De 3 beste manieren om iets met elkaar af te stemmen:
Onze communicatie lijkt te veranderen. ‍De wereld wordt steeds digitaler. Er wordt op steeds grotere afstand van elkaar gecommuniceerd. Onze non-verbale communicatie verdwijnt steeds verder buiten beeld. De boodschap raakt verloren of wordt anders ontvangen dan bedoeld. Dit kan worden voorkomen. De communicatie voorkeur is als volgt:

1. Zoek elkaar op. Ga naast elkaar werken. Als je samen werkt heb je ook meer tijd om e.e.a. net wat beter/ rustiger met elkaar te bespreken, met een kopje koffie erbij. In de "formelere" overlegmomenten is hier minder tijd voor beschikbaar. Op kantoor krijg je meer mee. Overleg niet de hele dag.
2. beeldbellen. Samen op het werk afspreken is niet altijd even makkelijk/ handig. Je kan je nog wel met elkaar beeldbellen. De in het scherm zichtbare non-verbale communicatie kan dan nog mooi worden meegepikt. Helaas is niet alles op het scherm te zien (bv. iemand die ook aan het praten is tegen de persoon waarmee je aan het overleggen bent). Zie ook Hybride werken.
3. Bel met elkaar. Als beeldbellen niet kan, dan kan je nog wel bellen. Spreek niet de voicemail in. Bel nog een keer extra als je iemand de eerste keer niet te te pakken krijgt.

Praat meer met elkaar. Hier zijn we afgelopen eeuwen best goed in geworden.

Mail
Meer theoretisch is er nog een 4e communicatie vorm. De geschreven brief/ de mail: Mailen wordt steeds makkelijker. Het bereik wordt steeds groter. Daarmee wordt de communicatie steeds onpersoonlijker/ algemener. Het aantal mailtjes groeit. Er worden ook gesprekken gevoerd via de mail. De kans is aannemelijk dat als er discussie ontstaat deze makkelijker kan escaleren. Om dit te voorkomen zijn bovenstaande 3 opties. De mail neemt toe, de tijd om te praten neemt af. Door zelf meer te mailen kan je de mailbox voor nu weer leeg krijgen. De afstemming waar staan we samen voor, wat is echt belangrijk gaat naar de achtergrond. Als je even teveel overleg hebt is de mailbox weer ontploft. Je kan er niet aan ontsnappen zo lijkt het.

Doorbreken van de mailcyclus
Geef in gesprekken aan dat als er iets is wat gedaan dient te worden je het beste dit even kan vragen. Je zit niet altijd achter de mail, dingen kunnen verborgen raken in de mailbox. Jij wilt je werk goed doen, vraag het even. De mail zet je de helft van de dag uit. Als je naar de mail kijkt, zoek je vooral wat belangrijk lijkt. Lees die mail niet te lang, maar bel/ praat met elkaar. Er zijn heel veel vragen die niet gesteld worden als je met elkaar praat. Zo kan onnodig werk worden voorkomen. Als je praat is het makkelijker en sneller duidelijk te krijgen wat de vraag is en je kan wellicht ook gelijk de vraag beantwoorden. Mocht er iemand niet blij worden dat je nog niet gereageerd hebt op een mail. Geef dan aan dat je ook liever een belletje had gehad. Je bent de hele dag aan het kiezen wat wel en wat niet. Door het persoonlijker te maken wordt dat weer wat makkelijker en kunnen we weer wat beter onze aandacht bij houden. De mail is voornamelijk een goed middel voor vastlegging van besproken acties en besluiten. Daarnaast kan je hier goed bestanden/ uitwerkingen/ linkjes e.d. mee delen. Voor het afstemmen is praten een mooi alternatief.

Naar: A. Persoonlijk
‍Naar: B. Team

Gedachte Experiment:

• In hoeverre wordt jouw omgeving geleefd door mail?
• Welke gesprekken voer jij op papier omdat dat "sneller/ effectiever" is?