Bij start van een nieuwe opdracht vind ik onderwerp vaak het meest interessant. Wat zijn de voornaamste zorgen van de projectmanager en de rest van het IPM team? Waar liggen de kansen? Wie dient er met wie in contact te worden gebracht? Waar heb ik nog niet eerder aan mogen werken?
het verzamelen van de belangrijkste zorgpunten (rondje langs het IPM team) is de eerste stap. Wat zijn de zorgpunten maak hier een concrete noemer van en zet deze op de lijst. Bespreek de verzamelde input met de projectmanager. Sluit deze lijst aan op de beleving van de projectmanager? ik heb situaties meegemaakt waarbij de projectmanager aangeeft dat er veel zorgen zijn, maar bij een rondje binnen het team was de lijst nagenoeg leeg. Dit sloot helemaal niet aan op het beeld van de projectmanager. De zorg nam hierdoor toe.
Druk de lijst af op A0 format en ga met het IPM team samen om deze lijst staan. Jij bent de procesbegeleider van deze afstemming en hebt als taak dat eenieder vrij is zijn mening te kunnen uiten/ dat iedereen aan bod is gekomen en dat de spanningen tijdens deze 1e afstemming niet de pan uit reizen. het fysiek samen zijn is hierbij van groot belang. Naast wat er gezegd wordt is het uitermate belangrijk dat iedereen elkaars (non)verbale gedrag ook kan lezen. De lijst wordt in deze eerste afstemming samen doorlopen. Wat staat er op, is het een verassing? wat doet het met de aanwezigen, lopen emoties op bij bepaalde noemers. Het gaat er niet over of men de inhoud kan verdedigen maar of de noemers herkenbaar zijn en of er aansluiting is bij de anderen. Hier kan uit voort komen dat er aanvullingen zijn voor de lijst. Draag er zorg voor dat dit het voornaamste is dat afgestemd wordt bij deze eerste bijeenkomst. Het kan zijn dat er (grote) frustraties in het IPM team aanwezig zijn aangezien deze actie nog niet eerder zo gedaan is. Het weten dat het hu wel op de kaart komt/ dat er aan gestart wordt/ weten dat je gehoord bent is hierbij de eerste belangrijkste stap.
Na deze bijeenkomst wordt de lijst aangevuld. Daarna wordt gekeken wat de eerste (on)mogelijkheden zijn. Vaak is het zo dat voor bepaalde zorgen de afhandeling relatief makkelijk kan zijn (personen die elkaar nog onbewust niet voldoende gevonden hebben).
Na deze eerste bijeenkomst ga je samen met de MPB-er en de projectmanager het gesprek aan. Wat is er gebeurd, wat viel op wat zijn de eerste quick wins? de eerste stappen kunnen mogelijk worden uitgezet. Daarnaast wordt de volgende stap de lijst smart maken. Kan de zorg concreter worden gemaakt, wie zijn de counterparts voor deze zorgen.
Bij een eerder project kwam naar voren dat de interactie tussen het IPM team en het uitvoerende team alleen formeel van aard was. Men sprak niet echt met elkaar, waardoor zorgen hoog waren. Door beide teams bij elkaar te roepen en samen naar de lijst te kijken konden deze zorgen in korte tijd drastisch worden verlaagd. Alles werd menselijker het begrip naam toe. De eerste vervolgafstemming waarbij deze personen aanwezig waren was gespannen/ zorgen waren groot maar het verhaal (je verwacht het nooit ;-D)) had twee kanten.
Men doet waar men op gestuurd wordt. Waar sturen we dan op? Het (samen) centraal stellen van onze grootste zorgen en hier samen met regelmaat bij stilstaan draagt bij aan bewustwording, beleving, interactie waardoor hier ook daadwerkelijk op gestuurd kan gaan worden. Het onzorgen is hiermee een belangrijk hulpmiddel voor het team.
Soms zijn er spanningen tussen teams waarbij deze teams niet samen met elkaar aan tafel wil om deze samen te bespreken met een dergelijke "zorgen" lijst. Mijn ervaring hierbij is dat het dan kan zijn dat het ene team de betrouwbaarheid van het andere team als zorg bestempeld. Vanuit Projectbeheersing kunnen wij veel, maar dergelijke meer politieke inzet van de zorgenlijst maakt het lastig om daadwerkelijk te kunnen ontzorgen. In dat geval zou je over kunnen stappen naar een meer positieve kansen lijst. De (ont)zorg lijst is als noemer ontstaan aangezien mensen het makkelijker vinden om de problemen waar ze tegenaan lopen te benoemen dan de successen of kansen. Persoonlijk vindt ik het ook heerlijk om problemen te horen aangezien deze vaak direct verbindingen starten in mijn hoofd waarbij ik graag met het team wil testen wat de resultaten zouden zijn van de bijhorende kansen. Vooral het zelf eerst starten met een eerste uitwerking is dan een belangrijke en ook leuke stap om te mogen zetten.
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: AS02 Raakvlakken
Naar: AS03 Bilat, bollen overleg
Naar: AS04 Advisering
Naar: AS05 Rapportage (dashboard)
Naar: AS06 Dashboard "less is more"
Naar: AS07 MEC sturing
Naar: AS08 (ont)zorgen
Bij start van een nieuwe opdracht vind ik onderwerp vaak het meest interessant. Wat zijn de voornaamste zorgen van de projectmanager en de rest van het IPM team? Waar liggen de kansen? Wie dient er met wie in contact te worden gebracht? Waar heb ik nog niet eerder aan mogen werken?
het verzamelen van de belangrijkste zorgpunten (rondje langs het IPM team) is de eerste stap. Wat zijn de zorgpunten maak hier een concrete noemer van en zet deze op de lijst. Bespreek de verzamelde input met de projectmanager. Sluit deze lijst aan op de beleving van de projectmanager? ik heb situaties meegemaakt waarbij de projectmanager aangeeft dat er veel zorgen zijn, maar bij een rondje binnen het team was de lijst nagenoeg leeg. Dit sloot helemaal niet aan op het beeld van de projectmanager. De zorg nam hierdoor toe.
Druk de lijst af op A0 format en ga met het IPM team samen om deze lijst staan. Jij bent de procesbegeleider van deze afstemming en hebt als taak dat eenieder vrij is zijn mening te kunnen uiten/ dat iedereen aan bod is gekomen en dat de spanningen tijdens deze 1e afstemming niet de pan uit reizen. het fysiek samen zijn is hierbij van groot belang. Naast wat er gezegd wordt is het uitermate belangrijk dat iedereen elkaars (non)verbale gedrag ook kan lezen. De lijst wordt in deze eerste afstemming samen doorlopen. Wat staat er op, is het een verassing? wat doet het met de aanwezigen, lopen emoties op bij bepaalde noemers. Het gaat er niet over of men de inhoud kan verdedigen maar of de noemers herkenbaar zijn en of er aansluiting is bij de anderen. Hier kan uit voort komen dat er aanvullingen zijn voor de lijst. Draag er zorg voor dat dit het voornaamste is dat afgestemd wordt bij deze eerste bijeenkomst. Het kan zijn dat er (grote) frustraties in het IPM team aanwezig zijn aangezien deze actie nog niet eerder zo gedaan is. Het weten dat het hu wel op de kaart komt/ dat er aan gestart wordt/ weten dat je gehoord bent is hierbij de eerste belangrijkste stap.
Na deze bijeenkomst wordt de lijst aangevuld. Daarna wordt gekeken wat de eerste (on)mogelijkheden zijn. Vaak is het zo dat voor bepaalde zorgen de afhandeling relatief makkelijk kan zijn (personen die elkaar nog onbewust niet voldoende gevonden hebben).
Na deze eerste bijeenkomst ga je samen met de MPB-er en de projectmanager het gesprek aan. Wat is er gebeurd, wat viel op wat zijn de eerste quick wins? de eerste stappen kunnen mogelijk worden uitgezet. Daarnaast wordt de volgende stap de lijst smart maken. Kan de zorg concreter worden gemaakt, wie zijn de counterparts voor deze zorgen.
Bij een eerder project kwam naar voren dat de interactie tussen het IPM team en het uitvoerende team alleen formeel van aard was. Men sprak niet echt met elkaar, waardoor zorgen hoog waren. Door beide teams bij elkaar te roepen en samen naar de lijst te kijken konden deze zorgen in korte tijd drastisch worden verlaagd. Alles werd menselijker het begrip naam toe. De eerste vervolgafstemming waarbij deze personen aanwezig waren was gespannen/ zorgen waren groot maar het verhaal (je verwacht het nooit ;-D)) had twee kanten.
Men doet waar men op gestuurd wordt. Waar sturen we dan op? Het (samen) centraal stellen van onze grootste zorgen en hier samen met regelmaat bij stilstaan draagt bij aan bewustwording, beleving, interactie waardoor hier ook daadwerkelijk op gestuurd kan gaan worden. Het onzorgen is hiermee een belangrijk hulpmiddel voor het team.
Soms zijn er spanningen tussen teams waarbij deze teams niet samen met elkaar aan tafel wil om deze samen te bespreken met een dergelijke "zorgen" lijst. Mijn ervaring hierbij is dat het dan kan zijn dat het ene team de betrouwbaarheid van het andere team als zorg bestempeld. Vanuit Projectbeheersing kunnen wij veel, maar dergelijke meer politieke inzet van de zorgenlijst maakt het lastig om daadwerkelijk te kunnen ontzorgen. In dat geval zou je over kunnen stappen naar een meer positieve kansen lijst. De (ont)zorg lijst is als noemer ontstaan aangezien mensen het makkelijker vinden om de problemen waar ze tegenaan lopen te benoemen dan de successen of kansen. Persoonlijk vindt ik het ook heerlijk om problemen te horen aangezien deze vaak direct verbindingen starten in mijn hoofd waarbij ik graag met het team wil testen wat de resultaten zouden zijn van de bijhorende kansen. Vooral het zelf eerst starten met een eerste uitwerking is dan een belangrijke en ook leuke stap om te mogen zetten.
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: AS02 Raakvlakken
Naar: AS03 Bilat, bollen overleg
Naar: AS04 Advisering
Naar: AS05 Rapportage (dashboard)
Naar: AS06 Dashboard "less is more"
Naar: AS07 MEC sturing
Naar: AS08 (ont)zorgen
