Het is aan te bevelen om het digitale archief niet te groot te laten worden. Wel vaker blijven projectarchieven voor lange lange tijd open staan waardoor inmiddels meerdere archieven tegelijk in het archief terug te vinden zijn. Projecten met doorlooptijden van meerdere jaren gaan samen met veel team wisselingen, veel ontwikkelingen die met de tijd allemaal een eigen plek in het dossier krijgen. De kwaliteit van het archief kan worden vergroot door per projectfase het digitale werkdossier te sluiten en een nieuwe digitale werkomgeving te starten. Teamleden kunnen wel de oude omgeving ter informatie benaderen maar slaan de nieuwe uitwerkingen op in de nieuwe omgeving. Dit houdt de omgeving behapbaarder en compacter. Daarnaast helpt het dat de teamleden die in de fase werkzaam zijn geweest ook voordat deze vertrekken omdat de volgende projectfase minder aansluit op eigen verwachtingen de informatie verder wordt aangevuld ten bate van de archivering zelf. Een compacter werkdossier kan verder helpen in de werksnelheid. Het gebreurd wel vaker dat als systemen te vol lopen met data deze trager worden waar iedereen dan last van gaat krijgen.
Als laatste hebben tussentijdse overdrachten twee belangrijke voordelen:
De verwachtingen van de archivaris (die in de tijd mogelijk kunnen afwijken met het opgebouwde dossier) komen eerder in beeld, zodat de teamleden eerder geattendeert worden op bijstelling van spelregels en werk aan het einde van het project wordt vermindert. Hiermee kan veel tijd worden bespaart op de langere termijn.
Het bijwerken van de data ten bate van overdracht aan de archivaris kan indien dit wordt opgespaart tot einde werk een (onmogelijke) hoeveelheid werk opleveren. Veel kennis heeft inmiddels het projectteam verlaten en het is onmogelijk te achterhalen wat er ook alweer jaren geleden precies is gebeurd. Het kan voorkomen dat de archivaris het dossier niet wil ontvangen omdat het teveel gebreken heeft en de resterende teamleden niet over de kennis kunnen beschikken een goede overdacht mogelijk te maken. Als organisatie wil je dit voorkomen.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Het is aan te bevelen om het digitale archief niet te groot te laten worden. Wel vaker blijven projectarchieven voor lange lange tijd open staan waardoor inmiddels meerdere archieven tegelijk in het archief terug te vinden zijn. Projecten met doorlooptijden van meerdere jaren gaan samen met veel team wisselingen, veel ontwikkelingen die met de tijd allemaal een eigen plek in het dossier krijgen. De kwaliteit van het archief kan worden vergroot door per projectfase het digitale werkdossier te sluiten en een nieuwe digitale werkomgeving te starten. Teamleden kunnen wel de oude omgeving ter informatie benaderen maar slaan de nieuwe uitwerkingen op in de nieuwe omgeving. Dit houdt de omgeving behapbaarder en compacter. Daarnaast helpt het dat de teamleden die in de fase werkzaam zijn geweest ook voordat deze vertrekken omdat de volgende projectfase minder aansluit op eigen verwachtingen de informatie verder wordt aangevuld ten bate van de archivering zelf. Een compacter werkdossier kan verder helpen in de werksnelheid. Het gebreurd wel vaker dat als systemen te vol lopen met data deze trager worden waar iedereen dan last van gaat krijgen.
Als laatste hebben tussentijdse overdrachten twee belangrijke voordelen:
De verwachtingen van de archivaris (die in de tijd mogelijk kunnen afwijken met het opgebouwde dossier) komen eerder in beeld, zodat de teamleden eerder geattendeert worden op bijstelling van spelregels en werk aan het einde van het project wordt vermindert. Hiermee kan veel tijd worden bespaart op de langere termijn.
Het bijwerken van de data ten bate van overdracht aan de archivaris kan indien dit wordt opgespaart tot einde werk een (onmogelijke) hoeveelheid werk opleveren. Veel kennis heeft inmiddels het projectteam verlaten en het is onmogelijk te achterhalen wat er ook alweer jaren geleden precies is gebeurd. Het kan voorkomen dat de archivaris het dossier niet wil ontvangen omdat het teveel gebreken heeft en de resterende teamleden niet over de kennis kunnen beschikken een goede overdacht mogelijk te maken. Als organisatie wil je dit voorkomen.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
