Betreft het gestructureerd opslaan van de projectinformatie voor nu, de nabije toekomst en ten bate van de officiële bewaartermijnen.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
In het dataplan wordt uitgewerkt hoe de informatiestromen per projectfase door de projectstructuren gaan lopen. Wat wordt waar opgeslagen/ bewaard. Hoe zorg je er voor dat geen dubbele opslag plaatsvindt en alles makkelijk herleidbaar is. Het project wordt uiteindelijk ook overgedragen/ gearchiveerd. Zorg dragen voor goede inrichting t.b.v. de wettelijke bewaar termijnen. Ook de logica van de structuur is van groot belang, wat is de standaard voor de organisatie, wat is het op maat gedeelte voor de team leden en hoe kan je makkelijk documentatie opslaan/ bewaren en terug vinden ook als je bv. nieuw bent in het team.
Van welke systemen wordt binnen het project gebruik gemaakt.
wie is per systeem de kerngebruiker binnen het projectteam die bewaakt dat conform de bedoeling van het systeem gewerkt wordt.
Elke digitale uitwerking kent zijn primaire vorm. De plek waar het gemaakt wordt en waar het opgeslagen wordt. Bepaal per uitwerking in welk systeem deze thuis hoort en primair wordt opgeslagen. Dit kan verschillen gekoppeld aan het uitwerkingsniveau van de uitwerking. Het digitale werkdossier zal in de tijd een belangrijke bron zijn waar de systemen mee gevuld zullen worden met de definitieve uitwerkingen. Per systeem wordt bijgehouden wie binnen de organisatie welke rechten heeft en welke documenten gebaseerd op vertrouwelijkheidsniveaus waar (mogen) worden opgeslagen.
In het plan wordt tevens opgeslagen hoe en welke systemen naast Citrix door de gebruikers gebruikt mogen worden en hoe met de data om dient te worden gegaan.
Elke uitwerking wordt opgeslagen in het digitale dossier. van deze uitwerkingen wordt een bepaald aantal documenten in de tijd overgedragen naar het organisatie archief. De data beheerder draagt zorg voor overdracht op de juiste momenten met als doel het systeem actueel te houden en daar waar mogelijk alle wenselijke en noodzakelijke informatie aan het centrale archief mee te geven. Per informatie stroom zijn wettelijke bewaartermijnen gedefinieerd wat betekend dat ook de informatie opslag conform deze termijninrichting dient plaats te vinden. In de praktijk betekent dit vaak dat het werkdossier een overlap heeft gekregen met het archief dossier. De mappen waar alle documenten in worden opgeslagen zijn dan gekoppeld aan bewaartermijnen (daarom is het wenselijk dat niet alle teamleden zelfstandig mappen in het systeem gaan aanmaken het totaal dient wel te blijven kloppen en gekoppeld te blijven). In deze mappen worden de werkdocumenten (archiefwaardig nee) en de definitieve uitwerkingen + belangrijkste achterliggers bij besluiten (archiefwaardig ja) opgeslagen, zodat daarmee het totaal van het projectdossier ontstaat. Het helpt hierbij om vanuit de minimale bewaar data lijst regelmatig te beoordelen of deze documenten daar ook daadwerkelijk in te vinden zijn.
Ten bate van de overdracht wordt periodiek met de binnen de organisatie verantwoordelijke afdeling het data plan afgestemd. Wat is de status, wat is de voortgang. Sluiten de binnen de projectomgeving gehanteerde werkwijzen aan op de algemene kaders en richtlijnen. De afstemming heeft tot doel tot een zo goed mogelijke aansluiting te komen van de systeeminrichting ten bate van de overdrachtsmomenten van het project.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Het werkdossier betreft de locatie waar de teamleden allen hun werkdocumenten in opslaat. Deze documenten hoeven in de tijd niet ook allemaal gearchiveerd te worden maar het is wel handig als de documenten voor eenieder beschikbaar zijn. Bv. bij ziekte/ vertrek/ binnenkomst als nieuwe medewerker is het handig dat de laatste stand van zaken van de tussentijdse uitwerkingen voor het team beschikbaar is. Verder is het handig dat dit dossier gebruikt kan worden voor referentie in bv. mailtjes. Het niet hoeven versturen van de documenten borgt ook dat als wijzigingen op de uitwerkingen wenselijk zijn deze op die gezamenlijke plaats direct verwerkt kunnen worden en dat beschikbaar zijn voor de anderen die hier mogelijk ook naar gaan kijken. Met versiebeheer binnen de documenten kan geborgd worden dat de geschiedenis van het document niet verloren gaat in momenten dat bv. onbedoelde wijzigingen in de uitwerking zijn opgeslagen die je graag ongedaan zou willen maken. Voor het werkdossier is het belangrijk dat de vindbaarheid van de documenten niet te ingewikkeld is. Hoe moeilijker het is om documenten te vinden des te groter de kans is dat documenten dubbel of meer in het werkdossier worden opgeslagen wat zonde is van de totale beschikbare opslagcapaciteit.
De data beheerder kan op basis van de voortgang op de mijlpalen bij de IPM rolhouders de eindproducten horende bij de mijlpaal opvragen/ checken of deze ook in de systemen te vinden zijn waar deze opgeslagen dienen te worden. Dit betekent dat een mooi samenspel tussen de data beheerder en de planner mogelijk is om samen te bepalen of de mijlpalen ook daadwerkelijk behaald zijn. De teamleden kunnen wel aangeven dat een activiteit is afgerond, maar zijn de documenten als laatste stap ook in de juiste documenten gezet. Zolang dat niet het geval is is die processtap nog niet afgerond en blijft deze open op de planning. Deze afrondingen zijn in de praktijk wel vaker de voor de teamleden minder interessante stappen maar zeker niet onbelangrijk. Vergelijkbaar met de vaak relatief hogere termijnbetalingen aan opdrachtnemers gekoppeld aan afronding van het opleverdossier.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Het is aan te bevelen om het digitale archief niet te groot te laten worden. Wel vaker blijven projectarchieven voor lange lange tijd open staan waardoor inmiddels meerdere archieven tegelijk in het archief terug te vinden zijn. Projecten met doorlooptijden van meerdere jaren gaan samen met veel team wisselingen, veel ontwikkelingen die met de tijd allemaal een eigen plek in het dossier krijgen. De kwaliteit van het archief kan worden vergroot door per projectfase het digitale werkdossier te sluiten en een nieuwe digitale werkomgeving te starten. Teamleden kunnen wel de oude omgeving ter informatie benaderen maar slaan de nieuwe uitwerkingen op in de nieuwe omgeving. Dit houdt de omgeving behapbaarder en compacter. Daarnaast helpt het dat de teamleden die in de fase werkzaam zijn geweest ook voordat deze vertrekken omdat de volgende projectfase minder aansluit op eigen verwachtingen de informatie verder wordt aangevuld ten bate van de archivering zelf. Een compacter werkdossier kan verder helpen in de werksnelheid. Het gebreurd wel vaker dat als systemen te vol lopen met data deze trager worden waar iedereen dan last van gaat krijgen.
Als laatste hebben tussentijdse overdrachten twee belangrijke voordelen:
De verwachtingen van de archivaris (die in de tijd mogelijk kunnen afwijken met het opgebouwde dossier) komen eerder in beeld, zodat de teamleden eerder geattendeert worden op bijstelling van spelregels en werk aan het einde van het project wordt vermindert. Hiermee kan veel tijd worden bespaart op de langere termijn.
Het bijwerken van de data ten bate van overdracht aan de archivaris kan indien dit wordt opgespaart tot einde werk een (onmogelijke) hoeveelheid werk opleveren. Veel kennis heeft inmiddels het projectteam verlaten en het is onmogelijk te achterhalen wat er ook alweer jaren geleden precies is gebeurd. Het kan voorkomen dat de archivaris het dossier niet wil ontvangen omdat het teveel gebreken heeft en de resterende teamleden niet over de kennis kunnen beschikken een goede overdacht mogelijk te maken. Als organisatie wil je dit voorkomen.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
De databeheerder houdt van alle systemen die in gebruik zijn bij het team bij wie welke rechten heeft. Dit betreffen niet alleen rechten voor de specialisten om hun werkzaamheden uit te voeren maar ook de toegang t.b.v. backup situaties. De voorstellen t.b.v. deze toegangen vindt in samenspraak met de capaciteitsmanager en kwaliteitsmanager plaats, zodat processen en team inzet zo goed mogelijk zijn gekoppeld aan de systeemverwachtingen.
Naast gebruikers rechten dient ook het kerngebruikerschap per systeem goed ingericht te zijn. Ook hier is de backup inrichting belangrijk om in tijden van afwezigheid indien nodig systeem toegang te kunnen verstrekken. Ook hierbij geldt dat dit een projectteam specifieke inrichting is waarvan de procesuitwerking terug te vinden dient te zijn in het project kwaliteitssysteem.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Om te voorkomen dat (te) gevoelige werkinformatie onvoldoende beveiligd wordt opgeslagen is de standaard dat digitale werk documentatie alleen binnen de Citrix omgeving mag worden opgeslagen. Deze gecontroleerde omgeving is beveiligd conform de organisatie policy en hier dient gebruik van te worden gemaakt.
Los van de gevoeligheid van informatie dient het (werk) dossier ook beschikbaar te zijn voor andere teamleden t.b.v. Back-up of anderen situaties waar deze informatie ook anderen kan helpen.
Nu kan het zijn dat de Citrix omgeving niet altijd even snel/ efficiënt werkt, ook in dat geval blijft dat de informatie binnen de Citrix omgeving bewaard dient te blijven.
Indien het wenselijk is om alsnog buiten Citrix te werken, dan dient met de manager projectbeheersing in samenspraak met de kwaliteitsmanager te worden afgestemd welke informatie dit betreft inclusief waarom deze informatie niet organisatie gevoelig is.
Naast de Citrix omgeving zijn inmiddels meerdere systemen beschikbaar waar gebruik van mag worden gemaakt buiten de Citrix omgeving om. Dit zijn:
De veiligheid van informatie is ook een belangrijk en actueel onderdeel waar goede inrichting en toezicht noodzakelijk is. Het werkelijk inrichten van de beveiliging zelf is iets wat waarschijnlijk niet op project niveau plaatsvind. Wel dient het projectteam goed te kijken naar rechten van externen binnen de organisatie omgeving. Zorg er in dat geval ook voor dat indien rechten verder blijken te gaan dan gewenst de datatoegankelijkheid beperkt is. Elk systeem heeft zijn eigen doel, draag zorg voor opslag van informatie op de juiste plekken om teveel aan beschikbare informatie te voorkomen (bv. het opslaan van opdrachtnemer opdrachtbrieven in het werkdossier). De data beheerder adviseert t.b.v. het aantal data omgevingen en wat er wanneer in welke omgeving thuis hoort.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Vanuit verschillende kanten zijn er diverse documenten die een plekje dienen te krijgen in de systemen. De data beheerder kan de teams helpen bij het verwerken van deze documenten in de systemen. Een bijkomend voordeel van deze ondersteuning op een 2e lijn is dat de beheerder kan bijhouden wat de status en voortgang is van de aan te leveren documenten. Hiermee ontstaat de mogelijkheid om inhoud van procesbewaking te scheiden, zodat beter inzichtelijk te maken is welke voortgang en achterstand op welk moment aanwezig is.
Bij dit onderwerp kan je denken aan voortgang afhandeling contractmutaties, gate documentatie, te leveren dossiers door opdrachtnemers, toetsing op en afleverdossiers, overdrachtsdossiers, fase overgangen, verzamelen documenten t.b.v. besluiten.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Elke projectfase heeft zijn eigen set aan minimale verplichte documentatie die verzameld dient te worden voordat de volgende projectfase gestart kan worden. In deze lijst worden deze belangrijke documenten als noemer verzameld en gekoppeld aan de IPM verantwoordelijke.
Vooraf is duidelijk waar deze documentatie in de systemen terug te vinden al zijn als deze gereed zijn incl. de belangrijke bijhorende achterliggers t.b.v. de totstandkoming. Vooraf wordt goed besproken wat/ wanneer verwacht wordt. De databeheerder vraagt periodiek na binnen het team wat wanneer verwacht kan worden.
Deze set aan belangrijkste documentatie zal ook nodig zijn voor de rapportages, belangrijkste keuzes, analyse van de resultaten belangrijke toets momenten t.b.v. fase overgangen.
Middels goede bewaking kan worden voorkomen dat deze documenten veelvoudig in de systemen op diverse plekken opgeslagen wordt. Als de MBD lijst door het team goed gevonden wordt, kan deze ook in de praktijk goed worden gebruikt. De belangrijke projectuitwerkingen zijn voor de volgende fase vrijwel altijd de begin documentatie waar de vervolguitwerkingen mee worden opgesteld.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
De raakvlakken met de andere Projectbeheersing disciplines zijn als volgt:
Welke documenten zijn het KMS opgenomen, waar zijn deze opgeslagen/ wat is de status van deze documenten en zijn deze makkelijk vindbaar voor de (nieuwe) teamleden.
Wat zijn de gevraagde producten opgenomen in de geaccepteerde projectambities, zijn deze documenten opgenomen in het MBD overzicht?
Het officiële en werkdossier zijn goed ingericht en afgeschermd. De minimale bewaar data is op orde. Op basis van functies en rollen zijn de rechten in de systemen op orde.
Het officiële en werkdossier zijn goed ingericht en afgeschermd. De minimale bewaar data is op orde. Op basis van functies en rollen zijn de rechten in de systemen op orde.
Het officiële en werkdossier zijn goed ingericht en afgeschermd.
De projectondersteuner heeft vanuit de projectteam overleggen zicht op de (voortgang) op de lopende acties. Deze acties kunnen gericht zijn op afronding van de belangrijke documenten die in het overzicht van de minimale bewaardata per fase verzameld worden.
Het officiële en werkdossier zijn goed ingericht en afgeschermd. De minimale bewaar data is op orde. Op basis van functies en rollen zijn de rechten in de systemen op orde.
De linkjes opgenomen in het PKS zijn actueel en betreffen definitieve documenten.
De data beheerder is verzamelaar van definitieve/ vastgestelde/ getekende documenten ten bate van het digitale archief. Dit zijn vaak de eindproducten van diverse processtappen opgenomen in de planning. De databeheerder gaat vooraf en tussentijds met de planner het gesprek aan hoe de minimale bewaardata aan de planningsvoortgang is gekoppeld en hoe samen gemeten kan worden dat deze belangrijkere eindpunten horende bij de mijlpalen daadwerkelijk in het werkdossier zijn opgeslagen.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: DB01 Databeheer
Naar: DB02 Documentenplan
Naar: DB03 Werkdossier
Naar: DB04 Overdracht
Naar: DB05 Rechtenbeheer
Naar: DB06 Binnen en buiten citrix
Naar: DB07 Documenttoets ondersteuning
Naar: DB08 Minimale Bewaar Data
Naar: DB09 DB Raakvlakken
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Dit is de algemene project/ proces rol binnen het team die de helpende hand vertegenwoordigd. Projectbeheersing betreft op meerdere fronten verzamelen de projectinformatie, deze goed vastleggen en inzetten voor analyse en advies. De projectondersteuning vertegenwoordigd zeker niet de minste rol hierin.
Deze duizendpoot is goed in spoed afspraken inplannen met grote groepen mensen, notuleren, het ondersteunen van het management met alles wat in het grijze gebied zit. Het regelen van externe locaties of de bijzondere andere dingen die wel eens binnen het team geregeld dienen te worden niet de grote contracten betreffende. Met deze acties krijgt de projectondersteuner in heel wat verschillende verbanden ook veel van de inhoud te horen.
De flexibiliteit van de rol heeft als extra voordeel dan een verbindende factor te kunnen zijn tussen verschillende disciplines aangezien de betrokkenheid is vanuit meerdere invalshoeken (procesondersteuning kan overal).
Het kunnen helpen van teamleden op de inhoud kan ook leiden tot een afname van de productie door het totaal. Als de persoon de ondersteuning ziet als een mogelijkheid om het zelf rustiger aan te doen/ het commitment aan het project verlaagd, kan dit tot gevolg hebben dat de ambitie lat daarmee wordt verlaagd.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
De projectondersteuner draagt zorg voor het inplannen van de overleggen voor bepaalde teamleden. Dit kunnen kleine 1 op 1 overleggen zijn maar ook overleggen waar grotere groepen aanwezigen verwacht worden.
Bij het inplannen van een nieuwe serie wordt gekeken of het 1e aankomende overleg lastig is in te plannen/ snel dient te gebeuren, zo ja dan begin je met dat 1e overleg. Indien nog geen haast aanwezig is dan begin je zo ver weg mogelijk in de tijd met de serie.
Hoe verder in de tijd des te leger de agenda's zijn wat het relatief makkelijk maakt om het overleg in te plannen. Hoe dichter bij je komt in de tijd des te meer de agenda's mogelijk al geblokt zijn voor andere overleggen. Dat worden dan de echte zoekplaatjes naar goede passende mogelijkheden.
Bepaal met de voorzitter samen wie echt aanwezig dient te zijn en wie meer optioneel uitgenodigd zijn (waar van toepassing). Dat helpt voor het plannen van overleggen waarbij het niet lukt om iedereen samen aan tafel te krijgen.
Draag er zorg voor dat je daar waar mogelijk toegang hebt tot alle agenda's van de personen waar je overleggen voor/ mee wil inplannen.
Vraag aan teamleden waar je vaak overleggen voor inplant hoe je de agenda van die persoon het beste kan lezen. Wat is vast/ wat is flexibeler van aard. Bekendheid met andermans agenda beheer helpt om afspraken makkelijker ingepland te krijgen.
Indien afspraakseries worden ingepland ga je uiterlijk 3 maanden voordat de serie afloopt ede nieuwe serie aan de agenda toevoegen. Doordat het nog 3 maanden duurt voordat de serie afloopt is de kans groot dat de agenda's nog niet zijn volgelopen met kleinere/ meer ad hoc overleggen waardoor het inpassen van een overleg een echt obstakel wordt.
probeer samen te voorkomen dat afspraken (teveel) verplaatst worden. Het op korte termijn verplaatsen van een overleg omdat het even niet uit komt klinkt eenvoudig, maar levert in de praktijk veel extra werk op. In veel gevallen kan het dan handiger zijn aan die persoon te vragen zelf het overleg te verplaatsen of bij andere momenten waar alle aanwezigen ook aanwezig zijn dan te vragen wat een gezamenlijk beter moment is. Het verplaatsen is gekoppeld aan prioriteiten. Het kan zijn dat het te verzetten overleg niet belangrijk genoeg is, in dat geval kan wellicht ook ervoor worden gekozen het overleg te laten vervallen of de belangrijkste strekking 1 op 1 met de anderen af te stemmen of via de mail. In de praktijk zal het uitkomen op ene verzoek om toch het overleg te verplaatsen (een makkelijk te starten actie waar de ander geen tijd aan kwijt is), waar de PO dan vaak ook invulling aan zal geven. De aanbeveling is om de hoeveelheid hiervan te bewaken en mee te nemen in de periodieke afstemming met de manager projectbeheersing.
indien teamleden verjaardagen, locatie aanwezigheid e.d. in de agenda hebben staan, is het het handigste als deze als dagactiviteit weergave "beschikbaar" in de agenda worden geplaatst.
Voorkom dat agenda's van de teamleden vollopen met een aaneengesloten hoeveelheid overleggen. Dit gaat ten koste van de kwaliteit van de gesprekken en ten koste van de acties die door het teamlid na afloop van het overleg zou willen uitzetten. Plan extra tijdsblokken in om dit te voorkomen "naar overleg toe gaan"/ "uitwerken x"e.d. Indien afspraken op externe locaties plaatsvinden is het zowiezo aan te bevelen om ook de reis naar de locatie en de terugreis in de agenda mee te nemen.
Blok vakantiedagen als vergadering met status bezet of niet aanwezig. Dit maakt het voor iedereen helder dat op dat op die dagen geen overleggen ingepland kunnen worden.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Tijdens overleggen kan het voorkomen dat acties geformuleerd worden welke worden meegenomen in het verslag.
Aan deze werkwijze zit helaas vaak een groot nadeel gekoppeld. Indien de teamleden de actie niet ook zelf hebben opgeschreven ergens (wat lang niet altijd even praktisch is om te doen tijdens het overleg aangezien je ook met elkaar in gesprek bent), dan kan het zomaar zo zijn dat het een aardige tijd duurt voordat de teamleden deze toegekende acties ook daadwerkelijk zien. Het uitwerken van het verslag incl. van concept naar definitief kan zomaar aardig wat tijd kosten. Allemaal werktijd die voor de teamleden mogelijk niet wordt ingezet om aan hun acties te werken (aangezien de acties niet in beeld zijn). Vooral in het geval dat enkele dagen voor het volgende overleg het verslag door de teamleden wordt ontvangen, kan het zomaar zo zijn dat in het volgende overleg geconstateerd wordt dat de ontwikkelingen op de acties achter blijven.
De basis is eenvoudig. Iedere aanwezige is verantwoordelijk voor zijn eigen geaccepteerde acties en de afhandeling hiervan. Binnen het team spreekt men elkaar aan op houding en gedrag indien deze niet aansluiten op de verwachtingen.
De praktijk kan weerbarstiger zijn, waarbij actie bewaking en afhandeling een knelpunt vormen voor het overleg. Elke keer weer dezelfde acties samen doorspreken, waarbij er nauwelijks acties van de lijst af gaan, maar het makkelijk is om acties aan de lijst toe te voegen. In dat geval kan het een idee zijn om een nieuwe methode voor het team te vinden, waarbij de energie van het overleg weer gaat toenemen. Let wel op dat niet iedereen dezelfde prioriteiten heeft. Iedereen zit in meerdere teams. Niet elk team kan voor iedereen op de 1e plaats komen. Draag zorg voor haalbare afspraken niet wat meest wenselijk klinkt maar in de praktijk nooit gehaald wordt.
De acties worden niet meer in het verslag opgenomen maar eenieder noteert zijn eigen acties. Dit betekent dat tijdens het overleg het mogelijk moet zijn om dit op tijd op te schrijven. De PO bewaakt dat desbetreffende personen ook daadwerkelijk gaan schrijven.
De gezamenlijk verwoorde acties worden voor iedereen zichtbaar uitgewerkt tijdens het overleg. bv. met beamer of via teams in de chat. Na afloop van het overleg wordt deze uitwerking direct met eenieder gedeeld los van het verslag.
Alle acties worden verzameld door de PO en periodiek met de separate teamleden besproken. Zijn de acties nog scherp, loopt de voortgang t.b.v. het volgende teamafstemmoment. Deze optie kan heel wat teamleden helpen die vanuit werkdruk zoekende zijn waar te beginnen. Op een dag kunnen veel ontwikkelingen zich voordoen en er kunnen veel overleggen plaatsvinden, wat het lastig kan maken voldoende focus te houden op hetgeen wat je aan het begin van de dag van plan was te te bereiken. De interactie met de PO kan heel veel helpen. Een mooie bijvangst hiervan is dat de PO informatie ontvangt over status en voortgang. Dit kan zich vertalen naar advies naar de teamleden zelf, de MPB of de PM waarmee tussentijds bijgestuurd kan worden. Als laatste is het gezamenlijk ervaren van voortgang stimulerend voor nog meer voortgang. Als men ervaart dat er hard gewerkt wordt kan het zomaar zo zijn dat de ander niet wil achterblijven ook aan de slag wil om zijn beste beentje voor te zetten. Ook hierbij kan vanuit een helicopterbeeld de PO de projectmanager/ MPB-er helpen. Het dient allemaal wel behapbaar te blijven, we willen niet onderweg teamleden verliezen voortgang is mooi maar het moet wel leuk blijven.
De uitwerking gaat als vanouds, via het verslag. indien bij volgend overleg blijkt dat de afgesproken actie niet tijdig is opgepakt/ afgehandeld, wordt daar door het team op ingezoomd. Hoe is dat ontstaan, wanneer is de actiehouder begonnen wat gebeurde er toen. Het teveel aan aandacht tijdens het overleg beweegt teamleden actiever dat in de toekomst te willen voorkomen.
Ieder voorstel heeft uiteraard zijn voor en nadelen. Kies met de MPB/ voorzitter de methode die het meest passend is om de voortgang te vinden waar het team naar op zoek is.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Verslaglegging (leg vast wat er besproken is) klinkt eenvoudiger dan dat het soms is. Vastlegging kan je baseren op bv. een dictafoon of direct via een app te laten uitwerken. In dat geval zijn de woorden die uitgesproken zijn in ieder geval op papier te krijgen. Maar het besprokene in het overleg is meer dan het gesproken woord. Veel van onze communicatie is non-verbaal. De klemtoon/ het gebaar kan net het verschil betekenen in wat besproken is. Daarnaast kunnen woorden op papier anders worden gelezen dan wat bedoeld is. Stel je zou de bijeenkomst met camera opnemen, zelfs dan kan het zo zijn dat achteraf de interpretatie van de uitwerking anders is dan wat werkelijk gebeurd is.
Dit kan als volgt worden veroorzaakt:
Wat is het doel van de uitwerking? Indien het een korte beschrijving van de besproken punten betreft, zodat je bv. ter voorbereiding van het volgende overleg kan kijken wat er ook alweer de vorige keer besproken is, dan is een verslag een mooi hulpmiddel. Net een stukje tekst en uitleg in hoofdlijnen van besproken punten om een handvat te bieden voor de volgende keer.
Indien het verslag wordt gebruikt als een soort van contractstuk waarmee andere partijen gebonden worden aan wat afgestemd is, dan kan het verslag minder handig zijn, dan is het uitwerken van het contract / de afspraken/ de besluiten zelf te adviseren. Overleggen zijn een mooi hulpmiddel om de inhoudt van deze belangrijke documentatie vorm te geven, maar niet zo handig om direct als bindend te gebruiken. Dat wekt politieke spellen in de hand waarbij het handig en op de juiste momenten praten/ prikkelen/ sugesties te wekken dan gebruikt kunnen worden om naast wat op papier in contractvorm onderhandelt wordt een eigen vorm te geven die niet altijd overeenkomt met wat de andere partij daadwerkelijk ook wil bereiken. => het slim bespreken waarbij het lijkt dat er overeenstemming is maar je achteraf de ander een hak kan zetten met wat deze onbedoeld heeft toegezegd.
In deze mogelijke gevaarlijke situaties heb ik in het verleden gemerkt dat dan het vaststellen van verslagen "ter informatie" het maximale gewenste acceptatie niveau is van het verslag.
Deze (mogelijke) situatie kan voorkomen worden door:
Verslaglegging in hoofdlijnen te houden + acties en besluiten samen tijdens de afstemming (in beeld) te definieren, zodat eenieder ziet hoe e.e.a. verwoord wordt, zodat de uitwerking maximaal wordt gedragen na afloop van de afstemming.
Een belangrijk ander aspect om niet te vergeten in relatie tot verslaglegging is het volgende: Voorafgaand aan het overleg en direct na het overleg zullen de aanwezigen ook met elkaar praten. Tijdens deze momenten kan het zomaar gaan over een deel van de inhoud of het gevoel dat men aan het overleg over gaat houden. Deze momenten worden echter niet meegenomen in de vastlegging. Voor de betrokkenen kan dit wel als onderdeel van het overleg worden ervaren hoewel dit deel van de afstemming als het goed is niet in de vastlegging terug te vinden zal zijn. Naast deze raakvlakken zijn er mogelijk nog tal van andere tussentijdse informele afstemmingsmomenten tussen aanwezigen van het overleg. Tijdens deze afstemmingen kunnen ontwikkelingen ontstaan gekoppeld aan wat in het overleg besproken is. Indien het idee is dat de totstandkoming van besluiten middels verslaglegging wordt vastgelegd, dan zou je ook al deze momenten dienen vast te leggen (zijn immers onderdeel van het geheel) wat uiteraard totaal niet wenselijk of haalbaar is. Ook deze reden is belangrijk om mee te nemen in het idee "we leggen alles vast wat tot het besluit heeft geleid", dat is in de praktijk niet het geval, alleen het deel van de ijsberg wat boven water te zien is is vastgelegd, de rest is onzichtbaar onderwater ook aanwezig.
Het is niet erg dat er meer is dan wat besproken is in de formele overlegmomenten. De samenwerking opzoeken/ het samen werken aan de team ambitie blijft een mooi en belangrijk uitgangspunt om samen dit ook te bereiken. De informatie is vooral bedoeld voor aanwezigen van overleggen vooraf goed te bepalen wat we willen bereiken met de verslaglegging, zodat de uitwerking helpend is/ blijft tot de ambitie die de aanwezigen samen willen bereiken.
Verslaglegging: hou het kort.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Tijdens overleggen kunnen door de teamleden besluiten worden genomen. Indien een besluit wordt genomen vraag je wat van het besluit exact op papier dient te komen. Dit kan je het beste in beeld brengen bij alle aanwezigen (beamer/ via chat van Teams) zodat eenieder kan zien hoe het besluit gedefinieerd is. Laat het besluit zo smart mogelijk kan worden gemaakt. Het "de rest snappen we wel/ komt wel goed" gedachte is wel vaker alsnog bron voor misinterpretatie van wat bedoeld/ besproken is.
Kijk ook bij de definitie of duidelijk is op welke systemen/ processen/ producten dit betrekking heeft. Wat zit aan de voorkant van het besluit wat is het eindresultaat. Hoe duidelijker de relatie van het besluit is ten opzichte van de bestaande projectambitie des te beter het besluit vertaald kan worden naar de personen die hiermee daarna aan de slag gaan/ de personen die invulling aan het besluit gaan geven. Het komt vaak voor dat tijdens het overleg eenvoudig lijkt en onderdeel is van het gesprek zelf, waarna voor niet aanwezigen van het overleg het een raadsel is hoe zo goed mogelijk hier invulling aan te geven.
Het is niet altijd even goed mogelijk/ gepast om bovenstaande vragen tijdens het overleg te stellen (wordt ervaren als onnodige vertraging in het overleg). Toch zijn de vragen niet altijd misplaatst en geeft dit in het overleg de aanwezigen ook even de gelegenheid stil te staan bij wat net besproken is en opnieuw te checken voor zichzelf dat het besluit inderdaad aansluit op hun eigen verwachting. Een belangrijke toegevoegde waarde voor de betrokkenen. Indien het heel lastig is om het besluit goed te definiëren kan de groep zich ook afvragen of het handig is om dit via de notulen te doen of hier juist een separate uitwerking van te laten maken die in het volgende overleg door de aanwezigen bekrachtigd kan worden.
De belangrijkste project besluiten worden vaak vergezeld met (natte) handtekeningen. Met deze waardevolle toevoeging weten de betrokkenen nog beter waar ze aan toe zijn en hoe gedragen het besluit is. Het kan voorkomen dat handtekening wenselijk is maar nog niet gezet is. Voor deze besluiten kan je desbetreffende personen benaderen de handtekening alsnog te zetten. Een stap die wel vaker uit blijft omdat men het besluit niet wil "jinksen". Toch is deze actie belangrijk. De ander heeft geen probleem en tekent vrijwel direct na de gestelde vraag of de ander heeft mogelijk wel een probleem bij het besluit informatie die handig is om dan ook zo snel mogelijk te weten, zodat opvolgactie gestart kan worden. Het uitblijven van het besluit/ stilvallen van werk en daarna alsnog geen handtekening krijgen omdat men het niet eens is met het besluit is hierbij het slechtste scenario voor het project.
De in het project genomen besluiten worden door de Ambitiemanager vastgelegd in de database. Per besluit wordt vastgelegd wie het besluit genomen is, waar deze ontstaan is en bijhorende achterliggers. De beheerder van dit archief is de ambitie manager.
De projectbesluiten worden beheerd door de ambitie manager. Deze manager bewaakt de afgesproken projectambities waar deze besluiten onderdeel van uitmaken. Draag er zorg voor dat de besluiten met de AM gedeeld worden. Daarnaast heeft elk besluit een project interne eigenaar. Dit zijn de contactpersonen die indien nodig/ wenselijk toelichting kunnen geven op het besluit en met de anderen met wie het besluit samen genomen is in gesprek kan gaan indien het besluit herzien/ aangepast dient te worden.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
De projectondersteuner houdt ook het team organogram bij. In het organogram is opgenomen wie de direct betrokkenen binnen het projectteam zijn en hun onderlinge relatie (kolom per discipline met de IPM rolhouder bovenaan). Naast de naam staat de functie, het mailadres en het telefoonnummer hierin vermeld. Als laatste staat in het organogram een foto opgenomen van de persoon. Deze zijn te vinden in het openbare Linkedin waar eenieder voor zichzelf heeft bepaald wat zijn beste gezichtskant is. De teamleden die daar niet in te vinden zijn/ geen foto hebben worden dan ook niet met foto in het organogram afgebeeld (niet iedereen wil dat even graag).
Werk het organogram periodiek bij (in separate beschikbare versies), wie is erbij gekomen, wie is vertrokken, zodat deze aansluit op de werkelijkheid. De extern direct betrokkenen kunnen op smaak van de MPB / PM aan het organogram worden toegevoegd, zodat teamleden een zo goed mogelijk beeld kunnen vormen van het totaal van het team die de ambitie aan het mogelijk maken is. de projectondersteuner is als centraal loket vaak een van de eerste personen die op de hoogte is van de laatste team ontwikkelingen. Belangrijke informatie voor de andere PB rolhouders voor analyse en advies.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
De ondersteuner is voor nieuwe medewerkers het centrale aanspreekpunt die kan helpen om deze fase goed af te ronden. De inhoudelijk verantwoordelijk manager draagt in basis er zorg voor dat de binnenkomst goed gaat. De PO houdt de checklist bij en stemt de voorgang met deze managers af (samen zorg dragen voor het succesvol afronden van deze fase).
Voor nieuwe medewerkers is een checklist opgesteld met team personen/ systemen/ belangrijkste documenten/ afkortingen/ opleidingen e.d. De Projectondersteuner bepaald op basis van het profiel (samengesteld met de capaciteitsmanager en MPB-er) wat van toepassing is. De projectondersteuner draagt er zorg voor dat de vinkjes gezet kunnen worden en kijkt mee dat de medewerker in het team/ van de verantwoordelijk manager een warm ontvangst krijgt en de middelen krijgt om de situatie eigen te maken en daarna de inhoud in te stappen.
Het is hierbij belangrijk dat de nieuwe medewerkers niet vanaf dag 1 diep de inhoud in worden getrokken maar dat deze de kans krijgen eerst een algemeen beeld van de organisatie, het team en het totaal van de ambitie te krijgen. Deze stap is belangrijk om ook de raakvlakken met de inhoud voldoende aandacht te kunnen geven.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
De ondersteuner is voor vertrekkende medewerkers het centrale aanspreekpunt die kan helpen om deze fase goed af te ronden. De inhoudelijk verantwoordelijk manager draagt in basis er zorg voor dat het vertrek goed verloopt. De PO houdt de checklist bij en stemt de voorgang met deze managers af (samen zorg dragen voor het succesvol afronden van deze fase).
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Het PB team verricht vaak werk achter de schermen. De leden vertegenwoordigen ondersteunende rollen waar de inhoudelijke rolhouders geholpen worden. Het werk voor hen eenvoudiger, behapbaar maken. Tijdig mee richting geven waar gewenst. Om dit te bereiken is het belangrijk om niet alleen bij formele overleggen aanwezig te zijn maar ook aanwezig te zijn op de momenten dat het team op de inhoud op locatie aanwezig is. Dit zijn de momenten waar de teamleden net wat meer kunnen meekrijgen van de actuele stand van zaken.
De projectondersteuner maakt samen met de MPB-er verbinding met het PB team, prikkelt hen om ook tijdens deze dagen aanwezig te zijn op de projectlocaties, zodat zij niet alleen mee krijgen wat er leeft maar de andere teamleden net wat makkelijker de vraag te stellen die niet via de mail hoeft te komen.
Naast fysiek samen komen betreft bereikbaarheid ook:
De projectondersteuner maakt deze onderdelen bespreekbaar en kijkt vanuit de inhoudskant met het team mee of de PB informatie ook bij hen aankomt.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Projectbereikbaarheid gaat over de zichtbaarheid/ aansluiting van het project met de projectomgeving. Hoe sluiten de rakende afdelingen/ teams aan op wat binnen het project leeft. Samen met de ambitiemanager kijkt de projectondersteuner naar de mogelijkheden. Dit vertaalt zich naar een advies voor de projectmanager en de MPB-er waarmee projectpositionering net wat meer invulling kan krijgen. bv. wanneer is het projectteam op de locatie aanwezig en zijn de andere teams zich hier bewust van. De projectondersteuner kan de lijnen leggen naar PO's van andere teams om samen de interactie net wat meer te bevorderen en te voorkomen dat men de rest alleen als vreemden beschouwd die ook in het gebouw aanwezig zijn. Hoe meer gezamenlijkheid gevonden kan worden des te korter lijnen tussen teams en afdelingen kunnen worden.
De invulling van deze bereikbaarheid kan in verschillende vormen en geldt uiteraard ook andersom teamleden attenderen op andere teams/ andere personen die vanuit andere projecten mogelijk met dezelfde uitdagingen kampen.
De projectondersteuner kan aanvullend helpen bij het (mede)organiseren van team uitjes/ samenwerkingsdagen. Deze dagen geven een belangrijke positieve prikkel m.b.t. de team samenwerking / het met elkaar/ afdelingen/ derden in verbinding zijn en blijven.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
In het team gebeurd veel. Er is veel interactie. Het team is gestructureerd of leeft in de waan van de dag. Vanuit meerdere overleggen/ disciplines/ IPM rollen zijn gedurende de tijd veel ontwikkelingen. Binnen het projectteam wordt in meer of mindere mate deze informatie met elkaar gedeeld (zoals bij de koffie). Om te voorkomen dat er teveel onbedoelde geheimen zijn kan de projectondersteuner met de projectmanager en de MPB-er afstemmen welke informatie team breed gedeeld kan worden.
De projectmanager stuurt periodiek een mail naar het team met de belangrijkste hoogtepunten, dieptepunten, complimenten, kansen e.d. Teamleden hebben loyaliteit voor de projectmanager/ het project/ de organisatie en willen graag hun steentje bijdragen aan de team ambitie. Door deze informatie regelmatig te delen krijgt het team meer beeld bij de ontwikkelingen en kan men net een stapje meer zetten/ hun persoonlijke gave inzetten als het handig is om gezamenlijk ergens de schouders onder te zetten, zonder dat deze individueel hiervoor benadert hoeven te worden.
Het samen delen van de algemene ontwikkelingen, de voortgang op het pad helpt het team om samen te werken naar de belangrijkste ambitiepunten en de voortgang die hierbij bereikt wordt. Om te voorkomen dat werken een sleur is van dag tot dag maar weer een soort van hetzelfde doen kan tijdens een periodiek koffie momentje aandacht worden gegeven aan deze algemene lijn. Deze uitwerking dient voor iedereen in het team nuttig te zijn en gaat daarmee over de echt centrale projectstatus of de doelen die het team deze periode wil gaan halen. De planning op hoofdlijnen is hiervoor een uitstekend middel die op A0 niveau geplot kan worden, zodat als deze in een gezamenlijke ruimte wordt opgehangen iedereen in de kamer deze kan volgen en betrokken kan worden in de ambitie/ voortgang die we samen willen bereiken. Ook hier kan uit naar voren komen dat kartrekkers/ vrijwilligers zich melden bij de aandachtsgebieden waar het team nog zoekende is. De projectondersteuner maakt deze kansen bespreekbaar met de MPB-er en projectmanager en draagt er zorg voor dat deze uitwerkingen tijdig worden opgehangen.
Het project is onderdeel van de organisatie. Een waarschijnlijk dynamische omgeving waar ontwikkelingen direct en indirect het team kunnen raken. De teamleden zijn vaak vanuit de inhoud hard aan de slag om de ambities waar te maken. De projectondersteuner stemt met de projectmanager af wat de belangrijkste organisatie ontwikkelingen zijn die met het team gedeeld kunnen worden. Dit kunnen ook kennissessies/ opleidingen zijn waar teamleden mogelijk aan kunnen meedoen. De projectondersteuner stemt met de kwaliteitsmanager af of aanvullende succesverhalen/ leerervaringen vanuit de organisatie beschikbaar zijn (personen die dit willen toelichten) die met het team gedeeld kunnen worden. Deze uitwerkingen/ verhalen kunnen het team helpen/ inspireren in situaties waar oplossingen of naar richting gezocht wordt.
De projectondersteuner houdt de team verjaardagskalender bij. In deze kalender staan naast de verjaardagen (voor degenen die dit willen delen) ook de andere belangrijke gebeurtenissen waar het leuk is om bij stil te staan bv jubilea.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Naast eerder beschreven punten kan het zijn dat de projectondersteuner iemand is die bij start van het werk niet persé een inhoudelijke rol heeft, maar een meer algemene rol. Kijk wat er binnen het projectteam gebeurd, hoe de processen in elkaar passen en bepaal later waar je het beste kan ondersteunen. Met deze flexibele inzet kan de ondersteuner een eigen pad vinden in het team en kijken waar deze de beste klik weet te maken. Het ontvangen van extra ondersteuning zal op tal van plekken zeker gewaardeerd worden. Deze vaak relatief goedkopere inzet kan de handen vrij maken van de specialisten in het team en het team als totaal helpen om de ambitie makkelijker waar te maken. De projectondersteuner is daarbij niet perse op de inhoud zelf de specialist, maar kan op inhoud ondersteunen met de meer procesmatige werkzaamheden hierin. Als de basis op orde is en volledig, kan het overzicht en de voortgang zelf makkelijker worden bewaakt.
Projectondersteuning is de ideale startplaats voor nieuwe teamleden die in de toekomst het team op een separate discipline kunnen verstevigen maar nog nieuw in het werkveld zijn. De projectondersteuner krijgt veel en diverse informatie ter beschikking waardoor deze goed kan rondkijken hoe alles werkt en in elkaar steekt. Waarom wordt er gedaan wat er wordt gedaan, hoe zitten processen in elkaar. Vanuit deze rol kan de projectondersteuner als eerste makkelijker een lijn met een specialist leggen om te ondersteunen waar mogelijk of te vervangen bij ziekte in de gevallen dat geen andere specialisten ter beschikking zijn. Het inzetten van project externe specialisen kan de voorkeur zijn maar soms is het handiger als de persoon die als backup ondersteunt dichter bij de projectrealiteit betrokken is. Bij deze vervangingen gaan we er niet van uit dat de ondersteuner ineensalle kneepjes van het vak kent en als specialist of senior alles kan opvangen, maar de ondersteuner kan wel kijken wat zelf opgepakt kan worden en waar nodig andere specialisten benaderen voor de lastigere vraagstukken die niet kunnen blijven liggen. Een grote mogelijke toegevoegde voor het team en ook voor de ondersteuner om hiermee een start te maken in de eigen specialisatie ambitie.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Een klein team budget dat beschikbaar is om het werk net wat menselijker en leuker te maken. Dit budget kan heel klein (bv. alleen een kaart bij bijzondere gelegenheden) of groter worden ingezet. Het geld dat hiervoor beschikbaar is kan uit de organisatie komen (zodat je als team wat meer kan doen), maar vanwege "sober en doelmatig" beleid kan het zomaar zo zijn dat dit is afgeschaft of heel beperkt is. Het team of team management kan kiezen hier zelf aan bij te dragen om samen net iets extra's te kunnen doen.
Het versturen van een kaartje bij zieke, overlijden van bv een familielid, verjaardag, bijzondere momenten, kerst, zomaar tussendoor.
Een koekje bij een wekelijks team koffie moment.
Het verstrekken van uitrijkaarten voor bezoek.
Het sturen van een bloemetje bij bijzondere gelegenheden.
Een kleine attentie bij bv. vertrek of binnenkomst van een medewerker, pensioen, bereiken van een team mijlpaal.
bv. flesjes inspiratie water voor het team, complimentenstickers, een vergaderkamer net wat gezelliger maken.
bijvoorbeeld een prezomer team barbecue.
Bij het bedenken en uitvoeren van de kleine kas mogelijkheden is het mooi om zonder perken te denken. Vervolgens wel met het team klankboarden wat een acceptabel niveau is voor de toepassing. Niet teveel doorslaan ten opzichte van de rest van de organisatie (het dient wel goed te blijven voelen). Het kan zijn dat op bepaalde onderdelen de bekostiging anders gaat dan via deze kas. Bv. een teamlid die iedereen thuis uitnodigt voor een BBQ kan net zo goed een mooie invulling zijn. Zolang het (onbedoeld) geen verplichting oplevert voor de anderen.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Dit betreft vaak een secretariële ondersteuning iemand achter een balie/ die ook de project telefoon bewaakt. Dit is vaak een centraal punt binnen het team waar iedereen wel eens een praatje komt maken. Dit praatje maken betekend dat deze ondersteuner nogal wat hoort over het werk maar ook over hoe iemand in zijn vel zit. Daar staat tegenover dat de ander zo af en toe eens van achter zijn PC kan komen om eens even de gedachte te verzetten even wat afleiding zoeken, waarna het verder werken op de stukken die goede de concentratie nodig hebben stukken makkelijker maakt. Dit is de belangrijkste vergaderplaats van veel informatie maar niet de enige rol van de projectondersteuner.
Naast het eigen team ontvangt de projectondersteuner de bezoekers en helpt deze naar de vergaderlocaties of de teamleden waar deze op bezoek komen. Kortom een belangrijke centrale teamrol tijdens de team projectdagen.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
Het projectteam maakt gebruik van de eigen werkplekken, eigen locaties/ locaties die samen gedeeld worden. De Projectondersteuner kijkt met het team mee naar het gebruik van deze locaties. Wat zijn de voorzieningen, wat zijn de gewenste middelen, wat dient er op voorraad te zijn. De projectondersteuner stemt met de projectmanager/ manager projectbeheersing samen af waar aanvullende invulling (ten opzichte van algemene locatie beheer) gewenst is.
Denk hierbij aan:
De projectondersteuner draagt zorg voor reservering van de vergaderkamers bij belangrijke overleggen. Dit kunnen de interne vergaderzalen zijn. Indien het team gebruik wil maken van externe vergaderlocaties dan kunnen deze via de projectondersteuner worden aangevraagd.
Prikkel de teamleden om elkaar op te zoeken, bij elkaar te gaan zitten op de momenten dat deze niet in overleg zijn. Weet wie wanneer binnen is, zodat als iemand op zoek is naar een collega jij weet waar deze te vinden is. Door in de ochtend een rondje te maken krijg je een beeld van wie binnen is en krijg je met een klein praatje veel te horen van wat de ander bezig houdt.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: PO01 Project ondersteuning
Naar: PO02 Agendabeheer
Naar: PO03 Actiebewaking
Naar: PO04 Verslaglegging
Naar: PO05 Besluitenbeheer
Naar: PO06 Organogram
Naar: PO07 Nieuwe medewerkers
Naar: PO08 Vertrekkende medewerker
Naar: PO09 Team bereikbaarheid
Naar: PO10 Project bereikbaarheid
Naar: PO11 Kennisdeling
Naar: PO12 Ondersteunen op inhoud
Naar: PO13 Kleine kas
Naar: PO14 Centraal aanspreekpunt
Naar: PO15 Locatie beheer
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
De raakvlakken met de andere Projectbeheersing disciplines zijn als volgt:
De voortgang in de belangrijkste in de overleggen gedefinieerde acties is in lijn met de gewenste voortgang op de (nog te accepteren) projectambitie.
De voortgang in de belangrijkste in de overleggen gedefinieerde acties is in lijn met de gewenste voortgang op de beheersmaatregelen.
Actuele projectbudget/ prognose versus locatie kosten, kleine kas, kosten van team uitjes.
De voortgang in de belangrijkste in de overleggen gedefinieerde acties is in lijn met de gewenste voortgang op de actuele planning.
De voortgang in de belangrijkste in de overleggen gedefinieerde acties is in lijn met de gewenste voortgang op de doelen, verbetervoorstellen en de KM kalender.
De projectondersteuner heeft vanuit de projectteam overleggen zicht op de (voortgang) op de lopende acties. Deze acties kunnen gericht zijn op afronding van de belangrijke documenten die in het overzicht van de minimale bewaardata per fase verzameld worden.
Het officiële en werkdossier zijn goed ingericht en afgeschermd. De minimale bewaar data is op orde. Op basis van functies en rollen zijn de rechten in de systemen op orde.
Is er voldoende ambitie, hoe hoog is de werkdruk, is er tijd voor koffiepraat, Weet men elkaar te vinden, leeft het team in de waan van de dag? De projectondersteuner heeft zicht op de teambezetting tijdens de projectdagen en hoe binnen het project elkaar gevonden wordt.
Het organogram die door de PO wordt bijgehouden komt overeen met de capaciteitsuitwerking van de capaciteitsmanager.
Naar: PB01 Projectbeheersing
Naar: CM01 Capaciteitsmanagement
Naar: CM02 Opstellen capaciteitsoverzicht
Naar: CM03 Actualiseren capaciteitsoverzicht
Naar: CM04 Meerjarendoorkijk
Naar: CM05 CapMan afstemming
Naar: CM06 Aanvraag tot Inhuur
Naar: CM07 Input ten bate van rapportages
Naar: CM08 CM Raakvlakken
Naar: CM09 Vraag, toekenning en werkelijk
Naar: CM10 Vast, inhuur, uitbesteding
Naar: CM11 Toepassing wet DBA
Naar: AM01 AmbitieManagement
Naar: AS01 Analyse en Sturing
Naar: PM01 PlanningsManagement
Naar: KR01 Kansen en Risico management
Naar: FM01 Financieel Management
Naar: CM01 CapaciteitsManagement
Naar: KM01 KwaliteitsManagement
Naar: DB01 Data Beheer
Naar: PO01 Project Ondersteuning
