In de grote dashboard puzzel wat is nu een goed, kwamen wij in een projectenomgeving waar ik samen met de programma directeur de status en voortgang van onze projecten met de verantwoordelijken periodiek door sprak op het volgende dashboard uit, zie afbeelding. Mijn ervaring met dit dashboard dat deze in de eenvoud vanuit beide blikvelden (vanuit de manager, vanuit ons) snel en eenvoudig hielp voor een goede agenda tijdens deze afstemmingen. Aangezien er aardig wat managers te spreken zijn wil je graag tijdens deze overleggen elke keer wel de plank raak slaan. Dit dashboard was daar top voor, ik kijk dan nog steeds heel positief terug op deze vorm die voor ons toen werkte.
Dit dashboard betreft 1 A4 waarop alle belangrijke stuur elementen/ noemers staan. Het dashboard word door de verantwoordelijk manager gevuld/ goed gezet. Elke element kreeg een kleur, groen, oranje rood. Op het midden van de A4 staat een lijn. Alles wat de manager wil bespreken wordt boven de lijn gezet. Zo kan iets oranje zijn, maar toch een bespreekpunt zijn (bv. omdat er geen nieuwe ontwikkelingen zijn, onderwerp al vaak besproken is of nadruk van dit overleg is anders). Bij elke noemer heeft de manager de mogelijkheid om een paar steekwoorden op te nemen op eigen smaak, zodat daarmee sub onderwerpen van dat onderdeel beet gepakt kunnen worden. Het idee is dat in basis met de manager al een gezonde afstemming plaats vindt, daarom is een uitgebreide uitwerking/ handleiding/ toelichting niet noodzakelijk. Nadat de A4 is geleverd ga ik met de programma directeur samen zitten om te kijken of wij de situatie snappen (kleuren/ posities/ aanvullende noemers). In het gesprek is de manager als eerste aan het woord, met als doel vooral te luisteren te kijken waar wij kunnen helpen waar wenselijk. Nadat de toelichting/ vragen zijn gegeven op de noemers (die boven de streep staan), kunnen wij nog de aanvullende vragen stellen over noemers onder de streep waar wij toch nog vragen bij hebben. Zo kan iets groen zijn, maar toch een bespreekpunt. Het effect van deze dashboard agenda is dat door de eenvoud, opbouw van grof naar fijn deze een prettige agenda biedt voor deze overleggen waarmee wij toch grip willen hebben op de toekomst. De overleggen duren daarmee niet te lang en gaan niet over de punten die iedereen al weet, wat zonde van de tijd is.
De ontwikkelingen van de organisatie vanuit het oogpunt van de programma directeur stonden niet op de agenda. Ook dit was bewust. Het idee was dat de directeur periodiek (bv. wekelijks) aan het team / de managers doorgaf hoe deze de week ervaren heeft. Wat waren de belangrijkste ontwikkelingen, waar liep de directeur tegenaan, wat was de beleving? Het idee hierachter was om het team mee te nemen in hoe de directeur voor zijn team staat en wat de belangrijkste organisatie ontwikkelingen zijn. Deze rolhouder stond al snel op afstand van het team (werd op een sokkel geplaatst waar het ook moeilijk was om hier vanaf te komen) waardoor de teamleden het moeilijk vond om aan te sluiten op de normen en waarden van hun gepassioneerd leider waar veel waardering voor was. Dit kan zich onbedoeld vertalen naar een angst waardoor de projecten/ samenwerking een kant op gaat die we niet nastreven. Aangezien deze informatie vervolgens niet door de programma directeur in de dashboards werk opgenomen was het ook aan de managers om te bepalen of alles duidelijk is of niet en daar met het dashboard vragen over te stellen als daar behoefte aan is. Mochten wij tijdens de overleggen ervaren dat bepaalde boodschappen niet waren aangekomen dan konden wij daar aanvullend stappen op zetten (Als het bij 1 persoon niet goed is aangekomen kan dat ook bij meer personen zo zijn), bv. met een aanvullend overleg/ uitleg in de directeur updates die gemaild worden, of 1 op 1 als dat beter is.
De manager heeft wel meer te doen dan dit administratieve geneuzel. Daarom willen wij deze helpen door iets te laten vullen wat binnen 5 minuten klaar kan zijn. Door een enorm lage inspanning wordt de kwaliteit + bereidheid dit tijdig aan te leveren groter (wat in de praktijk ook als prettig werd ervaren na een eerste keer wennen omdat het nieuw was).
De uitwerkingen van de verschillende managers zijn gelijk aan elkaar (geen stormvloed aan gezonden informatie). De directeur kan zelf beeld vormen over de inhoud. Als het goed is snapt de directeur alle noemers. Als dat niet zo is, dan wellicht toch in de (nabije) toekomst de betrokkenheid bij die manager vergroten. Daarmee is dit ook een mooie tool om te bepalen waar je wellicht teveel op afstand staat. Met betrokkenheid wordt niet bedoeld overnemen van verantwoordelijkheid e.d. maar vooral de aansluiting houden op wat er gebeurd/ gedaan wordt.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: AS01 Analyse en sturing
Naar: AS02 Raakvlakken
Naar: AS03 Bilat, bollen overleg
Naar: AS04 Advisering
Naar: AS05 Rapportage (dashboard)
Naar: AS06 Dashboard "less is more"
Naar: AS07 MEC sturing
Naar: AS08 (ont)zorgen
In de grote dashboard puzzel wat is nu een goed, kwamen wij in een projectenomgeving waar ik samen met de programma directeur de status en voortgang van onze projecten met de verantwoordelijken periodiek door sprak op het volgende dashboard uit, zie afbeelding. Mijn ervaring met dit dashboard dat deze in de eenvoud vanuit beide blikvelden (vanuit de manager, vanuit ons) snel en eenvoudig hielp voor een goede agenda tijdens deze afstemmingen. Aangezien er aardig wat managers te spreken zijn wil je graag tijdens deze overleggen elke keer wel de plank raak slaan. Dit dashboard was daar top voor, ik kijk dan nog steeds heel positief terug op deze vorm die voor ons toen werkte.
Dit dashboard betreft 1 A4 waarop alle belangrijke stuur elementen/ noemers staan. Het dashboard word door de verantwoordelijk manager gevuld/ goed gezet. Elke element kreeg een kleur, groen, oranje rood. Op het midden van de A4 staat een lijn. Alles wat de manager wil bespreken wordt boven de lijn gezet. Zo kan iets oranje zijn, maar toch een bespreekpunt zijn (bv. omdat er geen nieuwe ontwikkelingen zijn, onderwerp al vaak besproken is of nadruk van dit overleg is anders). Bij elke noemer heeft de manager de mogelijkheid om een paar steekwoorden op te nemen op eigen smaak, zodat daarmee sub onderwerpen van dat onderdeel beet gepakt kunnen worden. Het idee is dat in basis met de manager al een gezonde afstemming plaats vindt, daarom is een uitgebreide uitwerking/ handleiding/ toelichting niet noodzakelijk. Nadat de A4 is geleverd ga ik met de programma directeur samen zitten om te kijken of wij de situatie snappen (kleuren/ posities/ aanvullende noemers). In het gesprek is de manager als eerste aan het woord, met als doel vooral te luisteren te kijken waar wij kunnen helpen waar wenselijk. Nadat de toelichting/ vragen zijn gegeven op de noemers (die boven de streep staan), kunnen wij nog de aanvullende vragen stellen over noemers onder de streep waar wij toch nog vragen bij hebben. Zo kan iets groen zijn, maar toch een bespreekpunt. Het effect van deze dashboard agenda is dat door de eenvoud, opbouw van grof naar fijn deze een prettige agenda biedt voor deze overleggen waarmee wij toch grip willen hebben op de toekomst. De overleggen duren daarmee niet te lang en gaan niet over de punten die iedereen al weet, wat zonde van de tijd is.
De ontwikkelingen van de organisatie vanuit het oogpunt van de programma directeur stonden niet op de agenda. Ook dit was bewust. Het idee was dat de directeur periodiek (bv. wekelijks) aan het team / de managers doorgaf hoe deze de week ervaren heeft. Wat waren de belangrijkste ontwikkelingen, waar liep de directeur tegenaan, wat was de beleving? Het idee hierachter was om het team mee te nemen in hoe de directeur voor zijn team staat en wat de belangrijkste organisatie ontwikkelingen zijn. Deze rolhouder stond al snel op afstand van het team (werd op een sokkel geplaatst waar het ook moeilijk was om hier vanaf te komen) waardoor de teamleden het moeilijk vond om aan te sluiten op de normen en waarden van hun gepassioneerd leider waar veel waardering voor was. Dit kan zich onbedoeld vertalen naar een angst waardoor de projecten/ samenwerking een kant op gaat die we niet nastreven. Aangezien deze informatie vervolgens niet door de programma directeur in de dashboards werk opgenomen was het ook aan de managers om te bepalen of alles duidelijk is of niet en daar met het dashboard vragen over te stellen als daar behoefte aan is. Mochten wij tijdens de overleggen ervaren dat bepaalde boodschappen niet waren aangekomen dan konden wij daar aanvullend stappen op zetten (Als het bij 1 persoon niet goed is aangekomen kan dat ook bij meer personen zo zijn), bv. met een aanvullend overleg/ uitleg in de directeur updates die gemaild worden, of 1 op 1 als dat beter is.
De manager heeft wel meer te doen dan dit administratieve geneuzel. Daarom willen wij deze helpen door iets te laten vullen wat binnen 5 minuten klaar kan zijn. Door een enorm lage inspanning wordt de kwaliteit + bereidheid dit tijdig aan te leveren groter (wat in de praktijk ook als prettig werd ervaren na een eerste keer wennen omdat het nieuw was).
De uitwerkingen van de verschillende managers zijn gelijk aan elkaar (geen stormvloed aan gezonden informatie). De directeur kan zelf beeld vormen over de inhoud. Als het goed is snapt de directeur alle noemers. Als dat niet zo is, dan wellicht toch in de (nabije) toekomst de betrokkenheid bij die manager vergroten. Daarmee is dit ook een mooie tool om te bepalen waar je wellicht teveel op afstand staat. Met betrokkenheid wordt niet bedoeld overnemen van verantwoordelijkheid e.d. maar vooral de aansluiting houden op wat er gebeurd/ gedaan wordt.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: AS01 Analyse en sturing
Naar: AS02 Raakvlakken
Naar: AS03 Bilat, bollen overleg
Naar: AS04 Advisering
Naar: AS05 Rapportage (dashboard)
Naar: AS06 Dashboard "less is more"
Naar: AS07 MEC sturing
Naar: AS08 (ont)zorgen
