In het dataplan wordt uitgewerkt hoe de informatiestromen per projectfase door de projectstructuren gaan lopen. Wat wordt waar opgeslagen/ bewaard. Hoe zorg je er voor dat geen dubbele opslag plaatsvindt en alles makkelijk herleidbaar is. Het project wordt uiteindelijk ook overgedragen/ gearchiveerd. Zorg dragen voor goede inrichting t.b.v. de wettelijke bewaar termijnen. Ook de logica van de structuur is van groot belang, wat is de standaard voor de organisatie, wat is het op maat gedeelte voor de team leden en hoe kan je makkelijk documentatie opslaan/ bewaren en terug vinden ook als je bv. nieuw bent in het team.
Van welke systemen wordt binnen het project gebruik gemaakt.
wie is per systeem de kerngebruiker binnen het projectteam die bewaakt dat conform de bedoeling van het systeem gewerkt wordt.
Elke digitale uitwerking kent zijn primaire vorm. De plek waar het gemaakt wordt en waar het opgeslagen wordt. Bepaal per uitwerking in welk systeem deze thuis hoort en primair wordt opgeslagen. Dit kan verschillen gekoppeld aan het uitwerkingsniveau van de uitwerking. Het digitale werkdossier zal in de tijd een belangrijke bron zijn waar de systemen mee gevuld zullen worden met de definitieve uitwerkingen. Per systeem wordt bijgehouden wie binnen de organisatie welke rechten heeft en welke documenten gebaseerd op vertrouwelijkheidsniveaus waar (mogen) worden opgeslagen.
In het plan wordt tevens opgeslagen hoe en welke systemen naast Citrix door de gebruikers gebruikt mogen worden en hoe met de data om dient te worden gegaan.
Elke uitwerking wordt opgeslagen in het digitale dossier. van deze uitwerkingen wordt een bepaald aantal documenten in de tijd overgedragen naar het organisatie archief. De data beheerder draagt zorg voor overdracht op de juiste momenten met als doel het systeem actueel te houden en daar waar mogelijk alle wenselijke en noodzakelijke informatie aan het centrale archief mee te geven. Per informatie stroom zijn wettelijke bewaartermijnen gedefinieerd wat betekend dat ook de informatie opslag conform deze termijninrichting dient plaats te vinden. In de praktijk betekent dit vaak dat het werkdossier een overlap heeft gekregen met het archief dossier. De mappen waar alle documenten in worden opgeslagen zijn dan gekoppeld aan bewaartermijnen (daarom is het wenselijk dat niet alle teamleden zelfstandig mappen in het systeem gaan aanmaken het totaal dient wel te blijven kloppen en gekoppeld te blijven). In deze mappen worden de werkdocumenten (archiefwaardig nee) en de definitieve uitwerkingen + belangrijkste achterliggers bij besluiten (archiefwaardig ja) opgeslagen, zodat daarmee het totaal van het projectdossier ontstaat. Het helpt hierbij om vanuit de minimale bewaar data lijst regelmatig te beoordelen of deze documenten daar ook daadwerkelijk in te vinden zijn.
Ten bate van de overdracht wordt periodiek met de binnen de organisatie verantwoordelijke afdeling het data plan afgestemd. Wat is de status, wat is de voortgang. Sluiten de binnen de projectomgeving gehanteerde werkwijzen aan op de algemene kaders en richtlijnen. De afstemming heeft tot doel tot een zo goed mogelijke aansluiting te komen van de systeeminrichting ten bate van de overdrachtsmomenten van het project.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
In het dataplan wordt uitgewerkt hoe de informatiestromen per projectfase door de projectstructuren gaan lopen. Wat wordt waar opgeslagen/ bewaard. Hoe zorg je er voor dat geen dubbele opslag plaatsvindt en alles makkelijk herleidbaar is. Het project wordt uiteindelijk ook overgedragen/ gearchiveerd. Zorg dragen voor goede inrichting t.b.v. de wettelijke bewaar termijnen. Ook de logica van de structuur is van groot belang, wat is de standaard voor de organisatie, wat is het op maat gedeelte voor de team leden en hoe kan je makkelijk documentatie opslaan/ bewaren en terug vinden ook als je bv. nieuw bent in het team.
Van welke systemen wordt binnen het project gebruik gemaakt.
wie is per systeem de kerngebruiker binnen het projectteam die bewaakt dat conform de bedoeling van het systeem gewerkt wordt.
Elke digitale uitwerking kent zijn primaire vorm. De plek waar het gemaakt wordt en waar het opgeslagen wordt. Bepaal per uitwerking in welk systeem deze thuis hoort en primair wordt opgeslagen. Dit kan verschillen gekoppeld aan het uitwerkingsniveau van de uitwerking. Het digitale werkdossier zal in de tijd een belangrijke bron zijn waar de systemen mee gevuld zullen worden met de definitieve uitwerkingen. Per systeem wordt bijgehouden wie binnen de organisatie welke rechten heeft en welke documenten gebaseerd op vertrouwelijkheidsniveaus waar (mogen) worden opgeslagen.
In het plan wordt tevens opgeslagen hoe en welke systemen naast Citrix door de gebruikers gebruikt mogen worden en hoe met de data om dient te worden gegaan.
Elke uitwerking wordt opgeslagen in het digitale dossier. van deze uitwerkingen wordt een bepaald aantal documenten in de tijd overgedragen naar het organisatie archief. De data beheerder draagt zorg voor overdracht op de juiste momenten met als doel het systeem actueel te houden en daar waar mogelijk alle wenselijke en noodzakelijke informatie aan het centrale archief mee te geven. Per informatie stroom zijn wettelijke bewaartermijnen gedefinieerd wat betekend dat ook de informatie opslag conform deze termijninrichting dient plaats te vinden. In de praktijk betekent dit vaak dat het werkdossier een overlap heeft gekregen met het archief dossier. De mappen waar alle documenten in worden opgeslagen zijn dan gekoppeld aan bewaartermijnen (daarom is het wenselijk dat niet alle teamleden zelfstandig mappen in het systeem gaan aanmaken het totaal dient wel te blijven kloppen en gekoppeld te blijven). In deze mappen worden de werkdocumenten (archiefwaardig nee) en de definitieve uitwerkingen + belangrijkste achterliggers bij besluiten (archiefwaardig ja) opgeslagen, zodat daarmee het totaal van het projectdossier ontstaat. Het helpt hierbij om vanuit de minimale bewaar data lijst regelmatig te beoordelen of deze documenten daar ook daadwerkelijk in te vinden zijn.
Ten bate van de overdracht wordt periodiek met de binnen de organisatie verantwoordelijke afdeling het data plan afgestemd. Wat is de status, wat is de voortgang. Sluiten de binnen de projectomgeving gehanteerde werkwijzen aan op de algemene kaders en richtlijnen. De afstemming heeft tot doel tot een zo goed mogelijke aansluiting te komen van de systeeminrichting ten bate van de overdrachtsmomenten van het project.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
