naar: FM14 T2 Dashboard
Naar: FM15 T3 Dashboard
Naar: FM16 FM Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
